Cómo hacer un programa de comunicación interna

15 de julio, 2022

Hay muchas razones para diseñar un programa de comunicación interna en tu empresa. Por ejemplo, el desarrollo de las relaciones interpersonales y el aumento del espíritu colaborativo harán que mejore el ambiente de trabajo. La empresa disfrutará de equipos de trabajo más productivos, y la tasa de rotación de empleados bajará. También se minimizan los efectos de las crisis y rumores que circulan por la organización. Pero para que todo esto sea posible, será necesario incorporar un plan de comunicación interna a la empresa.

Programa de comunicación interna actual

Seguramente, la empresa cuente con un programa de comunicación interna que haya quedado obsoleto o que quiera mejorar. Por eso, lo primero que debemos hacer es analizar la situación actual para conocer el punto de partida. Si todavía no existe, es importante conocer con qué herramientas de comunicación interna se cuenta. Para ello, podemos hacernos una serie de preguntas:

• ¿Dónde estamos? Hay que identificar la estrategia actual, canales de comunicación interna que se utilizan, pros y contras de esta estrategia, quién participa, quién puede ayudar a mejorarlo… Se trata de una auditoría de comunicación interna.
• ¿Dónde estaremos a corto plazo? Consiste en fijar los objetivos. Si vamos a diseñar un nuevo programa de comunicación interna, habrá que saber qué metas se persiguen.
• ¿Cómo lo haremos? Respondiendo a esta pregunta definiremos las necesidades para alcanzar la meta, las herramientas de comunicación interna que nos permitirán alcanzar ese objetivo.
• ¿Cuánto necesitamos para llegar allí? El plan de comunicación interna se debe introducir de modo progresivo para no alterar en exceso el día a día de la empresa. Podemos diseñar un cronograma con las fechas y plazos clave, siempre realistas, y seguir así la evolución.

En este análisis de la situación actual siempre es interesante involucrar a los trabajadores. Al fin y al cabo, son los que están en la línea del frente y los que mejor conocen las fortalezas o debilidades de la comunicación interna actual. Mediante las encuestas de clima laboral, como las que puedes elaborar con Sesame HR, se puede obtener información de lo más interesante. Preguntar y atender sus propuestas o solicitudes es la mejor forma de que toda la plantilla colabora en la implantación del nuevo programa de comunicación interna.

Definición de los objetivos

En el programa de comunicación interna deben establecerse una serie de objetivos a corto, medio y largo plazo. Preguntarse qué buscamos con este plan, qué áreas deben mejorar o cómo utilizar los diferentes canales de comunicación interna nos ayudará a ello. Los objetivos son el punto de partida para el diseño de una estrategia de éxito. Una vez instaurada, nos ayudará a crecer y mantenerla a lo largo del tiempo.

Para que sean eficientes, deben ser objetivos SMART. Serán específicos, de modo que definamos claramente cada objetivo; pero también medibles. Solo a través de hitos sabremos si avanzamos o no en la dirección correcta. Unos objetivos alcanzables, realistas, nos ayudarán a canalizar las ambiciones y motivar a la plantilla; pero no vale cualquier cosa. Si son relevantes, servirán para la mejora de la comunicación interna. Por últimos, el ser basados en el tiempo facilita su seguimiento y realización.

La estrategia: herramientas de comunicación interna

Con los objetivos fijados, resultará más fácil establecer una estrategia en base a los canales de comunicación interna disponibles. Cuestiones como la implantación y desarrollo de un portal de empleado o implantar el uso del chat interno es imprescindible. También la celebración de reuniones o videoconferencias. Determinar quién participa en esas reuniones, cuándo y dónde se celebran o establecer una duración máxima forman parte de la estructura de comunicación interna.

El programa de comunicación interna de la empresa también debe determinar cómo comunicarse con trabajadores en remoto. De nuevo, el chat interno se presenta como la mejor solución. Por si fuera poco, herramientas como Sesame HR nos permiten gestionar el teletrabajo y las tareas de los equipos, sabiendo en todo momento qué empleados están trabajando y cuáles no. La gestión de eventos internos, buzón de sugerencias, correos electrónicos o el tablón de anuncios también deben figurar en el plan de comunicación interna.

Implantación y seguimiento del programa de comunicación

Como decíamos anteriormente, podemos instaurar progresivamente el programa de comunicación interna para no alterar en exceso el día a día. Es inevitable que los primeros días la productividad se resienta, pues los empleados deberán cambiar en cierto modo su forma de trabajar. Es necesario dejar pasar un tiempo para medir el éxito del nuevo programa de comunicación interna. Si los objetivos eran medibles, nos resultará más fácil saber si se están cumpliendo o no.

También aquí hay que solicitar feedback a la plantilla. ¿Consideran que las nuevas medidas han ayudado a mejorar la comunicación interna? ¿Los nuevos canales de comunicación interna son fáciles de usar? ¿Qué harían ellos para reforzar un aspecto tan importante para la empresa? Estar abiertos a sus propuestas es la mejor forma de demostrarles nuestra confianza. También la empresa debe ofrecer un feedback sobre el uso de estas herramientas de comunicación interna.

Por último, llega el momento de modificar los elementos que no han funcionado. Esto nos devuelve al punto de partida, pues deberemos analizar las fortalezas y debilidades del nuevo programa de comunicación interna. Si algo falla, hay que buscar las causes y diseñar soluciones para reforzar la comunicación en el seno de la organización. Atender las solicitudes de los trabajadores puede ser la solución a estos fallos.