Tipos de informes laborales que puede realizar un departamento de recursos humanos

29 de junio, 2023

El departamento de Recursos Humanos es el encargado de buscar el talento fuera de la entidad y de gestionar aquel del que dispone. Para ello cuenta con diferentes instrumentos como los informes laborales.

Con los informes de RRHH, se puede mejorar la employee experience de la organización, ya que proporciona resultados sobre la actividad, proyecto o cuestión a analizar.

¿Quieres saber más sobre los informes laborales para empleados y los tipos que existen? Aquí te contamos todo lo que necesitas saber. ¡Sigue leyendo!

Qué son los informes laborales para empresas

Cuando se habla de informe laboral para empresas se hace referencia a un documento en el que se recogen los resultados de una determinada actividad. Con él se permite a la compañía tener más información acerca de su plantilla, del clima laboral o de la evolución de un proyecto.

Estos documentos cuentan con una serie de características:

• Suelen realizarse con una cierta frecuencia, ya sea de forma anual, trimestral o mensual.
• Cuentan con datos fáciles de interpretar y acceder a la información.
• Ofrece un montón de resultados que se deben procesar para obtener información sobre la evaluación del desempeño.

Importancia de realizar informes laborales para RRHH

Los informes laborales de los empleados ayudan a que nuestra entidad detecte los problemas y pueda solucionarlos a tiempo. Estos documentos también permiten conocer la evolución del clima laboral y ofrecen una visión del estado del negocio.

Así pues, estos son algunos de los beneficios de los informes laborales para la empresa:

• Da una visión del estado del proyecto y del negocio.
• Evalúa la ejecución de una tarea o actividad expuesta en el informe.
• Facilita la toma de decisiones informadas.
• Aporta información constante sobre el estado del equipo, marcando las líneas que nuestro proyecto debe seguir.
• Favorece la detección de ciertos problemas o situaciones que a veces no se conocen a tiempo.

Tipos de informes laborales que existen

Los informes laborales para la empresa se pueden clasificar en base a varios criterios. A continuación, os explicamos algunos de los tipos de informes laborales más interesantes para RRHH.

Según gestión del capital humano

Entre estos informes laborales se distinguen:

• Informes salariales: sirven para conocer el sueldo medio de la plantilla, estudiando la competitividad de la estructura salarial y mejorando la gestión de la política de retribución.
• De desempeño: son aquellos que se emplean para conocer el rendimiento de la plantilla. Se realizan con indicadores de cumplimiento de objetivos, según los marcados por la organización
• Informe de absentismo: mide las ausencias injustificadas y la razón de dichas ausencias.
• Control horario: controlan el tiempo trabajado, las horas extra o el reparto de las vacaciones.
• Informes de seniority: relacionados con la edad y la antigüedad de la plantilla en la compañía. Así, se conoce el tiempo medio que los trabajadores pasan en la empresa y la capacidad que se tiene para retener el talento.
• De reclutamiento y selección: muestran si somos capaces de encontrar el talento que necesita la compañía y el gasto asociado a cada contratación.

Categorías de informes laborales según finalidad

Algunos de los informes laborales para empleados que puedes realizar en tu entidad son:

• De investigación: se examina un departamento o escenario antes de llevar a cabo algún cambio, para conocer o estimar los resultados de aplicarlo.
• De resultados: valora el rendimiento de la plantilla es o las novedades introducidas.
• De justificación: sirve para defender ciertas propuestas que realice el departamento de Recursos Humanos ante el equipo de dirección. En él se deben incluir ventajas o repercusiones de los cambios.
• De rentabilidad: estudia las estrategias antes de aplicarlas. Para ello, mide datos de inversión, plazos o expectativas. De esta forma, se sabe si los cambios a introducir merecen la pena o no.
• Informes periódicos: para proporcionarnos información sobre proyectos e introducir todos aquellos cambios que perfeccionen el cumplimiento de los objetivos.

Cómo realiza informes laborales el departamento de RRHH

A la hora de realizar informes laborales en el departamento de Recursos Humanos es aconsejable seguir una serie de pasos para evitar posibles fallos.

Por eso, aquí os dejamos un ejemplo de cómo realizar un informe de trabajo paso por paso. Además, destacar que en este proceso también te puede ayudar el uso de las nuevas tecnologías. Un ejemplo, sería el de cómo aplicar la IA en la empresa.

Determinar los objetivos del informe

Antes de comenzar a redactarlo, es necesario seleccionar cuál es la información que se quiere plasmar. De esta manera, se consigue extraer los datos objetivos necesarios para mejorar la toma de decisiones.

Para determinarlos es recomendable realizarse ciertas preguntas como: para qué se realiza el informe laboral, a quién va dirigido y cuál es la periodicidad con la que se elaborará.

Seleccionar el tipo de informe a realizar

Cómo se mostraba antes, existen una gran variedad de informes laborales. Por ello, es importante escoger el que más se adapte a las necesidades de la empresa. De este modo, los resultados obtenidos serán relevantes para nuestra entidad.

Escoger las métricas y KPIs

Una vez seleccionado el tipo de informe laboral a realizar, se deben elegir las métricas. Estas son la clave a la hora de ofrecer datos certeros para nuestra organización, tanto de los puntos débiles como de las fortalezas.

A partir de estos datos se podrán obtener conclusiones relevantes para el departamento de Recursos Humanos y la entidad en general.

Redactar el informe en base a una estructura recomendada

Si bien no existe una estructura estandarizada, se puede elegir aquella que sea más acorde a cada caso. Un ejemplo de estructura de base puede ser la siguiente:

• Introducción del problema.
• Contexto y proceso.
• Discusión y soluciones al posible problema.
• Conclusión.

Este es un ejemplo de un informe de trabajo simplificado. La estructura puede extenderse dependiendo de lo que se analice.

Recoger las tendencias, resultados y plan de acción

A partir de las evidencias que dejan entrever los informes laborales, se debe estudiar e investigar las tendencias que revelan. Con ello, se conocen las oportunidades de crecimiento de los departamentos y se advierten posibles problemas.

Todo ello facilita la toma de decisiones por parte del departamento de RRHH.

Emplear plantillas y herramientas para informes laborales

Hoy en día, existen muchas herramientas que permiten una recolección y análisis de datos más efectiva.

Por esta razón, es recomendable usar un software de gestión de equipos con el que realizar los informes de forma sencilla e intuitiva, como por ejemplo el de Sesame HR. Con él podrás extraer de forma más eficaz los datos laborales que tu entidad necesita.

Ahora que ya sabes los tipos de informes laborales que existen, solo queda escoger el que necesitas y ponerlo en marcha. Toda la información relacionada con los Recursos Humanos está en nuestro blog. ¡Échale un vistazo a nuestro software de RRHH!