Tips para automatizar el envío de nóminas de los empleados mes a mes

7 de agosto, 2023

La gestión de nóminas es una de las tareas que más tiempo requiere. Por eso, es interesante que el departamento de Recursos Humanos conozca cómo automatizar el envío de nóminas, para agilizar estas funciones al máximo.

Para ayudar en esta labor, desde Sesame HR hemos elaborado este artículo con toda la información sobre cómo automatizar el envío de nóminas en tu compañía. ¡Sigue leyendo y toma nota de todos los consejos para la gestión de nóminas!

Cómo automatizar el envío de nóminas

Cada mes, se repite el mismo proceso en todas las empresas: el envío de nóminas a los miembros de la plantilla. La normativa legal obliga a las entidades a entregar todos los meses este documento a los trabajadores.

No obstante, cada vez existen más formas de hacer que este proceso sea más sencillo, como por ejemplo automatizar el envío de nóminas. Conocer las diferentes opciones permite ayudar a que nuestra organización optimice uno de los procesos más tediosos.

En la actualidad, existe una amplia variedad de herramientas digitales para la gestión y automatización del envío de nóminas, lo que ahorra mucho tiempo y reduce costes. Los pasos a seguir son:

• Conseguir un programa de nóminas facilitando en gran medida el proceso de envío. Entre otros, se encuentran aplicaciones para la gestión de RRHH como el de Sesame HR.
• La empresa facilitará el acceso a los empleados para que puedan entrar en la plataforma, con unas claves personales que deben asignarse a cada uno de ellos.
• En caso de que el servidor sea propio, la compañía deberá ocuparse de la encriptación de datos, copias de seguridad, cortafuegos o límites de acceso no autorizados.
• Se elabora el documento como marca la ley, donde se pueda leer el tipo de contrato, la situación de cada empleado o la categoría profesional del mismo. Cada uno de los archivos debe contar con un identificador único.
• Para automatizar el envío de nóminas, estas se deben crear en PDF y seleccionar el fichero desde el gestor documental, escogiendo a quién mandarlo.
• Además de enviarlas, cada trabajador podrá ver las mismas en la plataforma y tenerlas a mano de forma sencilla.

Si se siguen todos estos pasos se podrá automatizar el envío de nóminas a la plantilla, pudiendo ahorrar muchos recursos a la compañía.

Tips para automatizar el envío de nóminas de forma eficaz

A la hora de automatizar el envío de nóminas hay que tener en cuenta ciertos consejos que pueden agilizar esta tarea. ¡Toma nota de todos los tips que te dejamos aquí!

Consigue un software para automatizar el envío de nóminas

La manera más rápida de automatizar el envío de nóminas es a través de una plataforma en la que juntar tanto los cálculos, como las deducciones de impuestos o depósitos directos.

Asimismo, permite estar al día de las últimas novedades en regulaciones y proporcionar la seguridad necesaria para realizar cada expedición.

Centraliza la información de los empleados

Contar en la compañía con una base de datos de empleados centralizada en la que se incluyan todos los datos que sean necesarios, puede agilizar el proceso para automatizar el envío de nóminas, Así, al realizar los cálculos se reduce el riesgo de errores.

Esto mejora el cumplimiento de las leyes y reglamentos laborales pertinentes, así como el seguimiento de dichos documentos.

Implementar sistemas de seguimiento y revisar los datos

Los sistemas de seguimiento permiten conocer el estado del envío de las nóminas, conociendo en el que se encuentra cada una de ellas. Estos sistemas ahorran tiempo y dan seguridad al equipo de Recursos Humanos.

De igual manera, se deben revisar los datos e ir actualizándolos ante cualquier cambio para conseguir automatizar el envío de nóminas. Para ello, es aconsejable renovar los datos con cierta periodicidad.

Establecer plazos para el envío de nóminas 

Cuando se debe automatizar el envío de nóminas es interesante contar con un plazo establecido, en el que se manden y procesen los documentos de forma sencilla. 

Esto hace que el departamento de Recursos Humanos se organice para evitar que tenga que realizarse esta tarea de forma rápida, evitando así posibles errores.

Ventajas de contar con la automatización de envíos de nóminas

La automatización de envíos de nóminas posee múltiples beneficios para el departamento de Recursos Humanos y la organización en general. Te contamos algunas de las ventajas para la empresa aquí:

• Optimiza los procesos de envío y en muchos casos la creación del propio documento, por lo que los cálculos son más precisos.
• Ahorra tiempo al mecanizar un proceso manual, lo que agiliza la tarea de forma notable e incrementa la productividad laboral.
• De igual forma, reduce costes, al no necesitar ni tanto tiempo ni el mismo número de empleados para elaborar estos documentos. Es decir, se disminuyen los costes operacionales de la misma.
• Son mucho más seguros, ya que cuentan con sistemas de envío con seguridad reforzada, como el encriptado.

Ventajas para los empleados

En cuanto a las ventajas para los miembros de la plantilla, se pueden diferenciar tres principales beneficios de automatizar el envío de nóminas:

• Una mayor comodidad. Los trabajadores pueden acceder a sus nóminas en cualquier momento y desde cualquier lugar, teniendo un mayor control sobre sus finanzas.
• Incrementa la eficiencia. Al tener los documentos disponibles de forma sencilla en cualquier parte, se reduce el esfuerzo por no tener que esperar a recibir su nómina en papel.
• Aumenta la seguridad. No solo para la compañía, también para la plantilla, que pueden estar seguros de que sus datos personales están protegidos cuando acceden en línea, gracias a los credenciales que poseen y que son exclusivos para cada uno.

Automatizar el envío de nóminas es una práctica que puede ofrecer una serie de beneficios tanto para las empresas como para los empleados. Por ello, es importante evaluar todas las posibles ventajas e inconvenientes que puede tener implementar este tipo de softwares para ello.

¿A qué esperas? Ahora que ya conoces cómo automatizar el envío de nóminas a tu plantilla, puedes implementarlo siguiendo todos los pasos que se han explicado. Encuentra toda la información necesaria y las diferentes guías sobre RRHH en nuestro blog. ¡Somos tus referentes en software de RRHH!