2 de julio, 2024

En el mundo empresarial, la gestión de recursos humanos es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización. Los documentos de RRHH juegan un papel crucial en esta gestión, asegurando que se cumplan todas las obligaciones legales y se mantenga una administración eficiente del personal.

En este artículo, exploraremos los tipos de documentos de RRHH esenciales que toda empresa en España debe tener en cuenta.

Tipos de documentos de RRHH

No todos los departamentos de RRHH de las empresas tienen que ser iguales, realmente, todos se diferencian; más que todo depende de la envergadura que posea la compañía. Existen unas funciones básicas que debe realizar el responsable de recursos humanos y son muy distintas entre ellas. Debemos contar con diferentes documentos de RRHH para agilizar el trabajo en dicho departamento.

Realmente son muchos los documentos con los que debe contar este departamento en específico. Pero tal como sucede en cualquier otra oficina, existe una serie de documentación sin la cual no podría cumplir sus funciones más básicas.

Así pues, los documentos de RRHH se pueden categorizar en diferentes tipos según su finalidad y uso dentro de la empresa. Estos son algunos de los principales:

Documentos administrativos.
Documentos de planificación del personal.
Documentos de gestión de los empleados.

Documentos administrativos

Las actividades jurídico-administrativas del departamento de RRHH comprenden la emisión de nóminas, la contratación de empleados, la contratación de seguros, entre otros. Se puede decir que, esta tarea es la más burocrática del departamento en cuestión.

Contratos de trabajo

El contrato de trabajo es uno de los documentos más importantes. En España, estos contratos deben cumplir con las normativas del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015) y pueden ser de diferentes tipos: indefinidos, temporales, de formación y aprendizaje, entre otros.

Todos los trabajadores de una empresa deben tener un contrato donde se especifique la actividad que van a realizar, detallando las horas dedicadas y el coste. Se trata de un documento habitual que determina qué tipo de relación conlleva el empleado con la empresa.

Por otro lado, si existe alguna compensación o ascenso en el puesto del empleado, hay que revisar el contrato y especificar los cambios que se produjeron.

Recibos de nómina

Las nóminas son documentos obligatorios que detallan el salario de los empleados, incluyendo deducciones y aportaciones a la Seguridad Social. Estas deben ser entregadas mensualmente y cumplir con lo estipulado en el Real Decreto 1620/2011.

Por tanto, es el documento que especifica lo que el trabajador cobra por sus servicios, bien a final de mes o por semana (según sea el acuerdo establecido con la empresa). El contenido de dicha nómina normalmente identifica al empleado, el precio por hora del trabajador, el periodo de liquidación, percepciones, deducciones, modo de pago, entre otros.

Certificados de empresa

Estos documentos son necesarios para diversas gestiones, como la solicitud de prestaciones por desempleo. Incluyen información sobre el historial laboral del empleado y deben estar correctamente actualizados y firmados por la empresa.

Documentación de la Seguridad Social

Es esencial mantener al día todos los documentos relacionados con la Seguridad Social, como los boletines de cotización (TC1 y TC2) y los certificados de estar al corriente con las obligaciones de pago. Esto garantiza que la empresa cumple con sus deberes fiscales y legales.

Documentos de planificación del personal

Para llevar a cabo una eficaz y correcta producción empresarial, es necesario planificar el trabajo a desarrollar. Este documento le ayudará al empleado a saber específicamente cuándo debe trabajar y a la empresa a saber cuándo puede disponer de su mano de obra.

Calendario de trabajo

Especifica los días que se trabajarán en la empresa y la producción que se debe realizar. Se trata de un documento imprescindible para determinar las jornadas de producción de los empleados contratados en una empresa.

Turnos de los empleados

Es un derivado del documento anterior; básicamente es un documento de los turnos de trabajo. Si se trata de una empresa la cual trabaja bajo múltiples turnos, es necesario indicarles a los trabajadores en qué turno organizan y trabajan la producción de cada día.

Plan de formación

En España, la Ley 30/2015 establece la necesidad de un plan de formación continuo para los empleados. Este documento debe incluir las acciones formativas que se llevarán a cabo, sus objetivos, duración y los recursos necesarios. Es una herramienta clave para mejorar las competencias del personal y aumentar su productividad.

Evaluaciones de desempeño

Las evaluaciones de desempeño son cruciales para medir el rendimiento de los empleados y determinar sus necesidades de desarrollo. Estas evaluaciones deben ser periódicas y objetivas, basadas en criterios claros y previamente establecidos. Además, son fundamentales para tomar decisiones informadas sobre promociones, incrementos salariales y planes de carrera.

Planificación de plantillas

La planificación de plantillas permite a la empresa prever las necesidades de personal a corto y largo plazo. Incluye análisis de puestos de trabajo, previsión de contrataciones y análisis de rotación. Este documento ayuda a mantener un equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda de trabajo dentro de la empresa.

Documentos de RRHH sobre gestión de los empleados

La gestión de empleados se refiere directamente al grupo de medidas que se desarrollan en torno a las necesidades humanas. Esta tarea se enfoca en conocer qué función ejerce cada empleado y cuándo tiene que hacerlo.

Ficha de los empleados

Se trata del documento donde se guarda la información profesional y personal de cada empleado. Las empresas, básicamente, almacenan toda la información de sus empleados en su base de datos para tener un control de ellos. En dicha información, se incluyen datos de su información académica, contacto, contacto de emergencias, etcétera.

Control de fichajes

En cualquier empresa es necesario controlar la jornada laboral de los trabajadores, por esta razón, se debe implementar un sistema de control de horario. Existen diversas empresas que se encargan de usar softwares que funcionan como un gestor documental para llevar el control de los fichajes de la empresa.

Gestión de vacaciones

Todo empleado tiene derecho a descansar y hacer uso de sus vacaciones. Para ello, se necesita hacer una gestión eficiente de las vacaciones de los trabajadores para que esto no afecte la producción en la empresa. Este tipo de documento en específico permite establecer las vacaciones de los trabajadores y desarrollar un control del trabajo.

Políticas y procedimientos

Son documentos que establecen las normas y expectativas dentro de la empresa. Pueden abarcar una amplia gama de temas, desde la política de vacaciones hasta el código de conducta. Es importante que estos documentos sean claros y estén disponibles para todos los empleados, asegurando que todos conozcan sus derechos y obligaciones.

Comunicaciones internas

La gestión de las comunicaciones internas es fundamental para mantener a todo el personal informado y alineado con los objetivos de la empresa. Incluye circulares, boletines informativos y cualquier otra forma de comunicación oficial dentro de la empresa. Estos documentos deben ser claros y precisos para evitar malentendidos.

Gestión de bajas laborales

En todo momento, existe la posibilidad de que algún trabajador esté de baja por alguna enfermedad. Si el trabajador no acude a la oficina, deberá gestionarse un documento que especifique la baja por enfermedad o baja laboral.

Gestión de incidencias y sanciones

La documentación de cualquier incidencia o sanción disciplinaria es vital para mantener un registro claro y transparente. Esto incluye desde amonestaciones por incumplimiento de las normas hasta sanciones más graves. Estos documentos deben ser gestionados con cuidado, asegurando el cumplimiento de los derechos laborales y las normativas vigentes.

En este punto, habrás notado la importancia de la gestión de los documentos de RRHH básicos para cualquier empresa. También puedes utilizar un software de RRHH y gestión documental como lo es Sesame, para llevar a cabo todas aquellas tareas referentes al departamento de recursos humanos que a ti te dan tantos dolores de cabeza.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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HR Content Specialist

Documentos de RRHH básicos para una empresa

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