Cómo realizar el envió de nóminas a empleados por email y qué alternativas existen

incidencias nóminas

Muchos empresarios, incluso en la actualidad, aún se preguntan si deben entregar las nóminas a sus empleados en físico o si pueden hacerlo vía correo electrónico. Lo cierto es que, la legislación laboral en España, no determina el soporte por el cual debe realizarse el envío de nóminas. Aunque sí establece que las empresas están obligadas a realizar el pago de dichas nóminas de manera puntual y documental.

Por esto, al menos en España, no se necesita obligatoriamente la entrega en papel, por lo que se puede enviar vía internet o correo electrónico. Esto, solo si se cumplen algunas medidas. Sigue leyendo y descubre como un Software como Sesame puede ayudarte en todo este proceso.

¿Cómo es el envío de nóminas a empleados?

Tener acceso a un software de nómina y recursos humanos facilita mucho el proceso de envío del documento a los empleados. como ya lo mencionamos, la legislación decreta que hay que entregarla justo al momento del pago, pero que no es obligatorio entregarlas en mano. Evidentemente, el correo electrónico es la opción más viable, en comparación al envío de nóminas en mano. Solo hay que tener en cuenta las diversas cuestiones que guardan relación con la protección de datos del empleado.

Envío de nóminas a través del correo electrónico

La situación puede cambiar un poco según si la empresa provee a sus trabajadores de una dirección de correo corporativa o si estos utilizan su propia cuenta personal. En el caso de los correos corporativos, se espera que el propio proveedor es el que se encargue de implantar todas las medidas de seguridad. Cuando se envía a una dirección de correo personal, los empleados deben dar su consentimiento para recibir las nóminas por vía e-mail, y la empresa debe plantear una alternativa.

Cabe destacar y recordar que, si la empresa decide enviar las nóminas por correo electrónico en lugar de entregarlas en papel, la misma organización debe proporcionar los medios a los empleados para descargarlos. Es decir, no puede obligarlos a tener una conexión a internet para ello, aunque hoy en día casi todo el mundo la tenga. Por otro lado, también debemos señalar que los correos deberán ser encriptados para tener una mayor seguridad y poder evitar cualquier fuga de datos personales.

Envío por correo desde una plataforma

Múltiples empresas grandes poseen una plataforma propia donde los trabajadores tienen acceso a sus turnos, calendario laboral, al convenio, a muchas otras cosas y, muy importante, a las nóminas. Es totalmente lícito colgar las nóminas en una plataforma, pero se deben cumplir ciertos requisitos para poder hacerlo. En este caso se vuelve a aplicar lo anteriormente dicho; la empresa debe facilitar el acceso a dicha plataforma al empleado. Incluso si este no cuenta con conexión a internet, y también debe hacerlo dentro del horario laboral. Este acceso se llevará a cabo por medio de las claves personales otorgadas a cada trabajador.

Si el servidor es propio, la empresa tendrá dentro de sus laborales la encriptación de datos, copias de seguridad, límite de accesos no autorizados o cortafuegos, entre otras medidas de seguridad que se necesiten aplicar para sobre guardar los datos personales. En caso de contratar la plataforma de un tercero, el proveedor pasa a ser el responsable de que se cumplan estos requisitos de seguridad digital.

El uso de un ERP para nóminas suele ser compatible con las distintas plataformas y el envío de nóminas de trabajadores por correo electrónico. No olvides que la entrega de nóminas a trabajadores es algo que debes hacer obligatoriamente el día de su pago. Si las entregas a mano para su firma, está la opción de incluir un software de firma digital para optimizar el proceso de firmar y poder guardar las nóminas sin la necesidad de digitalizar nuevamente luego de que el empleado haya firmado.

Alternativas para el envío de nóminas

Una de las mejores opciones para agilizar el proceso de envío de nóminas a trabajadores es contar con un ERP para nóminas. Se trata de un software de nómina y recursos humanos que permite armar y completar las nóminas mucho más fácil y rápido, de una manera automatizada. A continuación, podrás conocer algunas de sus ventajas:

  • Disminuye los errores: La automatización a través de dicho software nos permite disminuir considerablemente el número de errores dentro del cálculo de las nóminas. Se pueden agregar las modificaciones necesarias sin correr el riesgo de que se descuadre la nómina.
  • Nos permite ahorrar tiempos y costes: La facilidad al momento de calcular la nómina nos permite tardar menos tiempo en redactarla, entregando el documento a tiempo. También, los cálculos se realizan sin errores, lo que se traduce a una reducción de pérdidas por pagos de más o incumplimiento de obligaciones fiscales.
  • Información bien ubicada: Un software para la ceración y envíos de nóminas, permite crear una base de datos von las nóminas de cada empleado. En ella constan el sueldo, el horario, entre otros datos con el acceso inmediato en caso de que exista la necesidad.

El resultado de utilizar un programa para enviar las nóminas de pago como Sesame, es un control mucho más grande y efectivo. El departamento de rrhh podrá realizar un seguimiento constante, incluido un registro de los diversos movimientos realizados. También vale la pena destacar que Sesame se puede unir a otro tipo de herramientas de las cuales te puedes valer para agilizar y optimizar los procesos dentro de tu empresa.

¿Quieres conocer SesameHR?

Regístrate en menos de 5 minutos y descubre cómo puedes digitalizar la gestión de empleados con SesameHR y optimizar tu día a día.