Qué herramientas utiliza un departamento de RRHH para realizar onboardings

2 de febrero, 2023

La forma de gestionar el proceso de onboarding dice mucho de una empresa. En pleno siglo XXI, el onboarding digital se lleva todo el protagonismo. Las herramientas para onboarding digital serán nuestro mejor aliado.

Un proceso de onboarding no es algo que podamos dejar en manos del azar o la improvisación. El equipo de Recursos Humanos debe seguir el camino establecido para la bienvenida a los nuevos empleados.

Tipos de herramientas para onboarding

Cada empresa tiene su propia forma de gestionar el onboarding. Sin embargo, el uso de herramientas para onboarding digital es común a todas ellas. ¿La razón? Nos ayuda a acelerar y automatizar el proceso.

Otra de las razones para utilizar herramientas para onboarding es que facilitan el acceso a la información. Así, el trabajador soluciona rápidamente las habituales dudas de los primeros días.

Nos permite acceder a la misma desde cualquier dispositivo. Incluso antes de incorporarse al puesto la podrá consultar.

Herramientas de planificación de onboarding

No nos cansaremos de insistir en la importancia de planificar el onboarding. Por eso, tenemos una serie de herramientas que nos ayudarán en esta tarea.

Las checklist de onboarding son uno de los recursos más interesantes. Con ellas, nos aseguramos de no pasar por alto ningún detalle.

Otra herramienta de planificación de onboarding son las apps de planificación y gestión. Entre otras cosas, nos permiten asignar tareas y supervisores al onboarding.

Por ejemplo, RRHH puede designar un mentor que acompañe a los nuevos trabajadores. Nos permiten controlar el desarrollo del proceso.

Herramientas de firma digital

El intercambio de documentos es un clásico de cualquier onboarding. Y entre las herramientas para onboarding digital que nos ayudan a ello están las de firma digital.

Permiten acelerar los trámites administrativos y legales del onboarding. Facilitan la firma de todos los documentos.

Recordemos que la firma electrónica tiene la misma validez legal que una firma física. Además, es totalmente segura. Así, nos aseguramos de que el primer día de trabajo el nuevo empleado ha firmado el contrato.

Además, nos ahorramos realizar varias copias físicas pues los documentos circulan online. También la impresión, ahorrando en papel e impresoras. Podemos suprimir gastos innecesarios.

Herramientas para onboarding digital integradas en un software de RRHH

Nuestro software de Recursos Humanos también es un excelente recurso para gestionar el proceso de onboarding.

Soluciones como Sesame HR nos permiten integrar las checklist y el seguimiento de las incorporaciones. También podemos utilizarlas como gestor documental y firma digital.

Otra de las ventajas de Sesame HR para el onboarding son las reuniones one to one. Se trata de una función con la que podemos llevar el seguimiento de las reuniones individuales.

El seguimiento one to one nos permite anotar las necesidades, dudas o preguntas de nuestros nuevos empleados.

Learning Management Systems

Por último, tenemos que hablar de los sistemas de gestión del aprendizaje. Muchas veces, el proceso de onboarding viene acompañado de una pequeña formación.

Estas herramientas nos ayudan precisamente a ofrecer esa formación. Puede ser individual o grupal, cuando llegan a la empresa varias personas a la vez.

Dentro de las herramientas de aprendizaje tenemos el manual del empleado. Un documento que deberíamos hacer llegar a los trabajadores antes de su incorporación.

También puedes incluir guías de software o los sistemas de la empresa. Incluso hay empresas que apuestan por la formación mediante vídeos.

Consejos para utilizar las herramientas

Una de las claves para un onboarding exitoso es la cercanía con el nuevo trabajador. Los primeros días nunca son fáciles, pues les damos mucha información. Por muchas herramientas que tengamos, de nada servirán si no mostramos esa proximidad. Es importante contar con una persona que esté junto al nuevo.

Otro consejo fundamental para el uso de herramientas para onboarding digital es ajustarlas a cada tipo de onboarding. Según la modalidad que elijas, necesitarás unos recursos u otros. Estos son los tres tipos de onboarding:

• Onboarding digital. Se desarrolla exclusivamente online. Ideal para trabajadores en remoto o para futuras incorporaciones que siguen en su anterior puesto.
• Onboarding on-site o presencial. Es el onboarding convencional. El nuevo trabajador acude a las instalaciones de la empresa para firmar el contrato y recibir la formación inicial.
• Onboarding semipresencial. Podemos ofrecer documentos digitales a los trabajadores. Así, llegan al primer día con parte de los deberes hechos.

El uso de herramientas para onboarding digital también debe seguir los preceptos de la cultura de empresa. Ten en cuenta que el onboarding es una de las primeras tomas de contacto con nuestra organización.

Por último, hay que hablar de la importancia de integrar las herramientas de onboarding. Contar con un software de RRHH como Sesame HR facilita mucho las cosas.

No solo en lo referente al onboarding, también en lo relacionado con el día a día. Por ejemplo, el control horario o el gestor de vacaciones.

El trabajador tendrá todas las respuestas en un único lugar. Además, podrá acceder a la información desde cualquier lugar. También intentaremos ponerle las cosas fáciles a los trabajadores.

¿Quieres saber más sobre las herramientas para onboarding digital? En el blog de Sesame HR te esperan infinidad de contenidos para ayudarte a gestionar mejor el proceso de bienvenida.