Control de gastos
Gestión de gastos de empresa: 8 consejos optimizarla
¿No sabes por dónde empezar la gestión de gastos de empresa? Te dejamos 8 consejos para que los apliques en tu empresa. ¡Léenos en el blog!
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Mireya Ruiz
HR Consultant
30 de abril, 2025
Para que un negocio funcione tranquilamente no basta con obtener un resultado positivo o beneficio. Se necesita una estructura que asegure una correcta gestión de gastos en la empresa.
¿Todavía no sabes cómo llevar un correcto control? Aquí te dejamos algunos tips para el control de gastos en tu compañía. ¡Presta atención a todo lo que te contamos!
¿Qué son los gastos de gestión de una empresa?
Lo primero que toda empresa debe tener claro es ¿qué son los gastos en una compañía? Si no se conocen es complicado realizar una buena gestión de gastos en la empresa.
Se entiende por gastos aquellos desembolsos que la entidad debe realizar para poder producir. Entre algunos de ellos están:
- Remuneración del trabajo del personal.
- Amortización del inmovilizado.
- Intereses de préstamos.
Dichos desembolsos suelen llevar consigo una factura en la que se pueden ver los pagos realizados y la cantidad. Por ello, para el control y la gestión de gastos en una empresa se suele tener en cuenta dichos documentos, en los que además se incluye todo tipo de impuestos, como el IVA.
¿Por qué se debe llevar un control de gastos?
Toda compañía debe llevar de una forma u otra un sistema de gestión de gastos para conocer sus resultados. Para hallar los mismos, se suele realizar la diferencia entre los gastos y los ingresos para un ejercicio o periodo concreto.
Asimismo, más allá de conocer los resultados, se deben saber cuáles son los orígenes de dichos resultados y líneas de negocio, productos, servicios o proyectos más rentables. La idea es conocer cuáles son los más útiles y rentables para la entidad.
De esta manera, se conoce si el negocio es rentable y cómo actuar en caso de que se dé alguna situación de crisis. Si no sabes cómo controlar los gastos en una empresa, te damos algunas claves en el apartado siguiente.
8 consejos para gestionar los gastos de una empresa
La gestión de gastos en una empresa es una de las tareas más importantes en una entidad. Para ello se deben tener en cuenta los siguientes consejos:
1. Identificar y analizar los gastos
Analizar los gastos es primordial si se quiere entender hacia dónde va el dinero de la compañía. Una vez se tiene el listado, se deben clasificar en categorías según el tipo de gastos:
- Fijos.
- Variables.
- Mixtos.
- Directos.
- Indirectos.
Para una correcta gestión de los gastos de empresa deberás calcular el promedio por categoría del último año. De esta forma, se da a conocer qué parte del negocio está consumiendo dichos recursos financieros, así como para comprobar si es posible reducirlos de algún concepto.
2. Elabora un presupuesto
Tras realizar un análisis de gastos y conocer el comportamiento de la entidad, es el momento de realizar un presupuesto acorde para el siguiente ejercicio, el cual servirá de guía durante el mismo.
De esta forma, la gestión del control de gastos será más fácil de llevar. En este caso, se podrá dividir cuánto dinero se planea emplear a cada equipo por un período definido. Así pues, un presupuesto tiene un propósito claro que es servir de apoyo para un correcto manejo de los recursos financieros.
3. Revisar y evaluar los gastos cada cierto tiempo
La revisión de la gestión de los gastos de empresa normalmente se realiza al final del año, para identificar en qué áreas o proyectos se gastó más o cuáles fueron los gastos inesperados. Esta información es muy útil para realizar el presupuesto del año siguiente y adaptarlo al comportamiento financiero de la entidad y sus necesidades.
4. Consigue una solución de control de gastos sencilla
Otro de los tips para el control de gastos en la empresa es contar con un programa en el que poder ir anotando los gastos perfectamente. De esta forma, se reducen los posibles errores que se puedan dar.
En la actualidad, existen una gran cantidad de sistemas de gestión de gastos, como el de Sesame HR. Con él podrás facilitar a tu equipo una solución sencilla en la que anotar los gastos, así como controlarlos en tiempo real. Estos software son especialmente interesantes para aquellas compañías grandes en las que puede ser más complicado llevar el control.
