Software de onboarding. ¿Qué beneficios te ofrece?

Cómo hacer un manual de acogida de una empresa

¿Tu empresa cuenta con un software de onboarding? Si es así, seguro que conoces las ventajas que nos ofrece en el plan de acogida de una empresa. Pero si todavía no cuentas con esta herramienta, lo más seguro es que algo falle en tu proceso de onboarding. Facilitar en todo lo posible el proceso de adaptación del nuevo trabajador a la empresa es fundamental, y contar con un software de onboarding acelera este proceso. En cambio, si prescindimos de una herramienta de onboarding el empleado tardará más en adaptarse a su nuevo puesto de trabajo.

Para qué sirve el onboarding

Antes de descubrir las infinitas ventajas de contar con un software de onboarding, conviene recalcar la importancia del onboarding para nuevos empleados. Hablamos de un proceso clave para la incorporación y adaptación de las caras nuevas a la empresa. Si el onboarding es bueno, el proceso será rápido y satisfactorio para las dos partes. Si por el contrario el onboarding es malo, el nuevo trabajador tendrá dificultades de adaptación, y esta no será tan satisfactoria como nos gustaría. Por no hablar de su prolongación en el tiempo.

Contar con un software de onboarding nos permitirá completar con éxito todas la acogida de los nuevos empleados. El proceso debe ser lo más completo posible, y una herramienta de este tipo es sinónimo de organización y control. No deberíamos dejar nada al azar durante la incorporación de un nuevo empleado, pues de un buen onboarding depende, en parte, su experiencia en la empresa o el rendimiento que ofrezca a corto plazo. Un error habitual es pensar que el empleado se adaptará por sí solo al puesto. La empresa es la que debe guiarlo en este proceso.

Ventajas del software de onboarding

¿Podemos completar el onboarding sin utilizar un software? Es posible hacerlo, pero es más fácil que se produzcan errores u omisiones que acaben perjudicando tanto al empleado como a la propia empresa. No olvides que el proceso de onboarding debe iniciarse antes de la incorporación del empleado a su nuevo puesto de trabajo. Unos días antes debería firmar el contrato, o recibir el manual de acogida de una empresa para sumergirse en él y llegar al primer día con unas nociones básicas. Pero tener un software de onboarding nos ofrece estas ventajas:

  • Checklist de onboarding para que no se nos pase nada por alto
  • Onboarding centralizado para controlar el proceso
  • Calendario de onboarding para asegurarnos de que va sobre ruedas

Checklist de onboarding

Los software de onboarding como Sesame HR nos permite crear nuestras checklist de onboarding para asegurarnos de que no pasamos nada por alto. Estas checklist no dejan de ser listados con todas las tareas que debemos hacer durante el proceso de acogida. Podemos utilizar una única checklist o dividirlas según las características de la tarea: cuestiones legales (firma de contratos, alta a la seguridad social), accesibilidad (claves, sistema de fichaje, aparcamiento de empresa), trabajo (manual de bienvenida, explicación de tareas, equipo de trabajo), reuniones de seguimiento, etc.

De este modo, podemos abordar el onboarding desde un punto de vista general. En todo momento sabrás cómo avanza el proceso, lo que facilita el seguimiento del onboarding. También nos permiten automatizar y asignar o delegar tareas. Muchas veces, el ensayo/error es el mejor método para perfeccionar nuestro plan de acogida. Por eso, podemos guardar y archivar los diferentes planes de onboarding para analizarlos en el futuro y así introducir mejoras. En este sentido, el feedback del propio trabajador puede resultar de gran ayuda para mejorarlo.

Control del proceso de onboarding

Ya hemos mencionado que los software de onboarding y sus checklist nos ofrecen un control total del plan de acogida. Cuando no recurrimos a estas herramientas, es fácil que cada trabajador haga la guerra por su cuenta. Cada uno explicará lo que considere, y lo hará desde su punto de vista. En cambio, con el software de onboarding contamos con una información unificada, podemos asignar las tareas de onboarding a la persona adecuada o añadir comentarios en los diferentes puntos para agilizar la acogida del nuevo empleado.

Calendario de onboarding

No podemos esperar que el onboarding se resuelva en tres días, pero tampoco se alargará en exceso en el tiempo. Su evolución depende del trabajador, de su capacidad de adaptación al nuevo puesto de trabajo. Aun así, es recomendable calendarizar el proceso de onboarding, prestando atención a tres aspectos clave:

  • Días previos a la incorporación. Más allá de hacerle llegar el manual de acogida de la empresa o el contrato, hay que asegurarse de cumplir con todos los trámites legales previos a la incorporación. También hay que preparar su puesto de trabajo y planificar el primer día.
  • Primer día. Si la empresa ofrece un pack de bienvenida, debe estar listo. Pero más allá de este pack, nos aseguraremos de concederle todo el material (ropa, medios informáticos, etc.) o claves de acceso y comprobar que funciona. Los compañeros deben estar al tanto para ofrecerle la bienvenida que se merece.
  • Reuniones de onboarging. Ya hemos dicho que el onboarding no puede resolverse el primer día, y es fácil que poco a poco vayan surgiendo dudas. Por eso, es interesante programar reuniones de seguimiento a la semana, 15 días, mes o tres meses para asegurarnos de que el onboarding es un éxito.

¿Qué software de onboarding utilizar?

El software de recursos humanos de Sesame HR se presenta como la mejor opción para el onboarding de tus empleados. Puedes adaptar el proceso a las necesidades y características de tu empresa, e incluso completar el onboarding digital para empleados en remoto. Asigna tareas, añade comentarios o visualiza cómodamente la evolución del proceso de onboarding. El software de onboarding más completo, con el que causarás la mejor impresión a las nuevas incorporaciones de la empresa.

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