Herramientas para mejorar la comunicación interna en una empresa rápidamente

plan de comunicación interna

Contar con un buen plan de comunicación interna es la mejor forma de mejorar un aspecto crucial para el buen funcionamiento de la organización. Sin embargo, hasta que se redacte el plan o se actualice el que ya tenemos podemos introducir las diferentes herramientas para mejorar la comunicación interna de una empresa. Por una parte, nos ayudarán a que los trabajadores se vayan familiarizando con ellas y con su uso. Por otra parte, notaremos rápidamente una mejora en la comunicación interna, con lo que ello conlleva.

Las herramientas utilizadas dependerán, entre otras cosas, de las características de la empresa. No tendrá las mismas necesidades un gran corporación con diferentes localizaciones que una pyme con cuatro trabajadores que comparten oficina. El tamaño, la propia actividad de la empresa o el total de empleados harán que sea preferible un canal u otro. En cualquier caso, si buscas cómo mejorar la comunicación interna de una empresa deberías prestar atención a los canales que veremos a continuación.

Manual del empleado

Si lo que quieres es mejorar rápidamente tu comunicación interna, es imprescindible contar con un manual del empleado, especialmente para las nuevas incorporaciones. Cuando la empresa tiene una importante tasa de rotación de trabajadores, o simplemente cuando llega un nuevo empleado, la comunicación interna se resiente. Los recién llegados no siempre tienen claro a quién dirigirse, cómo hacerlo, etc. Entre otras cosas, el manual del empleado permite conocer el organigrama y funcionamiento de la organización, es decir en general facilita el onboarding en la empresa.

Este documento también es el lugar ideal para gestionar los canales de comunicación existentes. Tanto los nuevos trabajadores como quienes llevan tiempo en la compañía deben encontrar en él las indicaciones pertinentes sobre canales de comunicación interna, en qué contexto utilizarlos, etc. El hecho de contar con unas pautas que estructuren la comunicación hará que sea mucho más eficiente y ordenada. Contribuye a eliminar duplicidades y agilizar procesos, lo que redundará en una mayor productividad y menos frustraciones.

Portal del empleado

Dentro de la intranet corporativa es imprescindible contar con un portal del empleado. Se trata del espacio donde cada trabajador encontrará su información centralizada. Así, podrá descargar las nóminas, consultar sus horarios y turnos de trabajo, gestionar la solicitud de vacaciones y días libres, aportar justificantes de bajas o incluso gestionar la formación. Herramientas como Sesame HR ayudan a potenciar al máximo las ventajas de un portal del empleado. La inversión que exigen es mínima, y los resultados hacen que la amorticemos rápidamente.

Chat interno

El correo electrónico puede tener numerosas ventajas, pero el chat interno es mejor opción que el e-mail. La inmediatez es su punto fuerte, pues permite transmitir la información igual de rápido pero de modo mucho más eficaz. Las cadenas de e-mails eran de todo menos eficientes, mientras que el chat interno de la empresa permite avanzar más rápido. De este modo, el correo electrónico se puede limitar al envío de documentos, datos confidenciales o convocar reuniones formalmente. Así, evitamos saturar la bandeja de entrada con correos internos.

Gracias al chat interno, mantenemos conversaciones en tiempo real. Su principal fortaleza puede ser también su gran debilidad, pues podemos mantener chats ilimitados, individuales o grupales. Por eso, los trabajadores deben estar capacitados para filtrar entre conversaciones importantes o prioritarias y aquellas que no hace falta atender ipso facto. Es otra herramienta que podemos aplicar de un día para otro y que rápidamente nos ayudará a mejorar la comunicación de la empresa a nivel interno.

Buzón de sugerencias

Uno de los grandes obstáculos de la comunicación interna es la dificultad para darle un sentido ascendente. Debería moverse en todas las direcciones (horizontal, vertical descendente y vertical ascendente), pero en la práctica esta última es la que menos se da. Entre las consecuencias está que la dirección no se entere de lo que pasa en la empresa. Contar con un buzón de sugerencias permite romper con este importante obstáculo. Los empleados pueden expresar sus opiniones y propuestas, y la dirección conocer las inquietudes de la plantilla.

El anonimato le ofrece un plus de efectividad, pero para ello las sugerencias de la plantilla deben obtener respuesta. Ya sea positiva o negativa, hay que explicar por qué se rechaza la propuesta de los trabajadores. Es imprescindible que, antes de activarlo, la dirección explique a los empleados cómo funciona el buzón de sugerencias. De vuelta al manual del empleado, es una infromación que debería aparecer en el mismo. Bien aplicado, no solo mejora la comunicación interna sino que también lo hará el clima laboral.

Eventos internos

Si buscas cómo mejorar la comunicación interna de una empresa en el día a día, la organización de eventos internos tiene incontables ventajas. Es una forma de reforzar lazos entre trabajadores, ya sea del mismo departamento o de equipos diferentes. El hecho de verse en una ambiente diferente al habitual genera otro tipo de relación que tendrá sus efectos. Aumenta el compromiso de los trabajadores, los equipos están más unidos y se refuerza la cultura corporativa. Estos son algunos ejemplos de eventos internos:

  • Comidas o desayunos productivos
  • Convenciones
  • Jornadas de team building
  • Actividades de formación y actualización

Estos son solo algunos ejemplos de herramientas para mejorar la comunicación interna de una empresa que podemos integrar rápidamente en nuestra organización, pero hay más. Bien utilizadas, las reuniones cumplen con ese objetivo. También el uso de newsletters o un tablón de anuncios, ya sea físico o virtual en el portal del empleado. Incluso las redes sociales corporativas pueden cumplir con esa misión. Muchas veces nos centramos en la comunicación externa, pero la interna es fundamental para el buen funcionamiento de nuestra empresa.

Todas estas mejoras se pueden encontrar dentro de un software de rrhh como el de Sesame HR, el cual facilita a todos los empleados su trabajo diario en la empresa.

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