Cómo evitar incidencias en nóminas antes de enviarlas al trabajador

29 de agosto, 2023

Entre las tareas del departamento de Recursos Humanos a la que más tiempo se les dedica, se encuentra la correcta gestión de las nóminas. Para evitar incidencias en nóminas se debe conocer cómo se realizan dichos trámites correctamente.

Para ayudarte, en Sesame HR hemos querido elaborar este artículo donde te contamos todo sobre la gestión de nóminas. ¡No te lo pierdas!

Incidencias en nóminas, ¿qué son?

Cuando se habla de incidencias en nóminas se hace referencia a situaciones particulares o cambios, los cuales suelen requerir de una atención especial cuando se elaboran los salarios de cada miembro de la plantilla. Así, se pueden evitar incidencias en nóminas que puedan surgir.

Este término no solo se emplea para hablar de errores, discrepancias o ajustes que pueden surgir durante el proceso de cálculo de las mismas o del pago de salarios. También engloba toda aquella modificación de términos laborales, ausencias, bonificaciones o ajustes en las deducciones y pagos variables.

Dichas situaciones deben ser efectuadas con la mayor precisión posible para evitar incidencias en las nóminas. Esto se consigue haciendo que los documentos reflejen correctamente el estado de sus trabajadores y con el respaldo de programas de nóminas.

Asimismo, el sueldo mensual puede cambiar de un mes a otro por diferentes razones y situaciones, por lo que es necesario revisarlas cada mes para aplicar estos ajustes que surgen cada cierto tiempo.

Posibles incidencias laborales

Entre los posibles errores que pueden generar problemas y que hay que conocer para evitar incidencias en las nóminas, se pueden encontrar las siguientes:

• Ausencias sin justificar.
• Todo tipo de incapacidad temporal.
• Reducción de jornada o suspensiones causadas por un ERE.
• Permisos de paternidad y maternidad.
• Casos de riesgo durante el embarazo o lactancia.
• Huelgas o cierres patronales.
• Casos de violencia de género.
• Embargo de nóminas.
• Sanciones disciplinarias que afectan al empleo o sueldo.
• Excedencias laborales.

Incidencias más comunes en las nóminas

A la hora de evitar incidencias en las nóminas, es recomendable conocer cuáles son las más comunes. Algunos de los aspectos a los que prestar especial atención son:

• Asegurarse de cuadrar las vacaciones, así como otros permisos no retribuidos.
• Identificar y anticipar todos los meses cuáles serán los pagos extra a realizar.
• Respetar siempre la fecha límite para el pago del salario. Si no se cumple, puede suponer un problema para la compañía.
• Tener en cuenta tanto las horas extra como las complementarias, llevando un correcto seguimiento de las mismas.

Cómo evitar incidencias en nóminas

Si tu empresa quiere evitar incidencias en nóminas, lo más aconsejable es seguir los siguientes pasos:

Preparar las nóminas con antelación

Se trata de un proceso que requiere de energía y dedicación. Por eso, es interesante realizarlo con un cierto tiempo en el que poder recolectar todos los datos que sean necesarios para la preparación de nóminas.

De igual manera, contar con una fecha límite para el pago del salario, puede ayudar a que tanto el empleado como la empresa conozcan cómo se realizará este proceso. Así pues, se puede programar la realización de las mismas, para evitar incidencias en las nóminas.

Además, no se recomienda realizar cada una desde cero, sino usar otras anteriores para tener los datos del empleado siempre a mano. No solo se evitan incidencias en las nóminas, también se agiliza el trabajo.

Mantener un registro completo y estar informado

Las leyes y el estado de cada trabajador pueden cambiar en cualquier momento. Por ello, es necesario llevar siempre un registro con todos los datos necesarios para elaborarlas. En la actualidad, con un programa de gestión de personal, como el que ofrece Sesame HR se puede llevar un control de diferentes aspectos como:

• Tasas de pago.
• Horas trabajadas.
• Fechas.
• Vacaciones o ausencias.
• Bolsa de horas extras o complementarias.

Por otro lado, se debe estar al día de todos aquellos cambios y novedades en regulación que puedan afectar, como por ejemplo los impuestos o las retenciones. Habrá que asegurarse de realizar bien todos los cálculos.

Contar con un programa de gestión de nóminas automatizado

Automatizar esta tarea puede tener múltiples beneficios para la entidad y el área de RRHH. Tradicionalmente, estos se pasaban horas realizando cálculos y transcripciones de nóminas.

No obstante, los programas para la gestión de nóminas o los de recursos humanos permiten automatizar, evitando incidencias en las nóminas y agilizando esta labor. Dichos software cuentan con toda la información necesaria para crearlas y se pueden modificar de forma sencilla.

De igual forma, estas se pueden transferir digitalmente cada mes a los trabajadores de las compañías, ahorrando tiempo y dinero.

Tips para detectar incidencias en nóminas

Para detectar y evitar incidencias en las nóminas a tiempo se deben tener en cuenta los siguientes consejos:

• Efectuar un registro de incidencias, donde se representen un conjunto de situaciones que afectan al sueldo del empleado. En caso de necesitarlo, por el tamaño o la estructura de la organización, se puede enviar a un gestor para que lo haga.
• Personalizar los cálculos según el estado de cada empleado.
• Determinar las posibles incidencias que pueden surgir, las cuales se pueden dividir en previstas e imprevistas.
• Contar mensualmente un registro de incidencias antes de crear la nómina.
• Recopilar cada mes la información necesaria para evitar incidencias en la nómina. Para ello será necesaria una buena comunicación entre departamentos para que todos los implicados estén informados de las incidencias que puedan afectarles.

En el caso de que alguna incidencia llegue por error a la nómina, esto podría causar problemas a la entidad al incumplir el empresario las obligaciones laborales. Para hacer frente a estos sería necesario emitir una rectificación con el fin de no tener problemas legales.

Equivocarse es humano, pero un error u olvido al introducir un dato puede ser fatal y generar graves daños. Esto suele suceder a menudo con las hojas de papel o de cálculo manuales. Por este motivo, cada vez más empresas optan por automatizar las nóminas.

¿Sencillo, verdad? Ahora que ya conoces cómo evitar las incidencias en las nóminas de forma fácil, solo te queda ponerte manos a la obra. Encuentra mucha más información y consejos en el blog de Sesame HR. ¡Somos tu software de RRHH de confianza!