5. Ser constante en el control de los mismos
Lo ideal es registrar los gastos de forma sistemática y organizada. Antes se hacían con hojas de Excel, pero ahora se puede hacer con cualquiera de las aplicaciones. Sin embargo, es importante anotar cada día los movimientos que se realicen, ya que si no se pueden olvidar fácilmente.
6. Permite la conciliación bancaria
Muchos sistemas de gestión de gastos permiten la conciliación bancaria. Así se pueden detectar diferencias entre gastos e ingresos. Esta tarea se puede realizar de forma diaria o semanal, consiguiendo así un control más preciso.
7. Automatizar facturas recurrentes
Otra de las posibilidades que brindan hoy en día dichos softwares son la automatización de gastos periódicos, evitando así gran parte del trabajo y aumentando la productividad laboral. De esta forma, se pueden registrar de forma rápida y automática todos los gastos que se tengan.
Por otro lado, para una correcta gestión de gastos de empresa, se deberán registrar los tickets de los mismos y los pagos con tarjeta. En muchas compañías, sobre todo grandes, los justificantes se pierden por el camino y es difícil conseguir duplicados.
No obstante, sin justificante, el gasto no es deducible fiscalmente, por lo que puede suponer un gran problema si no se realiza correctamente. Hoy en día, escanear o registrarlos es posible de la mano de los sistemas de gestión de gastos que existen.
8. Formar a los empleados
La plantilla que incurre en dichos gastos debe ser consciente del uso de dicho software y del presupuesto disponible para cada área. Por ello, es interesante contar con un plan de gestión de gastos en la empresa y una política que se pueda comunicar a la plantilla.
En dicha política se deben marcar las reglas y procedimientos a seguir por los trabajadores. Además, se les deberá enseñar cómo usar el software correctamente para conseguir el máximo rendimiento del mismo.
¿Cuáles son los 4 tipos de gastos en una empresa?
En el ámbito empresarial, los gastos se clasifican comúnmente en cuatro categorías principales: fijos, variables, directos e indirectos. Comprender y gestionar adecuadamente estos tipos de gastos es esencial para una planificación financiera eficaz y una toma de decisiones informada.
1. Gastos fijos
Son aquellos que permanecen constantes en el corto plazo, independientemente del nivel de producción o ventas de la empresa. Estos gastos no fluctúan con la actividad operativa y deben ser cubiertos incluso si no hay producción. Ejemplos incluyen:
- Alquiler de locales u oficinas
- Salarios del personal administrativo
- Seguros
- Servicios públicos básicos
Estos gastos proporcionan estabilidad financiera y son previsibles, lo que facilita la elaboración de presupuestos y la planificación a largo plazo.
2. Gastos variables
Son aquellos que cambian en proporción directa al nivel de actividad de la empresa. A medida que aumenta la producción o las ventas, estos gastos también aumentan, y viceversa. Ejemplos comunes son:
- Materias primas
- Comisiones por ventas
- Costos de envío
- Consumo de energía en procesos productivos
La gestión eficiente de los gastos variables permite a las empresas adaptarse rápidamente a cambios en la demanda y optimizar los márgenes de beneficio.
3. Gastos directos
Son aquellos que pueden atribuirse directamente a la producción de un bien o servicio específico. Estos gastos están directamente relacionados con la creación del producto final. Algunos ejemplos incluyen:
- Costos de materias primas utilizadas en la fabricación
- Salarios del personal de producción
- Costos de maquinaria específica para un producto
Identificar y controlar los gastos directos es crucial para determinar el costo real de producción y establecer precios competitivos.
4. Gastos indirectos
Son aquellos que no pueden asignarse directamente a un producto o servicio específico, pero que son necesarios para el funcionamiento general de la empresa. Estos gastos respaldan las operaciones, pero no están vinculados a una unidad de producción concreta. Ejemplos incluyen:
- Salarios del personal administrativo
- Costos de mantenimiento de instalaciones
- Gastos de marketing y publicidad
- Servicios de limpieza y seguridad
Una gestión adecuada de los gastos indirectos ayuda a mantener la eficiencia operativa y a reducir costos generales.
