Pasos para hacer onboarding a nuevos empleados

2 de febrero, 2023

Una de las claves para facilitar la adaptación de un trabajador es el proceso de bienvenida. Por eso, es fundamental saber cómo hacer un buen onboarding. Recursos Humanos debe contar con un protocolo bien definido para ello.

Ya sabemos que las primeras impresiones son fundamentales. Completar los pasos del onboarding nos ayudará a mejorar la impresión inicial del nuevo trabajador. De este modo, logramos que esté todavía más motivado en su nuevo puesto.

Pasos para hacer un proceso de onboarding

La duración y características del onboarding de empresa dependen del puesto. No será igual el onboarding de un comercial que el de un directivo. Tampoco será lo mismo si se trata de una incorporación externa o un caso de promoción interna.

En cualquier caso, vamos a ver los diferentes pasos del onboarding comunes a cualquier puesto. No olvides que puedes adaptarlos en función de tus necesidades y del puesto. Recuerda también que el plan de acogida a la empresa comienza mucho antes del primer día.

Cómo hacer un buen preonboarding

Efectivamente, el primer paso de un buen onboarding será el preonboarding. Este término hace referencia a las gestiones que van desde que confirmamos la incorporación hasta que se incorpora. A veces transcurrirán semanas, en otras ocasiones puede limitarse a unos pocos días.

En cualquier caso, es imprescindible un email de bienvenida al nuevo trabajador. En este mismo correo electrónico puedes incluir el Manual de acogida de la empresa. Un documento donde incluya la información necesaria para el primer día. Dónde ir, a quién presentarse, qué se hará…

Durante el preonboarding también podemos formalizar el contrato de trabajo. O al menos, hacer llegar al trabajador una copia del documento que firmará el día de su incorporación. Si hace falta un precontrato, lo firmaremos antes de dar cualquier paso. Completaremos toda la documentación antes del primer día.

Más allá del Manual de acogida, podemos hacer llegar al trabajador el Manual del empleado. Es el documento donde se indica cualquier información de interés. Derechos y obligaciones, política de vacaciones, horarios, organigrama de la empresa… Es interesante llegar al primer día sabiendo qué les espera en su nuevo empleo.

Cómo hacer un proceso de onboarding: el primer día en la oficina

Si hemos hecho los deberes en el preonboarding, los trabajadores se presentarán en el lugar indicado. Allí, es imprescindible desarrollar la sesión de bienvenida. Haremos una presentación general, además de un recorrido por nuestras instalaciones. Así, se familiarizan con ellas.

En esta sesión de bienvenida, es interesante contar con el apoyo de los responsables del trabajador. Les presentaremos a sus jefes y compañeros, además de acercarles el organigrama de la empresa.

A continuación, pasamos a facilitar los medios de trabajo necesarios. Por una parte, habrá que enseñarle su despacho u oficina. Por otra parte, le facilitaremos las contraseñas o claves de acceso que debe conocer. También la tablet, teléfono o coche de empresa, si el puesto así lo implica.

Seguimiento del onboarding

Así como el proceso de onboarding comienza antes de la incorporación, este no acabará el primer día. Los pasos del onboarding se completan con el seguimiento del nuevo trabajador.

Más allá de la figura del mentor, a ser posible un compañero, tenemos las reuniones de seguimiento. Conviene programarlas (primera semana, primer mes) y comprobar cómo funciona la incorporación.

Al principio pueden ser citas semanales, evitaremos que sean diarias para no presionar. El primer día puede verse desbordado, poco a poco irán surgiendo dudas que querrá plantearnos.

Paralelamente, podemos desarrollar reuniones de presentación a los clientes. Una vez más, este es uno de los pasos del onboarding que dependen de nuestro negocio.

Ya sabes cómo hacer un buen onboarding paso a paso. Todavía nos quedará solicitar feedback al trabajador para mejorar el proceso.

Así, facilitaremos la adaptación de futuros trabajadores, corrigiendo los posibles fallos que detectemos.

Onboarding para empresas

Como hemos dicho anteriormente, Recursos Humanos debe tener un protocolo de onboarding. Una guía donde se explique cómo hacer un buen onboarding. Así, nos aseguramos de ofrecer la mejor bienvenida a todas las incorporaciones.

Para facilitar las cosas, podemos utilizar un software de RRHH como Sesame HR. Entre otras cosas, nos permite llevar una checklist de onboarding para asegurarnos de completar todos los pasos.

La empresa debería ofrecer información relativa a numerosos temas. Por eso, en el Manual de acogida y el Manuel del empleado, habría que incluir los siguientes aspectos:

• Reseña histórica y valores corporativos
• Código de vestuario
• Horarios, descansos y pausas
• Gestor de vacaciones, bajas, días libres y permisos
• Prevención de riesgos laborales
• Herramientas y recursos informáticos + ciberseguridad
• Procedimientos de comunicación interna
• Formación del trabajador
• Gestión de trámites
• Instalaciones de la empresa
• Beneficios sociales

Durante el proceso de onboarding, RRHH también puede identificar posibles carencias en los trabajadores. Algunas las conoceremos del proceso de selección, otras nos cogerán por sorpresa.

Otra de las ventajas de hacer un buen onboarding para la empresa es que se acelera la adaptación. De este modo, el trabajador alcanzará antes su rendimiento óptimo y la productividad mejorará.

¿Quieres saber más sobre cómo hacer un buen onboarding? No te pierdas los contenidos sobre el tema en el blog de Sesame HR ni nuestra Guía de onboarding digital.