Flujos de trabajo de una gestión documental óptima

12 de enero, 2023

Cuando hablamos de las tareas de RRHH, todos pensamos en la gestión del talento. En el entorno de trabajo. Y a menos pasamos por alto la gestión documental. Controlar los flujos de trabajo de gestión documental es otra de sus responsabilidades.

Hay que tener en cuenta que una empresa genera una cantidad ingente de documentos. Incluso el propio departamento de recursos humanos lo hará. Contratos laborales, nóminas, justificantes de ausencias o bajas… Son solo algunos ejemplos de documentos con los que trabaja RRHH.

A ellos hay que sumar los documentos generados en el día a día de la empresa. Ahí están las facturas, recibos y albaranes, contratos con clientes y proveedores, acuerdos, memorandos…

Sin olvidar las actas de las reuniones. O los proyectos presentados. Unos documentos con los que habrá que trabajar con un buen gestor documental.

Controladores de flujos de trabajo de gestión documental

No siempre es fácil relacionar el flujo de trabajo de los procesos de un negocio con los documentos generados.

Para ello, contamos con la ayuda de los controladores de los flujos de trabajo de gestión documental. Sus diferentes funciones deberían ayudarnos a establecer el sistema de workflow mediante el que gestionar los documentos.

La clave la encontramos en la automatización. En el movimiento automático de documentos, si queremos ser más precisos.

Un flujo de trabajo no deja de ser una serie de procesos que todo el mundo debe asumir. La forma de gestionar documentos queda establecida de antemano, y todos los colaboradores cumplen con ella.

De este modo, los documentos quedan ligados al estado en que se encuentran en tiempo real.

Por ejemplo, cuando llega una factura. Puede estar recibida, aprobada, pagada, con una incidencia pendiente de resolver… La nómina de un empleado también puede estar entregada, abonada o con una incidencia.

Aplicar el flujo de trabajo a gestión documental ayuda a automatizar el proceso. También a ejercer un mayor control sobre los documentos en su viaje entre trabajadores.

El hecho de haber definido de antemano el proceso ayuda a evitar que se pierdan o se almacenen en el lugar incorrecto.

Con los controladores de flujos de trabajo de gestión documental gestionamos cualquier documento sin tener en cuenta su procedencia.

No importa si se ha generado vía ERP, si nos llega por correo electrónico o si digitalizamos un documento en papel. Cualquier documento estará siempre controlado.

Hemos hablado de la automatización de procesos, pero también hay que mencionar la estandarización. Estandarizar tanto el proceso como la forma de almacenar documentos ayudará a mejorar la gestión documental.

Para ello, contamos con recursos como el software de flujo de trabajo de gestión de documentos.

5 ventajas de los flujos de trabajo de gestión documental

1. La automatización de procesos nos ayuda a mejorar la productividad y eficiencia de la gestión documental
2. Se normalizan los métodos de trabajo gracias a los procedimientos previamente diseñados y establecidos
3. Podemos optimizar la circulación de la información interna, reforzando así la comunicación interna en la organización
4. Ahorramos tiempo, esfuerzo y recursos al automatizar tareas repetitivas, obsoletas, poco necesarias y/o con escaso valor
5. Facilitamos la toma de decisiones en cuanto a gestión documental, reduciendo el margen de error

Cómo establecer unos flujos de trabajo de gestión documental óptimo

Llegados a este punto, deberías saber que cada empresa tiene sus propios flujos de trabajo.

No hay una fórmula estándar o un procedimiento único a la hora de desarrollar el workflow de gestión documental. A pesar de las diferencias que pueda haber entre organizaciones, las ventajas siempre son las mismas.

Para hacernos una idea, imagina dos empresas del mismo sector y del mismo tamaño. El flujo de trabajo de una puede que no funcione en la otra y viceversa.

Cada empresa establece sus normas, lo que explica las diferencias. Nuestra cultura corporativa también juega un papel importante en ello.

Así, entre el departamento de Recursos Humanos y la Dirección de la organización deberán diseñar los flujos de trabajo de gestión documental.

Esto debería incluir, entre otras cosas, la elección del software de flujo de trabajo de gestión de documentos. Acertar en la elección marcará la diferencia entre una buena y una mala gestión documental.

Antes de fijarnos en estos programas, vamos a recordar los aspectos clave para una correcta gestión documental. Si los tenemos en cuenta, los flujos de trabajo de gestión documental serán más eficientes:

• Control de estatus: un código cromático que nos dice el estado de la tarea. También nos permite identificar documentos por sus características, como departamento, confidencialidad, etc.
• Formularios pre-completados: ante formularios repetitivos, esto nos ayuda a completarlos de forma automática y estandarizada.
• Reasignación de tareas: a veces, los documentos exigen una tarea adicional. Es algo que nuestra gestión documental no puede pasar por alto si queremos ganar eficiencia.

Software de flujo de trabajo de gestión de documentos

Como hemos mencionado antes, una de las claves de la gestión documental está en el programa que utilices. Un error habitual es mirar qué funciones nos ofrecen los paquetes, y no qué necesitamos. Por eso, elegiremos programa en función de nuestras necesidades.

Sesame HR pasa por ser una de las opciones más interesantes. Por un parte, el gestor documental se integra en el software de RRHH.

Por otra parte, nos permite cubrir nuestras necesidades. Así, los flujos de trabajo de gestión documental están garantizados. Todo ello en un entorno 100% seguro.

En un único espacio podemos almacenar la documentación laboral de nuestra plantilla. Nóminas, justificantes, contratos y otros documentos laborales están centralizados en el mismo lugar.

Cuando necesitemos el documento, no nos costará nada dar con él. Y recibiremos una notificación cuando se suba un nuevo documento.

Otra de las ventajas de Sesame HR para garantizar el workflow es la firma digital avanzada. Con ella podemos firmar cualquier documento, incluidos los contratos de trabajo.

Los empleados también podrán subir documentos como tickets o gastos, facilitando su gestión.

¿Quieres saber más sobre flujos de trabajo de gestión documental? No te pierdas los contenidos relacionados en el blog de Sesame HR, tu software de RRHH de referencia.