Gestión documental en la empresa: cómo se lleva a cabo y quién la gestiona

27 de noviembre, 2023

Toda empresa genera una gran cantidad de documentos que necesita poner en orden para disponer de ellos de forma sencilla. Por eso, el proceso de gestión documental es uno de los más importantes en las compañías.

Pero, ¿cómo aprovechar un gestor documental para empresas? Te contamos todo sobre cómo realizarlo en tu entidad en este artículo dedicado a ello. ¡Sigue leyendo para descubrirlo!

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es un conjunto de prácticas y procesos diseñados para organizar, almacenar, recuperar y gestionar documentos o archivos de manera eficiente a lo largo de su ciclo de vida.

En cuanto a la gestión documental en las empresas, se trata de una disciplina que aborda la creación, distribución, uso, almacenamiento y disposición final de documentos, ya sean en formato físico o digital. La idea es optimizar el flujo de datos en una organización para garantizar su accesibilidad, seguridad y cumplimiento normativo.

Cómo se realiza la gestión documental de la empresa

Ahora que ya se conoce qué es la gestión documental, es aconsejable conocer cómo garantizar una correcta gestión de documentos de la empresa con el fin de contar con la conformidad legal y facilitar la eficiencia operativa.

Desde la captura hasta el almacenamiento y la recuperación, cada paso en el proceso de gestión documental desempeña un papel crucial. Para llevar a cabo este proceso es necesario:

Capturar los documentos

El primer paso en la gestión documental en empresas es la captura de documentos. Esto puede incluir, entre otros:

• Contratos laborales.
• Formularios de recursos humanos.
• Evaluaciones del desempeño. 

La digitalización de documentos físicos y la creación de archivos electrónicos son algunas de las prácticas más comunes en esta etapa. La captura precisa es esencial para garantizar que la información sea completa y fácilmente accesible.

Clasificación y organización

Una vez capturados, los archivos deben clasificarse y organizarse de manera lógica. Este paso de la gestión de documentos conlleva la asignación de categorías y metadatos con la finalidad de facilitar la búsqueda y la recuperación eficiente de documentos en el futuro. 

La correcta organización de los archivos es clave para evitar la pérdida de tiempo de los empleados de RRHH y de recursos en la búsqueda de información vital.

Almacenamiento seguro

Uno de los puntos más importantes de la gestión documental es realizar un almacenamiento seguro. Para ello, las compañías pueden optar por soluciones en la nube o en ciertos sistemas de gestión documental.

En la actualidad existen diferentes softwares de gestión de personal que permiten facilitar esta tarea, como el programa de Sesame HR para gestión de RRHH. Dichos sistemas suelen contar con controles de acceso para proteger la información.

Recuperación eficiente

En ocasiones encontrar o recuperar un documento puede ser una tarea complicada. Sin embargo, uno de los objetivos de la gestión documental es contar con programas que ofrezcan búsquedas rápidas y un mejor filtrado por categorías.

Así pues, los sistemas de gestión documental que se pueden encontrar hoy en día conllevan búsquedas rápidas y un filtrado por categorías, agilizando el proceso de recuperación de documentos y aumentando la productividad.

Permite controlar las versiones y cumplir con la normativa

En los entornos digitales, la gestión documental a menudo incluye el control de versiones para realizar un seguimiento de las modificaciones realizadas en un documento a lo largo del tiempo. Estas ayudan a actualizarlo de forma sencilla.

Por otro lado, una de las finalidades de la gestión documental es preocuparse por cumplir con las regulaciones y políticas relacionadas con la retención y el manejo de documentos. Esto es especialmente crítico en industrias altamente reguladas.

Ayuda a la eliminación segura

En caso de querer deshacerse de documentos que no se vayan a emplear, se deberán eliminar tanto de forma física como digital, siempre realizándose de forma segura. Los programas de gestión documental permiten eliminarlos de forma sencilla y cumpliendo con la ley de protección de datos.

Quién gestiona la gestión documental de los trabajadores

En el contexto de los recursos humanos, la gestión documental puede llevarse a cabo por varios actores, involucrando a diferentes partes dentro de la entidad. Entre los principales actores responsables están los siguientes:

Departamento de Recursos Humanos

El departamento de Recursos Humanos juega un papel central en la gestión documental de los trabajadores. Son los responsables tanto de la creación, recopilación y actualización de documentos relacionados con empleados desde que un nuevo miembro del equipo llega.

Entre algunos archivos que se manejan están: contratos, evaluaciones y registros de formación, así como la gestión de nóminas.

Gerentes y supervisores

Los gerentes y supervisores o responsables de un área también desempeñan un papel clave al gestionar documentos. En este caso se trata de una gestión de documentos relacionados con la productividad laboral, revisiones y cualquier documentación específica del equipo a su cargo.

Equipo informático

El equipo informático o los administradores de sistemas son los responsables de implementar y mantener los sistemas de gestión documental en las empresas. Esto incluye la configuración de la infraestructura necesaria y la garantía de la seguridad de los documentos.

Tips para organizar una buena gestión documental

Algunos consejos para conseguir una correcta gestión documental en la empresa son los siguientes:

• Digitalizar documentos en papel que existan, mejorando así la eficiencia de los procesos.
• Centralizar el contenido de la corporación en un mismo repositorio para poder encontrarlo de forma más sencilla.
• Establecer una correcta clasificación y categorización de documentos, para que el programa pueda encontrarlo de forma rápida.
• Asignar controles de acceso dependiendo del tipo de documento.
• Establecer autorizaciones dependiendo del área y de las responsabilidades de cada uno.
• Hacer un buen uso de los metadatos para estructurar la información y optimizar la gestión de documentos.
• Estandarizar modelos de documentos.
• Incentivar la colaboración entre departamentos.
• Administrar las versiones de documentos existentes, pudiendo tener un control sobre la caducidad de los documentos y las nuevas versiones.

Si se siguen todos estos pasos se puede tener una buena gestión documental en las empresas. Descubre mucho más acerca de la gestión de Recursos Humanos en el blog de Sesame HR donde contamos con todo tipo de artículos y guías para el usuario. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!