7 sistemas de gestión documental ideales para tu empresa

1 de diciembre, 2022

Con tantas opciones disponibles, puede ser difícil saber por qué tipos de sistemas de gestión documental optar. Las ventajas de un sistema de este tipo son innumerables, pero tomar la decisión correcta para tu empresa puede ser complicado.

Ahí es donde entramos nosotros. En este artículo, te presentaremos los tipos de gestores documentales más comunes del mercado.

También te daremos algunos consejos sobre cómo elegir el gestor documental más adecuado para tu empresa. Sigue leyendo y aprende todo lo que necesitas saber.

Elementos de un sistema de gestión documental

Existen varios tipos de sistemas de gestión documental. Pero hay algunos elementos clave que los suelen conformar. En su mayoría, este sistema está compuesto por cuatro elementos principales:

• El repositorio de documentos: es el lugar donde se almacenan todos los documentos y archivos necesarios para el funcionamiento de la empresa.
• El catálogo de documentos: permite a los usuarios buscar y encontrar con facilidad los documentos que necesitan.
• Las herramientas de administración y seguridad: ayudan a controlar quién puede acceder a qué documentos. Además de asegurar que los documentos estén protegidos contra el acceso no autorizado.
• Las herramientas de colaboración: permiten a los usuarios trabajar juntos en los documentos y compartirlos de forma sencilla.

Estas son solo algunas de las cosas que hay que tener en cuenta al buscar un sistema de gestión documental para tu empresa. 

También tendrás que pensar en el presupuesto y en qué características son importantes para ti. Y así podrás elegir qué tipos de sistemas de gestión documental se ajustan mejor a tus necesidades.

Tipos de sistemas de gestión documental

Hay muchos tipos de sistemas de gestión documental. Pero lo más común es clasificarlos según el tipo de soporte de almacenamiento. Dando paso a los sistemas manuales, electrónicos e híbridos.

A continuación, te los explicamos con un poco más de detalle:

1. Los sistemas manuales son aquellos en los que los documentos se almacenan físicamente en archivadores o carpetas. Este sistema suele utilizarse en pequeñas empresas u organizaciones que tienen un número limitado de documentos.
2. Los sistemas electrónicos almacenan los documentos en formato digital y se puede acceder a ellos electrónicamente. Es más eficiente que el manual, ya que permite el acceso a los documentos de forma rápida y sencilla. Por eso suele usarse en empresas medianas y grandes que tienen un gran número de documentos.
3. Los sistemas híbridos son una combinación de los anteriores. Los documentos se digitalizan y se almacenan en una base de datos, pero también se archivan de forma física.

Este último sistema es ideal para aquellas empresas que necesitan acceder a los documentos de forma rápida y sencilla. Pero que también necesitan tener una copia física de los mismos.

Si aún cuentas con un sistema manual, es posible que te preguntes por qué digitalizar la gestión documental de tu compañía. Tómate tu tiempo y medítalo.

Clasificación según tipo de documentos

Los tipos de sistemas de gestión documental también se pueden dividir según el tipo de documentos que almacenan en las empresas. Y estos pueden clasificarse en sistemas de:

1. Gestión de documentos empresariales: almacenan los documentos de RRHH de la empresa. Se puede permitir el acceso a ellos a diferentes departamentos y áreas de la misma. Eso incluye contratos, justificantes médicos, nóminas, currículums…
2. Almacenamiento de registros: se trata de documentos que se deben conservar durante un tiempo determinado, como las facturas o el registro de la jornada laboral.
3. Gestión del flujo de trabajo: son sistemas que permiten gestionar todos los documentos relacionados con un proyecto o tarea, desde su creación hasta su finalización.
4. Tratamiento de contenidos e imágenes: se utilizan para almacenar y gestionar los textos y las imágenes relacionadas con la actividad de la empresa.

En función de la finalidad del sistema, se pueden usar uno o varios de estos tipos de sistemas de gestión documental.

Por eso, es importante tener en cuenta las necesidades de la empresa para elegir el sistema más adecuado.

Sistemas de gestión de documental más utilizados

En 2022, se espera que el 64% de las empresas empleen algún tipo de sistema de gestión documental basado en la nube.

Esto se debe en gran parte a la creciente necesidad de accesibilidad y flexibilidad en el lugar de trabajo.

También se espera que el número de empresas que adoptan soluciones de gestión de documentos móviles aumente.

Ya que estos gestores de documentos de empleados ofrecen a los empleados la flexibilidad de trabajar desde cualquier sitio en cualquier momento.

Cuando se trata de los distintos tipos de sistemas de gestión documental, hay algunos que se emplean más que otros.

Uno de estos sistemas es Sesame HR. Es un software diseñado para ayudar a las empresas a gestionar sus procesos de RRHH.

Permite a los empleados de RRHH acceder a los documentos y compartirlos de forma fácil. También facilita el seguimiento de los archivos del resto de plantilla.

Sesame HR, tu tipo de sistema de gestión documental

Si estás buscando algo sencillo para llevar el control de los documentos laborales, Sesame HR es perfecto para tu empresa.

Ofrece soluciones que ayudarán a mejorar el proceso de administración de trabajo. Y engloba varios tipos de sistemas de gestión documental.

Con Sesame HR podrás almacenar justificantes de trabajo, nóminas y tickets con rapidez y seguridad. 

Además, las firmas de los documentos tendrán validez legal desde el primer momento. Y gracias a la encriptación harás todas tus gestiones a través del sistema seguro.

Es una excelente manera de reducir los costes administrativos en tu empresa. Al tiempo que maximizas la productividad mediante la rápida firma digital de documentos laborales sin salir de tu oficina.

También podrás administrar tus recursos humanos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.

En resumen, los tipos de sistemas de gestión documental elegidos para tu empresa dependerán de varios factores.

Sin embargo, Sesame HR es una gran opción para empresas de todos los tamaños, ya que es asequible y fácil de usar.

Si quieres saber más sobre nuestro software de RRHH, sigue leyendo en nuestra sección de recursos. Tenemos muchas más guías y artículos para ti. ¡Te esperamos!