Diseño e implementación del proceso de onboarding en una empresa

29 de diciembre, 2023

¿Cómo asegurarte de que tus nuevos empleados se sientan integrados desde el primer día? Un buen proceso de onboarding es la clave. Como director de recursos humanos, sabes que la primera impresión que se llevan tus empleados de su nuevo trabajo marca su experiencia a largo plazo. 

Por eso, invertir en un buen onboarding de empresa efectivo no es una opción para las grandes empresas, es una obligación. Si quieres que te acompañemos con nuestro software de RRHH para agilizar la incorporación de tus nuevos fichajes, sigue leyendo.

Cómo realizar un proceso de onboarding

Para diseñar un proceso de onboarding efectivo, deberás definir cada paso desde que se incorporan los empleados hasta que estén plenamente integrados.

Un buen plan de acogida es fundamental para que los nuevos empleados se sientan parte del equipo desde el primer día, rindan mejor y permanezcan más tiempo en la empresa.

1. Diseña las etapas del proceso de onboarding

Un buen plan de acogida de empleados comienza por diseñar las etapas clave del proceso de onboarding. Entre ellas, debes poner especial foco en:

1. Cumplimentación de documentación previa.
2. Día de bienvenida.
3. Material de orientación.
4. Plan de formación.
5. Evaluación de seguimiento.

Y recuerda, un software de RRHH como Sesame HR puede ayudarte a automatizar y gestionar las etapas de este crucial proceso de integración de nuevos talentos. 

2. Asigna las tareas

Una vez definido este proceso de acogida, es importante asignar responsables en cada una de las etapas.

Mientras que la gestión documental dependerá de tu equipo de RRHH, la formación correrá a cargo del equipo dónde vaya a integrarse el nuevo empleado. 

Para poder realizar la evaluación del desempeño, deberás preparar y programar encuestas laborales a tres meses vista.

3. Centraliza la documentación

Una vez tienes claro el plan de acogida, es importante centralizar toda la documentación relevante para el onboarding en un mismo lugar. 

Esto facilitará el acceso a la información por parte de los nuevos empleados y evitará pérdidas de tiempo buscando en distintos sitios. Algunos de los documentos que puedes centralizar son:

• Contrato de trabajo.
• Manual de la empresa.
• Políticas y procedimientos internos.
• Organigrama de empresa.

Contar con toda esta información reunida en un solo software de recursos humanos hará que el proceso de incorporación de los nuevos empleados sea mucho más eficiente. 

4. Prepara un pack de bienvenida

Proporcionar un pack de bienvenida es una forma excelente de acoger a los nuevos empleados y hacerlos sentir integrados desde el primer día. Incluye cosas como:

• Una carta de bienvenida personalizada.
• Información sobre la empresa, su misión y valores.
• Un mapa del lugar de trabajo.
• Un obsequio de la empresa como una taza, bolígrafo o camiseta.

Este primer contacto positivo puede marcar la diferencia en la experiencia del nuevo empleado.

5. Designa un mentor

Como parte de la integración, designa un mentor o “compañero de viaje” que guíe al nuevo empleado durante sus primeros meses en la empresa.

No tiene por qué ser un superior, puede ser un compañero del mismo equipo que le sirva de guía dentro de la empresa.

6. Imparte formación y recursos

No está de más recordar la importancia de proveer a los empleados de un buen plan de formación desde el primer día.

Ofréceles un plan de formación específico de la mano de su mentor, así como tutoriales en vídeo y manuales que puedan consultar en cualquier momento. Esto les permitirá adquirir rápidamente los conocimientos necesarios para desempeñar su trabajo.

Invertir en la formación de tus nuevos empleados es clave para su éxito y para el de tu empresa.

7. Haz seguimiento del desempeño

Una vez que el empleado ha sido incorporado, es importante hacer un seguimiento de su desarrollo. Este proceso de evaluación del desempeño permite:

• Identificar áreas de mejora.
• Detectar posibles problemas de adaptación y solucionarlos.
• Confirmar que el nuevo empleado está cumpliendo con las expectativas.
• Facilitar retroalimentación.

