Cómo enseñar desde RRHH las aplicaciones para fichar en el trabajo

30 de noviembre, 2023

En la era digital, las aplicaciones para fichar en el trabajo se han convertido en una herramienta fundamental para la gestión eficiente del tiempo y la asistencia de los empleados. Desde el departamento de Recursos Humanos, se debe enseñar un correcto uso de las mismas. 

En este artículo de Sesame HR, se exploran diversas estrategias para enseñar desde RRHH el manejo eficiente de estas aplicaciones de control horario, con un enfoque especial en la optimización de procesos y la mejora de la experiencia del empleado. ¡Sigue leyendo!

¿Cómo puede enseñar RRHH a usar las aplicaciones para fichar en el trabajo?

Seguro que alguna vez te has preguntado cómo sacarle todo el partido a las aplicaciones para fichar en el trabajo. Para conseguirlo, es primordial que toda la plantilla sepa cómo usarlas correctamente. Toma nota de todas las claves que te dejamos a continuación:

Comunicar de forma clara y concisa

La comunicación interna es la piedra angular de cualquier implementación exitosa. Desde el equipo de Recursos Humanos habrá que asegurarse de proporcionar información clara y concisa sobre la introducción de nuevas aplicaciones para fichar en el trabajo.

Para ello, se debe explicar a la plantilla los beneficios clave de la misma o cómo usar la aplicación para fichar en el trabajo y responder a preguntas frecuentes. La transparencia debe ser el pilar clave desde el principio, para sí reducir la resistencia al cambio.

Algunos consejos para comunicar de forma exitosa la información sobre la aplicación para fichar en el trabajo son los siguientes:

• Empezar con los conceptos básicos, como por ejemplo cómo se debe crear una cuenta, iniciar sesión y registrar sus fichajes.
• Ser paciente, ya que es posible que algunos de los empleados necesiten algo más de tiempo para acostumbrarse a la nueva aplicación para fichar en el trabajo.
• Ofrecer apoyo al equipo, para que sus miembros sepan dónde pueden obtener ayuda si tienen problemas.

Realizar formaciones y sesiones de capacitación 

Otra forma de enseñar a la plantilla a usar las aplicaciones para fichar en el trabajo es organizar sesiones de formación. Estas sesiones pueden ser impartidas por RRHH o por un proveedor externo, realizándose tanto de forma presencial como virtual.

La idea de organizar sesiones de capacitación interactivas para los miembros de la plantilla es que estas sean lo más prácticas posibles, con el objetivo de demostrar cómo es el proceso de fichaje en tiempo real, destacando las características clave y resolviendo cualquier pregunta que los trabajadores puedan tener.

Es aconsejable que las sesiones de formación sean interactivas y participativas para que los empleados puedan aprender a usar la aplicación de forma práctica. Para ello se puede elaborar un plan de formación, con diferentes puntos o sesiones. Un ejemplo del mismo sería:

• Sesión 1: Introducción a la aplicación
  • Qué es una aplicación de fichaje
  • Cómo crear una cuenta
  • Cómo iniciar sesión
  • Cómo registrar sus fichajes
• Sesión 2: Funciones avanzadas
  • Cómo registrar ausencias
  • Cómo ver sus informes de fichaje
  • Cómo configurar notificaciones
• Sesión 3: Preguntas más frecuentes y respuestas

No obstante, cada entidad puede dividir dicho plan y las sesiones dependiendo de las necesidades y el funcionamiento de dichas aplicaciones

Elaborar una guía del usuario

Más allá de las formaciones, el equipo puede tener dudas con el paso del tiempo. Por ello, una forma útil de hacerlo es proporcionar una guía de usuario clara y concisa que explique cómo funciona dicha aplicación para fichar en el trabajo.

Esta guía debe incluir imágenes o vídeos para ayudar a los empleados a comprender los conceptos básicos.

Ofrecer material de referencia

No solo la guía puede servir de referencia, RRHH también puede proporcionar a los empleados acceso a recursos en línea. Entre ellos se encuentran cualquier tipo de documento, manual detallado, tutorial en vídeo o infografías que resuelvan ciertas dudas o describan cómo actuar ante ciertos problemas.

De esta manera, se facilita el aprendizaje continuo y sirve como recordatorio acerca de las formas de usar las aplicaciones para fichar en el trabajo. Los recursos en línea pueden ser una buena manera para que los empleados repasen lo que han aprendido o para aprender sobre nuevas funciones de la aplicación.

Fomentar el uso responsable de dicha aplicación

Recursos Humanos debe demostrar la importancia de un uso responsable de las aplicaciones para el control del tiempo de trabajo. Para ello, se pueden explorar diferentes prácticas recomendadas, como el registro puntual y la verificación regular de los registros. 

De igual forma, es recomendable destacar a la plantilla cómo el uso correcto de las aplicaciones para fichar en el trabajo contribuye a una gestión eficiente del tiempo y al cumplimiento de políticas internas.

Apoyo continuo

Es aconsejable también ofrecer un soporte continuo para resolver problemas y responder posibles preguntas que surjan. Para ello se debe establecer un sistema de soporte eficiente, ya sea a través de un equipo de soporte técnico o proporcionando puntos de contacto en el departamento de Recursos Humanos.

La disponibilidad de ayuda refuerza la idea de que el equipo de RRHH estará allí para respaldar a los trabajadores en la transición y el aprendizaje de estas aplicaciones para fichar en el trabajo.

Feedback continuo

Es recomendable que el equipo de Recursos Humanos reciba feedback por parte de las personas que usan dichas aplicaciones para fichar en el trabajo. Esto no solo brinda información sobre el funcionamiento de la misma, también permite detectar las áreas de mejora.

Por otro lado, demuestra un compromiso con la satisfacción del empleado, al considerar la posibilidad de ajustar la capacitación en función de los comentarios recibidos para optimizar la experiencia de aprendizaje.

Dicho feedback se puede obtener a través de diferentes formas como:

• Envío de encuestas a los empleados.
• Entrevistas individuales.
• Reuniones en grupo.

Así, se podrá obtener una visión completa del funcionamiento de la aplicación para fichar en el trabajo.

Enseñar desde RRHH el uso de aplicaciones para fichar en el trabajo es fundamental para maximizar su eficacia y aceptación. La clave está en hacer que el proceso de aprendizaje sea lo más claro y accesible posible, facilitando la comprensión de las mismas.

¿Sencillo, verdad? Para descubrir más acerca de estas aplicaciones para fichar en el trabajo y otras de RRHH no dudes en visitar el blog de Sesame HR. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!