Alternativas para el envío de nóminas a los empleados

Programa de envío de nóminas para empleados

Todos los meses se repite la misma escena: un desfile de trabajadores frente a administración en busca de sus nóminas. La normativa legal obliga a entregar mes a mes, o según la periodicidad de los pagos, este documento a todos los asalariados que trabajan en la empresa. Sin embargo, cada vez hay más posibilidades a la hora de afrontar este envío de nóminas a empleados. Conocer las diferentes alternativas puede ayudar a que la organización optimice un proceso a menudo tedioso.

Un software de nómina y recursos humanos

El primer paso para agilizar el proceso de envío de nóminas a empleados es contar con un ERP para nóminas. No deja de ser un software de nómina y recursos humanos que permite armar las nóminas mucho más rápido, de forma automatizada, con la seguridad de que no nos dejamos ningún campo por completar. Estas son las principales ventajas del ERP para nóminas:

  • Reduce tiempos y costes: la automatización a la hora de calcular la nómina permite redactarla antes, entregando la nómina siempre a tiempo. Además, los cálculos se hacen sin margen de error así que se reducen las pérdidas por pagos de más o por incumplir las obligaciones fiscales.
  • Menos errores: otra ventaja de la automatización es que el software reduce considerablemente el número de errores en el cálculo de las nóminas. Se pueden introducir los cambios necesarios sin temor a que se descuadre la nómina.
  • La información, siempre a mano: un programa para la confección y envío de nóminas de empleados ayuda a generar una base de datos con las nóminas de cada empleado. En ella constan el horario, sueldo o prestaciones de todos ellos, con acceso inmediato en caso de necesidad.

El resultado de utilizar un software para enviar nóminas de pago es un control mayor y más efectivo. El departamento de recursos humanos podrá ejercer un seguimiento continuo, incluido un registro de los diferentes movimientos generados. En el caso de programas como Sesame HR puede estar unido a la herramienta de control horario, imprescindible para el cálculo de las nóminas, lo que facilita todavía más la gestión y confección de las nóminas de los trabajadores. También puede ser el punto de partida de informes, estudios o análisis económicas de la empresa.

Como enviar las nóminas

Contar con un software de nómina y recursos humanos también facilita el envío del documento a los trabajadores. La legislación establece que hay que entregarla en el momento del pago, pero no es obligatorio entregarlas en mano. Lógicamente, el correo electrónico es la principal alternativa al envío de nóminas de empleados en mano, pero hay que tener en cuenta las diferentes cuestiones relacionadas con la protección de datos del empleado.

Envío de nóminas de empleados por correo electrónico

La situación es ligeramente diferente según si la empresa provee a sus empleados de una cuenta de correo electrónico corporativa o si estos utilizan su propia dirección personal. En el caso de las cuentas corporativas, se presupone que el propio proveedor es el que se encarga de aplicar todas las medidas de seguridad. Cuando se envía al correo personal de los empleados, estos deben dar su consentimiento para recibir las nóminas por e-mail, y la empresa debe proponer una alternativa.

Conviene recordar que si la empresa decide enviar las nóminas por correo electrónico en vez de entregarlas en mano, la compañía deberá proporcionar los medios a los trabajadores para descargarlas. No puede obligarlo a tener una conexión a internet para ello, aunque a día de hoy casi todo el mundo la tenga. Un último aspecto a señalar es que los correos deberían ser encriptados para evitar cualquier fuga de datos personales.

Envío de nóminas de empleados por correo desde una plataforma

Muchas grandes empresas cuentan con una plataforma propia donde los trabajadores tienen acceso a su calendario laboral, a los turnos, al convenio… y a las nóminas. ¿Es lícito colgar las nóminas en estas plataformas para que cada usuario las descargue? Sí, pero cumpliendo ciertos requisitos. De nuevo, la empresa debe facilitar al empleado el acceso a esta plataforma incluso si no cuenta con conexión a internet, y debe hacerlo dentro de su horario laboral. Este acceso se hará mediante las claves personales de cada trabajador.

Si el servidor es propio, la empresa deberá ocuparse también de la encriptación de datos, límite de accesos no autorizados, copias de seguridad o cortafuegos, entre otras medidas se seguridad. En el caso de contratar la plataforma a un tercero, el proveedor es el responsable de que se cumplan estos requisitos de seguridad digital. Si no se toman estas medidas, existe el riesgo de que se produzca una fuga de datos personales.

El uso de un ERP para nóminas suele ser compatible con las plataformas y el envío de nóminas de empleados por correo electrónico. No olvides que es obligatorio enviar las nóminas a todos los trabajadores de la empresa en el momento de su pago. Si las entregas en mano para su firma, está la opción de incluir un software de firma digital para facilitar el proceso de firma y poder almacenar las nóminas sin necesidad de digitalizarlas de nuevo tras la firma del empleado.

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