El gestor documental ¿Cómo utilizarlo para reducir costes?

Para qué sirve un programa de gestión de archivos

Si una compañía aún trabaja mediante procesos manuales y basado en papel, es muy probable que esté gastando mucho dinero en costes operativos sencillos. Además del precio del papel y la tinta, que ha ido incrementando con el pase del tiempo, los gastos de impresión y almacenamiento son altos. Estos mismos pueden llegar a los miles de dólares, incluso para las empresas más pequeñas. Es justo ahí en donde un gestor documental aparece como una luz al final del túnel. El gestor documental te permite ahorrar costes a tu empresa.

A continuación, podrás leer y conocer de qué manera puede ayudarte un sistema de gestión documental de recursos humanos como este y cómo podrás ahorrar dinero implementándolo.

¿Qué es un gestor documental?

Un gestor documental se trata de un sistema informático o software, diseñado especialmente para rastrear, almacenar, y administrar toda la documentación imprescindible de una empresa. También puede ser nombrado como un software de gestión contenido empresarial. Un ejemplo que podemos mencionar sobre este tema es Sesame, un programa dedicado y enfocado hacia los recursos humanos de las empresas.

Una vez que adquieras cualquier gestor documental para los procesos de tu empresa, puedes decidir alojarlo en la nube o en un servidor. Diferentes a la versión servidor, las soluciones en gestión documental basadas en la nube, como Sesame HR, te permitirán acceder, administrar y compartir documentos desde cualquier sitio. Esto, sin la necesidad de invertir dinero en hardware ni en personal técnico especializado. Solo hace falta una conexión a internet y permiso otorgado para acceder a la información a la que se espera ingresar.

¿Cómo escoger un buen sistema de gestión documental para mi empresa?

El mejor gestor documental debe contener primordialmente las siguientes peculiaridades:

  • Soporte del sistema. Debe ser compatible con los formatos de web y escritorio. Además de esto, debería ser compatible con las aplicaciones móviles iOS, Windows y Android.
  • Usuarios y grupos. Los gestores documentales más eficientes tienen la capacidad de clasificar a los usuarios en diversos grupos.
  • Cifrado de archivos. Permite el cifrado de documentos para protegerlos contra cualquier amenaza de seguridad y accesos no autorizados.
  • Seguimiento. Un software de gestión documental de alta calidad debe proporcionar evidencia escrita de las actividades involucradas en una transacción particular. Esto genera un rastro de auditoría completo y modificable.

Reducir costes mediante un gestor documental

Ahorro en los procesos de trabajo

Gracias a que se puede tener un acceso directo y rápido a los documentos, los departamentos de rrhh, contabilidad, ventas, etcétera, pueden aumentar la productividad laboral. Así también se logra evitar las pérdidas de tiempo en busca de un documento en específico. En teoría, todos sabemos que, mientras más productivo sean los equipos, más dinero podrá generar la empresa.

Ahorro en gastos de tinta y papel

Puede parecer un tema muy tonto, pero la digitalización implica un ahorro considerable en papel. Esto, también le trae muchos beneficios al medio ambiente y nos aporta un mayor grado de sostenibilidad empresarial. Los paquetes de folios pueden parecer algo económicos, pero la tinta todos sabemos que no lo es. Por no mencionar los costes de mantenimiento y reparación de averías en fotocopiadoras, impresora, etcétera.

Se evita la pérdida de tiempo digitalizando documentos

Muchas veces los empleados deben escanear los documentos para digitalizarlos, algo que no sucede si se implementa un gestor documental. Esto supone una pérdida considerable de tiempo de trabajo, especialmente si se debe repetir la operación debido a que el documento se ve borroso.

Ahorro en los gastos de archivo

Al mes una empresa puede imprimir cientos de facturas, aparte de imprimirlas, también hay que archivarlas, entre otras cosas más. Mantener un espacio físico óptimo es un gasto relevante, esto le resta espacio físico a la empresa. Incluso, existen compañías que se ven en la obligación de alquilar un archivo. Mejorar la gestión documental tiene la capacidad de acabar con estos problemas de raíz.

Un software eficiente te permitirá optimizar procesos

En definitiva, muchos procesos que forman parte del tejido empresarial actual se pueden ver beneficiados gracias a las optimizaciones de estas herramientas digitales. El ahorro de costes, te permitirá poder tener más capital al momento de necesitar hacer una nueva inversión o de querer inyectar más dineros a otros asuntos de la organización.

Un software de gestión documental ofrece muchas ventajas y es una alternativa perfecta para dejar a un lado las antiguas prácticas empresariales y comenzar a apostar por la transformación digital. Mediante su uso, tu compañía podrá dar un paso más hacia la digitalización y comenzar a disfrutar de todos lo beneficios que esta tiene para ofrecerle.

Existen softwares como el software de rrhh de Sesame HR, por ejemplo, que te permiten archivar todos tus documentos de manera digital. También lo organiza y centraliza todo, de manera que podrás acceder a ellos de una forma completamente fácil y rápida

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