El chat interno de empresa imprescindible para mejorar la comunicación

canales de comunicación interna en la pyme

¿Tienes un chat interno de empresa? Si es así, seguro que estás aprovechando sus ventajas. Pero si tu organización todavía no lo usa, está dejando escapar una de las herramientas de comunicación interna más poderosas que tenemos. El uso chat interno nos permite mejorar la productividad de la empresa, siempre que esté bien empleado. En un entorno hipercompetitivo como el actual, no sacar el máximo rendimiento a una herramienta como el chat interno de empresa puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Qué es el chat interno de empresa

Por si todavía hay algún despistado que no lo conozca, el chat interno de empresa es una herramienta para compartir mensajes y archivos entre los trabajadores. La gran ventaja respecto a otros sistemas como el correo electrónico es que se comunica en tiempo real. Gracias al chat interno de empresa se acaba con las eternas cadenas de correos electrónicos. Generalmente, el software está en la nube; y funcionan del mismo modo que los chats personales de mensajería instantánea.

Así, a través del chat interno de empresa se pueden crear grupos de trabajo privado. Cada equipo de trabajo, departamento o proyecto puede contar con su propio chat. Basta con dos trabajadores para crear un grupo cerrado y que compartan sus mensajes en privado. Lógicamente, los grupos abiertos incluyen a todos los trabajadores de la empresa. Es muy importante distinguir estos chats internos de los chats externos. No tiene nada que ver con los software tipo contact center con los que se ofrece atención al cliente.

Contar con un chat interno de empresa es una excelente solución para las compañías con equipos o compañeros en remoto o teletrabajando. En cierto modo, permite comunicarse con ellos como si estuviesen en las instalaciones de la empresa. Si hablamos de nombres, seguramente Slack es el más utilizado en todo el mundo. Los grandes nombres tecnológicos también han desarrollado sus chats internos. Google cuenta con Hangouts Chat, Microsoft ofrece Teams a sus usuarios… y el software de rrhh de Sesame HR también te ayudará a mejorar la comunicación interna con un chat.

Herramientas de comunicación interna: el chat en vivo

Gracias a la creación de canales, el chat interno permite organizar las conversaciones por temas o canales. No hay límite, pueden crearse tantos canales como sea necesario. Además de los fijos, como el de un departamento o un proyecto, puede haber otros para temas puntuales. La privacidad es una de sus grandes ventajas. Puedes incluir a las personas que quieras, y quienes no tengan por qué estar al día de un tema quedarán excluidos de ese chat. Así, se controla mejor el flujo de información.

Utilizar este programa de comunicación interna también permite hacer un repaso cronológico muy efectivo. Cuando quieres informarte sobre un tema, o si una persona se incorpora al proyecto, solo tiene que leer ese chat para saber cómo está la situación. Podrá ver todos los intercambios de información, comunicaciones o los documentos que se han compartido. Además de chats por escrito, estas herramientas de comunicación interna también admiten videollamadas o compartir archivos. Así, varios trabajadores pueden editar documentos a la vez.

A estas alturas ya sabrás que la comunicación interna es fundamental para generar un buen clima de trabajo. Por eso, el chat interno no refuerza la comunicación en la empresa en lo profesional, también en el plano personal. Se pueden crear grupos o canales de personas de confianza más allá del trabajo. El típico grupo donde quedas a comer con los compañeros, decidís dónde se va a almorzar o se prepara un afterwork. De este modo, podemos separar los mensajes importantes de los menos relevantes, algo que con el correo electrónico no pasa. Tras introducir el chat interno de empresa, la bandeja de correo electrónico tendrá menos tráfico.

Cómo mejorar la comunicación en una empresa con el chat interno

El plan o programa de comunicación interna debería regular el uso del chat interno en la empresa. Su uso tiene muchas más ventajas que inconvenientes, con el plus de que podemos acceder al mismo desde cualquier lugar. Aun así, si buscas cómo mejorar la comunicación en una empresa con el chat interno hay una serie de pautas que deberíais seguir, y que no pueden faltar en vuestra estrategia de comunicación interna.

  • Establecer unas normas: hay que definir qué información se compartirá a través del chat interno y cuál no. El objetivo es evitar que la información se comparta por varios canales, o que se pierda. Cada trabajador debe saber dónde encontrarla.
  • Canales serios y superfluos: los canales de trabajo son para cuestiones de trabajo. Hay que utilizar cada canal para lo que corresponda. Mantenerse fiel a la estructura y no mezclar conversaciones o enviar mensajes no relacionados con el trabajo es la mejor forma de sacarles partido.
  • Establecer canales prioritarios: silenciar los canales menos urgentes permite recibir menos notificaciones y centrarse en los chats más relevantes para el día a día.
  • Hora límite: hay que respetar el derecho a desconectar. Conviene fijar una hora límite, o utilizar la función de no molestar.

Siguiendo estas pautas, será más fácil sacarle el máximo partido al chat interno de empresa. Cuando se produce un uso abusivo o excesivo del mismo, el efecto es el contrario e incluso puede lastrar la productividad. Sin embargo, bien utilizado es la mejor forma de facilitar una comunicación efectiva en la empresa. El trabajo será más eficiente, se fortalece la relación entre empleados y favorece el trabajo colaborativo. Cada trabajador puede aportar su granito de arena, lo que sin duda dinamiza el talento.

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