Documentos de RRHH básicos para una empresa

15 de septiembre, 2021

El departamento de recursos humanos, naturalmente, se encarga de todos los temas que guarden relación con el personal de la empresa. Las funciones que cumple dicho departamento pueden ser muy amplias y diversas. Por esta razón, lo mejor es fijar un protocolo de actuación para cada actividad.

Para que el departamento en cuestión pueda desempeñar una correcta labor, debe tener a su alcance una serie de documentos de rrhh esenciales y almacenarlos de forma ordenada en un organizador de documentos, para evitar pérdidas y papeles traspapelados.

Tipos de documentos de rrhh

No todos los departamentos humanos de las empresas tienen que ser iguales, realmente, todos se diferencian; más que todo depende de la envergadura que posea la compañía. Existen unas funciones básicas que debe realizar el responsable de recursos humanos y son muy distintas entre ellas. Debemos contar con diferentes documentos de rrhh para agilizar el trabajo en dicho departamento.

Realmente son muchos los documentos con los que debe contar este departamento en específico. Pero tal como sucede en cualquier otra oficina, existe una serie de documentación sin la cual no podría cumplir sus funciones más básicas. A continuación, hablaremos un poco acerca de estos documentos de rrhh.

Documentos Administrativos

Las actividades jurídico-administrativas del departamento de rrhh comprenden la emisión de nóminas, la contratación de empleados, la contratación de seguros, entre otros. Se puede decir que, esta tarea es la más burocrática del departamento en cuestión.

• Contrato de trabajadores: todos los trabajadores de una empresa deben tener un contrato donde se especifique la actividad que van a realizar, detallando las horas dedicadas y el coste. Se trata de un documento habitual que determina qué tipo de relación conlleva el empleado con la empresa. Por otro lado, si existe alguna compensación o ascenso en el puesto del empleado, hay que revisar el contrato y especificar los cambios que se produjeron.
• Recibos de nómina: es el documento que especifica lo que el trabajador cobra por sus servicios al final del mes o por semana (según sea el acuerdo establecido con la empresa). Para justificar el pago de la cantidad de dinero se necesita emitir una nómina. El contenido de dicha nómina normalmente identifica al empleado, el precio por hora del trabajador, el periodo de liquidación, percepciones, deducciones, modo de pago, entre otros.

Documentos de planificación del personal

Para llevar a cabo una eficaz y correcta producción empresarial, es necesario planificar el trabajo a desarrollar. Este documento le ayudará al empleado a saber específicamente cuándo debe trabajar y a la empresa a saber cuándo puede disponer de su mano de obra.

• Calendario de trabajos: el calendario de trabajo especifica. Los días que se trabajarán en la empresa y la producción que se debe realizar. Se trata de un documento imprescindible para determinar las jornadas de producción de los empleados contratados en una empresa.
• Turnos de los empleados: es un derivado del documento anterior; básicamente es un documento de los turnos de trabajo. Si se trata de una empresa la cual trabaja bajo múltiples turnos, es necesario indicarles a los trabajadores en qué turno organizan y trabajan la producción de cada día.

Documentos de rrhh sobre gestión de los empleados

La gestión de empleados se refiere directamente al grupo de medidas que se desarrollan en torno a las necesidades humanas. Esta tarea se enfoca en conocer qué función ejerce cada empleado y cuándo tiene que hacerlo.

• Ficha de los empleados: se trata del documento donde se guarda la información profesional y personal de cada empleado. Las empresas, básicamente, almacenan toda la información de sus empleados en su Base de Datos para tener un control de ellos. En dicha información, se incluyen datos de su información académica, contacto, contacto de emergencias, etcétera.
• Control de fichajes: en cualquier empresa es necesario controlar la jornada laboral de los trabajadores, por esta razón, se debe implementar un sistema de control de horario. Existen diversas empresas que se encargan de usar softwares que funge como un gestor documental para llevar el control de los fichajes de la empresa.
• Gestión de bajas laborales: en todo momento existe la posibilidad de que algún trabajador esté de baja por alguna enfermedad. Si el trabajador no acude a la oficina deberá gestionarse un documento que especifique la baja por enfermedad o baja laboral.
• Gestión de vacaciones de los empleados: todo empleado tiene derecho a descansar y hacer uso de sus vacaciones. Para ello, se necesita hacer una gestión eficiente de las vacaciones de los trabajadores para que esto no afecte la producción en la empresa. Este tipo de documento en específico permite establecer las vacaciones de los trabajadores y desarrollar un control del trabajo.

En este punto, habrás notado la importancia de la gestión de los documentos de rrhh básicos para cualquier empresa. También puedes utilizar un software de rrhh y gestión documental como lo es Sesame, para llevar a cabo todas aquellas tareas referentes al departamento de recursos humanos que a ti te dan tantos dolores de cabeza.