Tipos de gestores documentales que existen

27 de octubre, 2021

El gran mercado de gestores documentales ofrece una gran variedad de posibilidades, pero cabe destacar que no todas son válidas para una empresa. Escoger diferentes tipos de gestores documentales supone un análisis a profundidad no solo de las opciones comerciales, sino también de los requisitos que contemple la empresa.

Características, facilidad de uso, proveedores, necesidades, entre muchas otras, son aspectos que se deben estudiar durante el proceso de selección. En este artículo, queremos hablar sobre la gestión documental y cuáles son los mejores programas para realizarla.

¿Qué son los gestores documentales o DMS?

DMS son las siglas de Document Management System. Lo que traducido al castellano significa: Sistema de Gestión Documental. Básicamente, un software de gestión documental es una solución digital enfocada al almacenamiento, archivo y seguimiento de documentos.

La gestión de documentos no es un concepto para nada nuevo. Ya en la década de los 80’s algunos proveedores crearon un software para ayudar a las empresas a gestionar documentos en papel. Anteriormente, los documentos solo se almacenaban en el sistema de archivos local de algún usuario, pero el sistema de los diferentes tipos de gestores documentales ha evolucionado hasta convertirse en un sistema que puede ser gestionado desde la nube.

A través de este, cualquier persona que forme parte del equipo de trabajo puede acceder a la documentación, editarla y compartirla cuando sea necesario.

Beneficios y ventajas de implementar el uso de gestores documentales

• Permite ahorrar tiempo al momento de buscar y organizar información: Todos los documentos e información se queda almacenada en una misma base de datos perfectamente organizada y detallada.
• Garantiza una idónea preservación del patrimonio documental de la compañía y su información más sensible y destacada.
• Automatización y optimización de las tareas administrativas y gestión documental gracias al desarrollo de flujos de trabajo. Además de esto, se logran reducir la pérdida de documentos y facilita la información compartida sin necesitar el uso del papel.
• Control de los accesos a los archivos. Se pueden establecer diversos permisos a los documentos en base a las responsabilidades, áreas o colaboraciones de cada usuario.
• Fijar diferentes ciclos de vida a cada documento: Esto te permitirá conservar o destruir en determinado tiempo cada documento de un modo encriptado y totalmente seguro. Así, lograrás ahorrar espacio en tu sistema teniendo siempre solo los documentos que son de valor.
• Ofrecer una seguridad a los clientes por el trato que se le da a los datos que le facilitan a la empresa, mejorando así la atención y la prestación de los servicios ofrecidos. Además de poder incluir distintas facilidades como lo es el caso de la firma digital.

Tipos de sistemas de gestión documental

Podemos decir que los programas dedicados a la gestión documental se dividen según la modalidad de alojamiento que posean. Esta, es una de las dudas más frecuentes al momento de implantar una gestión de este tipo; hay que tener en cuenta que la respuesta siempre va a depender de cada empresa y del nivel de confidencialidad que tengan sus datos.

• On Premise- servidores internos: Una de las ventajas más notables de almacenar el software de gestión documental en el servidor interno es que brinda un mayor nivel de seguridad y mayor control del sistema de los datos. Sin embargo, los costes iniciales de la implantación y el mantenimiento son muy altos, así como la infraestructura que se necesita en función del volumen de los documentos que se trabajan.
• Cloud computing- Gestor documental en la nube: En este caso, específicamente, la instalación y el mantenimiento del software de gestión documental resulta mucho más económico, y las actualizaciones de dicho sistema se realizan de una manera automatizada. Una ventaja importante de esta modalidad, es que permite ingresar a los documentos de la compañía desde cualquier lugar donde se tenga una conexión a internet. Otro beneficio es que los datos se almacenan en servidores remotos, por lo que no hace falta realizar constantemente una copia de seguridad.

De esta manera, puedes notar los tipos de gestores documentales existentes en el mercado y escoger el que más se apegue a tus necesidades. Partiendo siempre de los beneficios y ventajas que pueda ofrecer dicho sistema a tu empresa y empleados.

Software de gestión documental

Realiza y almacena toda la gestión documental de tus empleados a través de un solo espacio de manera segura y organizada gracias a un software de rrhh como Sesame.

Sesame es el software de gestión documental que organiza todos los documentos de recursos humanos. Se trata de una herramienta digital muy bien diseñada y altamente intuitiva que, te permitirá guardar los justificantes de trabajo, los documentos laborales, y las nóminas de empleados las podrás subir a la nube y, posteriormente, éstas se enviarán automáticamente a la carpeta de cada empleado.

Estas son tan solo algunas de las funcionalidades que poseen los diferentes tipos de gestores documentales. Sin duda alguna, se trata de un programa que facilita mucho el nivel de gestión documental de cualquier compañía por más pequeña o grande que sea.