¿El envío de nóminas a trabajadores por correo electrónico es seguro?

11 de noviembre, 2021

La entrega y envío de nóminas a trabajadores es una labor de obligado cumplimiento y se debe realizar al momento en el que se realiza el pago. Debido a que las nóminas de los trabajadores contienen datos personales, hay que considerar un grupo de condiciones para cumplir el RGPD y la LOPDGDD.

Una pregunta que redunda mucho en la cabeza de los empresarios es si realmente se trata de un método seguro y viable. Y la respuesta es que sí. Cabe destacar el uso de software de rrhh o aplicaciones como Sesame, el cual es un software de recursos humanos que te permite agilizar considerablemente el proceso de envío de nómina a trabajadores. También cumple con todos los requisitos de seguridad, a continuación, hablaremos un poco más al respecto.

Consejos para el envío de nóminas a trabajadores

Si quieres comenzar a enviar las nóminas a tus trabajadores vía correo electrónico, te recomendamos que prestes bastante atención a los consejos que mencionaremos a continuación para evitar posibles fallos en la preparación y envío de nóminas:

• Asegúrate de que cuentas con un registro completo de las direcciones de email de tus trabajadores. Ya sea de cuentas personales o corporativas. Dichas direcciones no deben tener errores para que puedan ser enviadas correctamente.
• Notifica a tus empleados de que harás el correspondiente envío de las nóminas en soporte electrónico, ya sea por medio de una junta presencial, un correo interno o una video llamada grupal.
• Garantiza la confidencialidad de los documentos por medio de contraseñas. En otras palabras, asegúrate de que tus trabajadores introduzcan un código específico para que pueda descargar el archivo que contiene su nómina. Dicho código podría ser su documento de identidad o su número de identificación fiscal.
• La entrega de nóminas es una obligación de los empleadores impuesta por la ley. En España, el hecho de no ofrecer este documento a los empleados se considera una infracción legal leve. Se podría colocar una multa que va desde los 60€ hasta los 625€. Además de esto, el empleado podría interponer una denuncia ante la inspección de trabajo, o, por otro lado, solicitar judicialmente a la empresa que le aporten las nóminas.

Una manera segura para enviar tus nóminas

Para enviar tus nóminas vía correo electrónico de una manera rápida y segura, debes contar con un sistema de gestión empresarial especializado en nóminas. Básicamente es un software que permite armar las nóminas de una manera rápida, de forma automatizada y con la certeza de no dejar ningún espacio por completar. Lee para que conozcas sus ventajas principales:

• Reduce el tiempo que tardas en crear una nómina: La automatización al momento de calcular una nómina nos permite generarla más rápido. De esta manera, la nómina siempre se entregará a tiempo, no habrá márgenes de error y no correremos el riesgo de incumplir las obligaciones fiscales.
• Reducción de los errores: La automatización permite que el software reduzca considerablemente el número de errores dentro del cálculo de las nóminas. Puedes ingresar las modificaciones necesarias sin tener el miedo de que la nómina finalmente se descuadre.
• Tener la información siempre lista: Un software de gestión empresarial te permite crear una base de datos con las nóminas de cada trabajador. En ella puedes almacenar todo tipo de información y tenerla siempre centralizada y ubicada en un sitio de fácil acceso.

En definitiva, lo que conseguirás por medio de un software de gestión de nóminas es una mayor eficacia y un mejor control dentro de la información de tus empleados. en el caso de herramientas digitales como Sesame, puedes combinarlos a otras funcionalidades como el control de horario, lo que te facilita en gran medida la gestión de la confección de las nóminas de los trabajadores.

¿Es seguro enviar nóminas a trabajadores vía correo electrónico?

Esta pregunta es muy redundante dentro de las organizaciones que están pensando en la idea de comenzar a enviar sus nóminas por medio del correo electrónico. Todos sabemos que vivimos en una era que cada día que pasa se está digitalizando más y más. Por esto, es muy común ver que las empresas estén adoptando este tipo de prácticas. Todos apuestan a la automatización y a la rapidez.

Actualmente, podemos decir que el envío de nóminas a través del email es una tarea totalmente segura. Siempre y cuando se tomen ciertas medidas para garantizar la confidencialidad de los datos personales del trabajador en cuestión. Si el servidor de la empresa es propio, entonces tendrá dentro de sus labores la encriptación de datos, el límite de accesos no autorizados, las copias de seguridad o cortafuegos. Todo esto permite almacenar de buena manera los datos personales.

En caso de contratar los servicios de un tercero, el proveedor contratado deberá ser el responsable de cumplir estos requisitos de seguridad digital. En conclusión, el envío de nóminas a trabajadores vía correo es algo totalmente seguro siempre que se cumplan estos estándares de seguridad que hemos planteado.