¿Cómo organizar la documentación laboral de forma eficaz?

Gestor documental

La gestión documental se trata de una serie de prácticas que se utilizan para administrar documentos de todo tipo, que se reciben y se crean desde organizaciones o empresas. Su objetivos son almacenar y facilitar la recuperación de estos, además de eliminar aquellos que ya no son necesarios. Para esto se aplican los principios de racionalización y economía.

Aplicando esto a las empresas y al departamento de los recursos humanos… ¿Con qué cantidad de documentos deben trabajar estos profesionales en su día a día? Información sobre empleados, nóminas, planes de mejora, encuestas de clima laboral, contratos… Este tipo de información, además, se ha de almacenar en la empresa con el objetivo de tener acceso a ella cuando sea necesaria.

A día de hoy, muchas empresas todavía siguen optando por guardar todo en formato físico, convirtiendo sus oficinas en una especie de biblioteca repleta de carpetas de información. No obstante, se trata de un sistema de gestión documental bastante obsoleto debido a los problemas que puede generar como el traspapeleo o la vulnerabilidad de la información, que queda expuesta a toda aquella persona que pueda acceder a las instalaciones. Por todo ello, hoy en día los sistemas de gestión documental digital cobran más sentido que nunca.

El gestor documental de Sesame

En Sesame entendimos la problemática de gestionar la documentación relacionada con los empleados y por ello decidimos hacerlo sencillo, creamos un espacio en el que gestionar toda la información de los trabajadores de una forma fácil y eficaz, creamos el gestor documental.

Con la función de gestor documental, incluida en Sesame, el el departamento de recursos humanos puede compartir documentación con los empleados. Se trata de un lugar al que acceder en cualquier momento a todos los justificantes médicos, bajas laborales, ausencias y otro tipo de justificantes que aporten los empleados.

Desde el punto de vista del empleado, este puede subir documentación a su apartado personal para compartirlo con sus supervisores y/o departamento de recursos humanos.

De esta manera, como administrador, permite compartir la documentación importante con los empleados de forma segura y on-line. Y como empleado, permite acceder a toda la documentación relacionada con la relación laboral desde cualquier lugar, en cualquier momento.

Las principales características que destacamos de nuestro gestor documental son:

  • 3 roles: posibilidad de gestionar los documentos desde distintos tipos de rol: empleado, RRHH y admin.
  • Centralización: todos los documentos de tu empresa disponibles y clasificados para encontrarlos fácilmente.
  • Notificaciones: notifica a los trabajadores al subir un nuevo documento.
  • Encriptación: sistema de encriptación con acceso único por usuario. ¡Todo a salvo!

Además, también se puede acceder al gestor documental a través de la app de Sesame. Por lo que la documentación puede ser consultada y gestionada desde cualquier dispositivo móvil.

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