Cómo debe ser una base de datos de empleados

18 de noviembre, 2021

Tener una base de datos de empleados en el departamento de recursos humanos es esencial para gestionar distintas funciones de dicho departamento. Entre ellas están: gestión de candidatos, evaluación de empleados, planes de carrera, entre otros. Un punto en el que contar con las herramientas necesarias e ideales será fundamental.

En este sentido, puedes también contar con la ayuda de un software de recursos humanos; uno que posea una base de datos de empleados completa. Podemos destacar el uso de Sesame, el cual es una herramienta digital especializada para el departamento de rrhh. Cuenta con diversas funcionalidades que te permitirán optimizar todos tus procesos, y entre esto, la creación de la base de datos de empleados. Continúa leyendo.

¿Qué es una base de datos de empleados?

La base de datos es un componente digital utilizado por muchas empresas en la actualidad. Es capaz de archivar todos los documentos y datos de los colaboradores (internos o externos a la compañía) en su ficha de empleado. Puedes almacenar y consultar los datos personales, certificados, contacto, salario, sus competencias, entre otros.

Nos permite gestionar de una manera sencilla un gran número de empleados o colaboradores. Gracias al sistema avanzado de filtro de búsqueda avanzada, podrás encontrar los datos de la persona que justo necesitas y así ahorrarás mucho tiempo.

Puede apoyarte en el uso de un software de recursos humanos para configurarlo como fuente principal de datos de recursos humanos de la empresa. También, podrás usarlo como usuario de datos de otras plataformas o, incluso, con una función múltiple, ya que puede adaptarse a una enorme variedad de situaciones empresariales.

El uso de dichos softwares se ha multiplicado en los últimos años dentro del entorno empresarial gracias a todos sus beneficios. Las organizaciones logran notar una gestión muy rápida y optimizada que, al corto o mediano plazo, les trae un ahorro de tiempo y costes significativos.

¿Cómo elaborar una base de datos de Recursos Humanos de empleados?

Como mencionamos anteriormente, contar con una base de datos es esencial para gestionar:

• Evaluación del desempeño.
• Ausencias, vacaciones, bajas, permisos.
• Planes de carrera.
• Formación.
• Conocimientos de permisos sobre el tratamiento de datos.
• Organigrama.
• Documentación relacionada con los contratos de cada empleado.

Mediante un software de Recursos Humanos como Sesame, puedes gestionar todo este proceso y crear la base de datos de tus trabajadores. Este programa posee herramientas que te permitirán elaborar dicha base de datos de una manera fácil y rápida.

Clasificación para la base de datos de empleados

Al momento de clasificar la base de datos para empleados, piensa en para qué la estás haciendo. Esto te permitirá saber qué datos necesitas tener en cuenta sobre cada trabajador. En pocas palabras, cuáles será clave tener centralizada.

Toda esta información deberá figurar en la ficha del empleado. En cualquier caso, debes incluir al menos una categoría sobre el puesto laboral y una sobre la aceptación del tratamiento de datos. Lo correcto es que también tengas un histórico; esta es una gestión que algunos programas para rrhh te permiten automatizar.

Verter toda la información en la base de datos

Como lo mencionamos, conviene tener un sistema que nos permita agilizar el volcado de datos, modificar la información rápidamente, etcétera. En este caso, Sesame te permite cumplir con diferentes funciones dentro de la misma base de datos. De esta manera, tus trabajadores te enviarán sus datos y tu podrás apuntarlos sin ningún problema.

Confidencialidad de la base de datos

Hay que tener en cuenta lo siguiente; existen aplicaciones o softwares que te permiten crear una base de datos, pero no siempre son seguros. Por ejemplo, Excel. Un programa como el ya mencionado, conlleva el riesgo de la introducción manual de datos y, por otro lado, resulta difícil gestionar los accesos a él. Por ello una base de datos segura es fundamental.

Mantenimiento recomendable

• Elimina los duplicados: La duplicidad de información es uno de los males más grades de las bases de datos. Debes evaluar constantemente la existencia de duplicidad, eliminar aquellos que tengan un valor menor o combinarlos con la información que más te interese. Pero debes hacerlo con cuidado, si no estás seguro de lo que estás haciendo, es mejor que no elimines nada.
• Unifica tu base de datos: Es normal tener múltiples datos de empleados desperdigados en diversos archivos. Antes que nada, unifica todos los datos que tengas en tus manos.
• Engloba uniformidades: Se trata de uno de los retos más grandes a los que te enfrentas al momento de depurar tu base de datos. Por ejemplo, imagina que nuestro formulario de suscripción tenga abierto el campo de provincia. Es lógico pensar que no todo el mundo va a escribir el término de manera homogénea. Por tanto, debemos tratar que se estandarice de alguna forma ese campo.
• Eliminar toda la información basura: Los datos basura son el grupo de información falsa o que no te brinda ningún beneficio. Por mencionar un ejemplo, cuando en el campo obligatorio un postulante escribe cualquier cosa que no corresponde a la realidad, como una dirección mal escrita.