¿Qué debe tener toda herramienta para nuevas incorporaciones en la empresa?

22 de septiembre, 2021

La bienvenida de una nueva incorporación a la empresa no puede limitarse a la presentación de los nuevos compañeros. Un proceso de onboarding digital facilitará la adaptación al nuevo empleo, y para ello es necesaria una presentación técnica de la empresa. En ese breve lapso entre la confirmación de la contratación y la incorporación se pueden dar pequeños pasos, pero el momento clave para facilitar la integración comienza el primer día. Contar con una herramienta para nuevas incorporaciones es el primer paso hacia el éxito.

Qué son las herramientas de onboarding

Dentro del proceso de planificación de nuevas incorporaciones, cualquier empresa debería tener una estrategia para acelerar la adaptación de los nuevos trabajadores. El onboarding no deja de ser el proceso de adaptación al nuevo puesto de trabajo, y para ello la empresa puede utilizar poderosas herramientas que facilitan el proceso. Integrarlas todas ellas en un software como Sesame HR hace que el seguimiento del proceso por parte de la organización sea mucho más fácil.

Además de acelerar los procesos, mejora la experiencia del nuevo trabajador en comparación con los procesos más analógicos. Entre otras cosas, podrá acceder a la información que necesite consultar desde cualquier dispositivo, incluso desde casa. Por su parte, la dirección de la empresa o el equipo de recursos humanos experimentan una importante descarga de trabajo gracias al uso de estas herramientas digitales. Vamos a conocer los aspectos clave de una herramienta para nuevas incorporaciones, eso que debemos exigirle.

Checklist de onboarding

Dentro de la gestión de nuevas incorporaciones, es imprescindible contar con una checklist de onboarding. Las checklist son una herramienta cada vez más habitual, y las hay de diferentes tipos. Por ejemplo, antes de que se produzca la incorporación real se puede ofrecer la información necesaria al trabajador; también será necesario tener una checklist para el seguimiento de las gestiones relacionadas con la incorporación: firma del contrato, alta a la seguridad social, entrega de documentos y claves de acceso, etc.

A estas alturas, no hace falta explicar qué son las checklist. También podemos utilizarlas a modo de agenda donde ir registrando el progreso de los recién llegados a la oficina. Cada punto de la lista completado es un hito, y en ella deberían aparecer también las diferentes reuniones de seguimiento con el nuevo trabajador y los responsables de su equipo. Estas reuniones sirven para comprobar cómo está siendo la adaptación, las necesidades que tiene o solucionar dudas que puedan surgir en las primeras semanas.

Herramientas especializadas e integradas

Normalmente, detrás de cada proceso de onboarding hay varios perfiles de la propia empresa: la dirección, los encargados de recursos humanos, el líder del equipo donde trabajará la cara nueva… Por eso, es imprescindible que la herramienta para nuevas incorporaciones pueda centralizar toda la información de moco que los diferentes actores involucrados tengan acceso a ella. De este modo será más fácil dar respuesta a las dudas que vayan surgiendo, pues todo el mundo sabrá en qué punto del proceso estamos.

También deben ser herramientas especializadas y personalizadas, donde se tengan en cuenta las necesidades de cada perfil. Según las responsabilidades que tenga cada incorporación, el proceso de onboarding será más o menos largo, e incluirá un número determinado de puntos. Para que la gestión de nuevas incorporaciones sea eficiente, no podemos pasar por alto la necesidad de ofrecer una experiencia única. No se puede reciclar el mismo onboarding una y otra vez, siempre hay cosas que cambiar o mejorar.

Formación de nuevos trabajadores

Otro aspecto a tener en cuenta en la planificación de nuevas incorporaciones es la formación de los nuevos trabajadores. Puede incluirse en las checklist, pues este aprendizaje muchas veces tiene que ver con el uso de las diferentes herramientas, programas o maquinaria que utiliza la empresa. Aun así, conviene incidir en la importancia de este aspecto para facilitar la integración de los nuevos trabajadores. Aunque las herramientas formativas estén al margen de las de onboarding, siempre van de la mano.

Soluciones de firma electrónica

En sus primeros días en la empresa, los nuevos trabajadores tendrán que firmar documentación de todo tipo, empezando por el contrato. Por eso, siempre es interesante que la empres cuente con soluciones de firma digital que faciliten la automatización de los procesos. Se ahorra tiempo, tiene la misma validez legal que las firmas de puño y letra y su uso no se limita exclusivamente al onboarding. Se puede utilizar a diario, por ejemplo en la firma de nóminas.

Las primeras impresiones son muy importantes para el devenir de los trabajadores recién llegados a la empresa. Dispones de una herramienta para nuevas incorporaciones que permita, hacer un seguimiento de los primeros días, diseñar checklist de onboarding o elaborar un plan de acogida como es el caso del software de rrhh de Sesame HR hará que los nuevos empleados se sientan integrados desde el primer día. Guiar a los trabajadores en sus primeros días es clave para favorecer una adaptación rápida y eficiente, para no pasar por alto ningún documento y, en definitiva, para empezar la relación laboral con buen pie.