¿Qué desafíos existen en la gestión de gastos de una empresa?
La gestión de gastos empresariales enfrenta diversos desafíos que pueden afectar la eficiencia operativa y la salud financiera de una organización. A continuación, se detallan algunos de los principales retos:
Falta de visibilidad y trazabilidad de los gastos
Muchas empresas carecen de una visión clara y en tiempo real de sus gastos, lo que dificulta la identificación de áreas de mejora y la toma de decisiones informadas. Esta falta de visibilidad puede llevar a gastos innecesarios o duplicados.
Procesos manuales y propensos a errores
La dependencia de métodos manuales, como hojas de cálculo, para el registro y seguimiento de gastos aumenta el riesgo de errores humanos, pérdida de información y fraudes internos. Además, estos procesos suelen ser lentos y poco eficientes.
Cumplimiento normativo y fiscal
Las regulaciones fiscales y contables están en constante cambio, y las empresas deben asegurarse de cumplir con ellas para evitar sanciones. La falta de automatización y control puede dificultar el cumplimiento de estas normativas.
Gestión inadecuada del flujo de caja
Un control deficiente de los gastos puede afectar negativamente al flujo de caja, poniendo en riesgo la liquidez de la empresa y su capacidad para cumplir con obligaciones financieras a corto plazo.
Falta de integración entre departamentos
La ausencia de una plataforma centralizada para la gestión de gastos puede generar descoordinación entre departamentos, lo que dificulta el seguimiento y control de los gastos a nivel organizacional.
Resistencia al cambio y adopción tecnológica
Implementar nuevas herramientas y procesos digitales puede enfrentar resistencia por parte del personal, especialmente si no se proporciona la capacitación adecuada o si las soluciones no son intuitivas.
Optimiza la gestión de gastos de tu empresa con Sesame HR
Optimizar la gestión de gastos en tu empresa es fundamental para mejorar la eficiencia operativa, reducir errores y fortalecer la salud financiera. Sesame HR se presenta como una solución integral que centraliza y automatiza el control de gastos, ofreciendo múltiples ventajas:
Centralización de la gestión de gastos
Con Sesame HR, todos los gastos de la empresa se gestionan desde una única plataforma, eliminando la necesidad de utilizar múltiples herramientas y facilitando el seguimiento y control de los gastos en tiempo real.
Digitalización y automatización con tecnología OCR
La aplicación permite a los empleados registrar sus gastos al instante mediante la captura de fotos de los tickets. Gracias a la tecnología OCR, los datos se extraen automáticamente, reduciendo errores y agilizando el proceso de registro.
Tarjetas corporativas físicas y virtuales
Sesame HR ofrece la emisión de tarjetas corporativas, tanto físicas como virtuales, con la posibilidad de asignar límites personalizados. Esto permite un control más preciso de los gastos y reduce la necesidad de reembolsos en nómina.
Gestión eficiente de reembolsos
La plataforma incluye una sección específica para la gestión de reembolsos, donde se registran los gastos del empleado y se refleja el importe que la empresa debe abonar, facilitando el proceso y evitando adelantos de dinero por parte del empleado.
Control de gastos de kilometraje
Sesame HR permite gestionar los gastos de kilometraje sin necesidad de herramientas adicionales, calculando automáticamente el coste por desplazamiento y proporcionando una visión clara de los recorridos realizados.
Cumplimiento normativo y seguridad
El sistema está homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), asegurando el cumplimiento de las normativas fiscales y garantizando la seguridad en la gestión de los datos financieros.
Análisis detallado y toma de decisiones informada
La plataforma ofrece informes detallados y análisis de los gastos, permitiendo identificar patrones, detectar irregularidades y optimizar los recursos financieros de la empresa.
Sesame HR proporciona una solución completa y eficiente para la gestión de gastos empresariales, integrando herramientas que facilitan el control, reducen errores y mejoran la toma de decisiones financieras. Regístrate y solicita una demo 100% gratis con nuestro equipo de especialistas, así puedes evaluar sus funcionalidades y determinar si se adapta a las necesidades específicas de gestión de gastos de tu empresa.
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