El reto de la gestión documental en el teletrabajo, ¿Cómo afrontarlo?

La gestión de documentos en el trabajo en remoto

El los últimos tiempos el teletrabajo se ha convertido en tendencia, además, se ha visto una necesidad debido a la crisis del coronavirus. Excepto para aquellos oficios en los que se necesita el trabajo físico o la prestación de servicios en persona, como pueden ser los sectores de la hostelería o la construcción, trabajar desde casa conlleva numerosos beneficios. Además, si se gestiona de la forma adecuada puede llegar a ser muy productivo, tanto para la empresa como para los trabajadores.

No obstante, hasta el momento, todavía muchas empresas se mostraban reacias a implantarlo en su sistema de trabajo. Algo que se ha visto forzado para aquellas empresas que querían continuar con su actividad comerciar durante la época de confinamiento.

El problema es que estas empresas, que no contemplaban el trabajo en remoto como una posibilidad, han tenido que implantar este sistema de trabajo sin demasiada planificación. Algo que han sabido aprovechar y sacar beneficio las empresas que sí que contaban con un buen plan para implantar el teletrabajo que englobaba todos los aspectos esenciales de la empresa, como, por ejemplo, la gestión documental.

La gestión documental o gestión de documentos se trata de un conjunto de prácticas utilizadas para administrar documentos de todo tipo, que se crean y reciben en organizaciones. Se trata de una actividad muy antigua y muy importante dentro del sector laboral, en el que diariamente se crean documentos para dejar plasmados acuerdos, contratos, nóminas… Por ello, resulta crucial realizar una buena elección de las herramientas o software de gestión documental, más todavía si la empresa se encuentra en situación de teletrabajo.

¿Cómo realizar una buena gestión documental en el teletrabajo?

Para que el teletrabajo sea efectivo los trabajadores/as han de poder acceder a sus documentos cuando los necesiten, desde cualquier lugar. Si fuera de otra forma sería contraproducente. Y aquí es donde entra la buena praxis en la gestión documental.

Entre los beneficios de la gestión documental durante el teletrabajo, encontramos:

  • Aumento de la satisfacción de los clientes.
  • Aprovechamiento de la información empresarial.
  • Mejora de productividad y reducción de ineficiencias.

No obstante, todavía son muchas las empresas las que no toman ventaja de todos estos beneficios. Pero, ¿cómo podrían hacerlo?

Para realizar una buena gestión documental durante el teletrabajo es muy importante contar con las herramientas necesarias y con la formación de los trabajadores en ellas. Es por ello que te recomendamos los sistemas de gestión documental, como el que ofrecemos en Sesame. Estos sistemas ofrecen la plataforma tecnológica necesaria para realizar las tareas de acceso, gestión, administración y almacenamiento de documentos empresariales, y, además, de una forma segura.

Gracias a la implementación de esta función en Sesame, cada empleado puede acceder a sus gestión de documentos con su usuario y contraseña, a través de su propio perfil. Por lo tanto, esta documentación se encuentra en un espacio seguro.

Uno de los inconvenientes del teletrabajo suele ser la falta de comunicación, puesto que los trabajadores/as no se encuentran en la oficina de forma presencial. Esto resulta en complicaciones a la hora de, por ejemplo, firmar documentos o realizar comunicados relacionados con ellos. Algo que desde Sesame hemos eliminado gracias a las herramientas de comunicación. Las cuentas administrativas pueden, por ejemplo, enviar una notificación en la que avisan a un empleado de que su nómina está disponible. Este puede acceder a ella y devolverla firmada en pocos minutos gracias a que los contenidos se alojan en el gestor documental y a la función de firma electrónica.

Como ves, teletrabajo y digitalización son un tándem que caminan en la misma dirección. No puede entenderse el uno sin el otro, y pensar en ellos como una unidad es garantía de un trabajo eficaz y fluido.

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