Beneficios de disponer de un portal del personal

19 de septiembre, 2022

¿Estás pensando en activar el portal del personal en tu empresa? No podrías haber tenido una mejor idea. Se trata de un elemento fundamental a la hora de mejorar la comunicación interna con nuestra plantilla. Y no solo eso, se trata de un punto clave en la mejora de la gestión de la organización.

Cuando hay un portal del personal, los trabajadores saben dónde contactar con la empresa. Tienen un canal para tramitar consultas o solicitudes, saben dónde está la documentación clave, etc. Contar con el portal del personal es un win-win para empresa y empleados.

¿Qué es el portal del personal?

Para aquellos que todavía no lo sepan, se trata de una herramienta o programa que facilita la gestión de la información. Suele ser una plataforma online donde se gestiona cualquier proceso relacionado con la organización. Información personal, nóminas, rendimiento, tareas, horarios…

De este modo, la empresa cede protagonismo en la gestión de datos a los empleados. Además, la organización automatiza ciertos trámites, especialmente los relacionados con recursos humanos. El resultado debería ser una comunicación más ágil entre la compañía y sus empleados.Veamos sus principales ventajas.

Automatización de la gestión administrativa de la empresa

Una de las quejas más habituales en recursos humanos es el tiempo que perdemos en las cuestiones administrativas. Unas tareas a menudo repetitivas, que tienen una escasa repercusión. Pues bien, a través del portal del empleado podemos autorizar las tareas de gestión administrativa y reducir la carga laboral de RRHH.

Entre las muchas tareas que podemos automatizar están la gestión de nóminas y salarios, bajas o las solicitudes de vacaciones. Y no solo las automatizamos, sino que evitamos los errores que se pueden dar si lo gestionamos manualmente. Estas cuestiones se solventan de forma inmediata.

No hace falta decir que podemos utilizar el portal del empleado para atender las peticiones de los trabajadores. Esta automatización nos permite ofrecer una mejor atención a la plantilla. El equipo de RRHH puede organizarse con más facilidad, especialmente en momentos críticos como las vacaciones o ausencias de los empleados.

Un canal de comunicación bidireccional

Contar con una plataforma de este tipo sirve para potenciar la comunicación interna. Uno de los problemas de muchas empresas es, precisamente, su ausencia. O mejor dicho, que tiene un carácter unidireccional. El portal del empleado permite potenciar la comunicación entre las dos partes.

La empresa puede enviar mensajes o notificaciones a sus empleados. Pero estos también pueden comunicarse con la organización, por ejemplo a la hora de solicitar las vacaciones. De este modo, es más fácil establecer procedimientos y vías de comunicación rápidas entre las dos partes.

Acceso a la información

A través del portal del empleado, el trabajador tiene toda la información que necesita a solo un click. No necesita solicitar ningún documento, ni preguntar a terceros. Entra en el portal del trabajador con su usuario y clave de acceso y realiza la consulta pertinente. Nóminas, vacaciones, horarios…

De este modo, evitamos que al equipo de recursos humanos se le acumulen consultas. Incluso los documentos internos con protocolos y funcionamiento de la empresa se pueden encontrar ahí. Así, descargamos de trabajo a RRHH y nuestra plantilla tiene respuesta inmediata a sus dudas.

Estandarización de procesos

¿De cuántas formas diferentes podéis hacer algo en tu empresa? Al hilo de lo que acabamos de ver, contar con un portal del trabajador nos ayuda a unificar procesos. A estandarizarlos. Esta es la mejor forma de garantizar el éxito y de aprovechar mejor el tiempo de todos y los recursos.

Además, nos permite evitar consultas que no llevan a ninguna parte. Por ejemplo, si en el portal del empleado puedes consultar cuántos días libres te quedan, ¿para qué preguntarlo por correo a RRHH? También evitamos que las consultas o solicitudes se pierdan al realizarlas por el canal equivocado.

Se minimiza el riesgo de perder datos

En la era de los datos, tenerlos bajo control es esencial. El portal del empleado almacena los datos en la nube, de modo que podemos acceder a ellos desde cualquier lugar. Así, en caso de perder un ordenador o de que se estropee, no perdemos el acceso a los datos. Basta con recordar la contraseña.

Se trata de una plataforma 100% segura. No debería haber ningún temor a una hipotética pérdida o robo de datos. Si se hace un uso adecuado, no habrá filtraciones ni robos de datos. Una cuestión que no podemos pasar por alto, pues muchas veces hablamos de datos confidenciales.

Construyendo una cultura corporativa

Contar con un portal del personal nos ayuda, en cierto modo, a construir una cultura de empresa común con la plantilla. Supone una forma de hacer, y permite a todos remar en la misma dirección. Los trabajadores tienen una forma de comunicarse con la dirección, ahorrándose los trámites complementarios.

Incluso podemos utilizar el portal del empleado como una herramienta para compartir novedades de la organización, felicitar el buen rendimiento, etc. También para informar de modificaciones en las tareas o procesos. Nos ofrece infinitas posibilidades, incluida la formación, de reforzar los lazos con los miembros de la empresa.

Fáciles de utilizar

Si te recomendamos contar con una herramienta de esta tipo es porque su uso es realmente fácil. No hace falta tener conocimientos de informática para ello, cualquier trabajador puede sacarle todo su partido. También la instalación es fácil. Puedes utilizarlo junto a tu software de RRHH, como Sesame HR.

Asegúrate de contar con un portal del personal que cumpla con tus expectativas. No todos tienen las mismas funciones, algo a tener en cuenta. En el caso de Sesame HR, puedes compartir documentos, gestionar nóminas, ausencias y vacaciones, hacer el seguimiento de candidatos y onboarding…

¿Quieres saber más sobre el portal del empleado? En el blog de Sesame HR y en nuestras guías tienes todo tipo de contenidos relacionados, ¡no te los pierdas!