El seguimiento continuo garantiza el éxito del proceso de incorporación y la retención de talento en la empresa.

Tips para gestionar un proceso de onboarding

Una vez tengas claro el plan de onboarding, llega el momento de ponerlo en marcha. Para que el proceso de adaptación de los nuevos empleados sea óptimo, te traemos algunos consejos.

1. Digitaliza el proceso con software

Hoy en día, existen programas especializados que te permitirán automatizar y mejorar el proceso de onboarding. 

Con una solución como Sesame HR, podrás digitalizar documentos, centralizar la información de los nuevos empleados y optimizar tus flujos de trabajo.

También podrás programar recordatorios en el calendario para no olvidar ningún paso y hacer un seguimiento del proceso de incorporación de principio a fin.

2. Organiza al detalle el primer día

En el primer día de trabajo de un nuevo empleado, es importante darle la bienvenida e introducirle a la cultura de la empresa. Organiza una reunión de bienvenida donde expliques la misión y visión de la compañía, así como los valores que promueven.

Presenta el nuevo empleado al equipo y compañeros con los que va a trabajar a diario. Facilita un recorrido por las oficinas y las instalaciones. Esto ayudará a que se familiarice con el entorno y sentirse parte del equipo desde el primer día.

3. Facilita un horario para la primera semana

Durante estos primeros días, tu nuevo talento estará lleno de entusiasmo y nervios, así que tu objetivo debe ser hacerle sentir bienvenido e integrado en la cultura de la empresa. Para que no se sienta perdido, proporciónale un horario para la primera semana.

Es buena idea programar reuniones con compañeros de distintos departamentos, presentarle a todos los miembros del equipo e incluso organizar alguna comida o café para que tu nuevo empleado empiece a conocer a sus colegas en un entorno más distendido. 

4. Planifica a largo plazo

Para tener éxito en la implementación de un proceso de onboarding, es fundamental pensar en el largo plazo. Debes visualizar cómo quieres que sea la experiencia del empleado dentro de 3 meses o medio año y trazar un plan para alcanzar esa visión.

Algunas preguntas que puedes hacerte son:

• ¿Cómo se sentirá integrado el empleado?
• ¿Qué habilidades y conocimientos tendrá?
• ¿Cómo podrá aportar valor a la empresa?

Traza un plan de acción detallado con las tareas, plazos y responsables para conseguir tus objetivos.

5. Fomenta la retroalimentación

Tu empresa debe implementar un sistema eficaz de retroalimentación para nuevos empleados. Pide a los managers que programen reuniones frecuentes donde puedan escuchar las impresiones de los empleados y responder a sus dudas. Esto ayudará a detectar posibles áreas de mejora en el proceso de onboarding.

También puedes realizar encuestas de clima laboral para recopilar retroalimentación anónima. Las herramientas de evaluación como las de Sesame HR te permitirán crear cuestionarios y compartirlos de forma sencilla con tus empleados.

Es importante que los empleados se sientan escuchados desde el primer día. ¡Notarás la diferencia!

Ejemplo de proceso de onboarding con Sesame HR

Si optas por un software de gestión de personal como el de Sesame HR, podrás crear un flujo de trabajo personalizado para guiar al empleado durante sus primeros días. Te recomendamos los siguientes pasos:

1. Recupera anteriores procesos para crear tu planning.
2. Crea una checklist de tareas a cumplir.
3. Asigna un responsable a cada tarea.
4. Organiza los horarios de la primera semana.
5. Centraliza los documentos de bienvenida en la plataforma.
6. Comparte la información y notifícalo.
7. Programa las evaluaciones de seguimiento.

Con estos sencillos pasos conseguirás la plena integración del nuevo talento en tu organización. Sesame HR te permitirá automatizar y gestionar todo el proceso de onboarding de una forma eficiente, ágil y personalizada para cada puesto.

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