Guía de onboarding para establecer el proceso de incorporación de empleados

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Establecer una bienvenida de calidad permite que las nuevas incorporaciones se adapten de forma sencilla al nuevo puesto de trabajo. Por este motivo, es necesario que la empresa establezca una guía de onboarding con la que acoger a los empleados.

¿No sabes cómo realizar el proceso de onboarding de empresa? Para ayudarte hemos elaborado una guía completa sobre cómo realizarlo. ¡Sigue leyendo!

Cómo llevar a cabo un proceso de incorporación de empleados

Cuando una persona nueva se incorpora a una organización, suele ocupar un puesto o una vacante antigua, por lo que necesitará un tiempo para adaptarse. Para facilitar esos primeros días e incluso meses, es aconsejable contar con un proceso de incorporación a una empresa. 

Una buena guía de onboarding es aquella que busca establecer un proceso que convenza a los empleados y los integre sin problemas. En dicha experiencia se tiene en cuenta cada detalle desde el día de su llegada hasta pasados unos meses.

Este proceso también puede denominarse inducción de personal. Con una guía de onboarding, se busca contar con un procedimiento mediante el cual se quiere no solo orientar, también ayudar y formar a un empleado recién llegado.

Para ello, la organización debe otorgar todos los recursos y herramientas para realizar su trabajo. ¿Quieres saber más? Aquí te dejamos todos los pasos a seguir. 

Guía de onboarding paso a paso

Para contar con un proceso de incorporación de personal de calidad, se debe establecer una guía de onboarding en las que se recojan los siguientes pasos:

Preparar la documentación para la contratación

Entre otros aspectos que debe establecer la guía de onboarding para el momento de la contratación están:

  • Elaborar un cronograma de contratación. En él, hay que mostrar cómo será el transcurso, desde el reclutamiento hasta la incorporación que se va a realizar, estableciendo las entrevistas oportunas.
  • Contar e identificar el punto de contacto entre Recursos Humanos y el nuevo personal. Es aconsejable disponer de una persona que sirva como mentor para los primeros días.
  • Avisar al equipo informático para solicitar claves de acceso o IDs en caso de que sea necesario.
  • Crear un archivo del nuevo personal donde guardar cualquier formulario o documento que se deba completar, para ello puedes apoyarte en una base de datos de empleados.
  • Establecer en la guía de onboarding cuánto durará el mismo, cómo se medirá y cuáles son los puntos clave a tener en cuenta.

Preparar todo para el primer día

Antes de que el nuevo trabajador se incorpore es recomendable tener en cuenta este paso de la guía de onboarding. En él hay que:

  • Mantener el contacto con el candidato para confirmar la fecha de inicio, hora, lugar, código de vestimenta o documentos que deberá aportar. Asimismo, permite realizar cambios o adaptarse en caso de que sea necesario.
  • Preparar un kit de bienvenida en el que se incluya: manual del empleado, objetivos, políticas de la empresa, ventajas, resumen de los documentos requeridos por RRHH o una explicación detallada de sus funciones.
  • Agendar con anticipación cuáles serán las reuniones del nuevo miembro e informar a su mentor para que le ayude el primer día.
  • Cuidar y preparar el área de trabajo de la persona, ya sea presencial o en remoto, para que cuente con todas las herramientas imprescindibles para poder empezar a trabajar.

Prepara una buena acogida

Durante el proceso de incorporación en la empresa, especialmente el día que se comienza, se debe tener en cuenta los siguientes factores:

  • Contar con una bienvenida calurosa en la que se explique todo lo que tiene que saber. 
  • Ofrecer a los trabajadores en remoto una guía de onboarding en la que se expliquen los sistemas de gestión de proyectos y los softwares a utilizar.
  • Dejar claras las expectativas laborales, objetivos del departamento, horarios y políticas de descanso que sigue la compañía.
  • Proporcionar una lista con contactos de la empresa de interés.

Durante las primeras semanas

Las primeras semanas en un proceso de incorporación de personal son clave. Por ello, habrá que realizar controles regulares para conocer si el nuevo miembro del equipo se está adaptando. 

Así se puede saber si hay alguna duda o problema que haya surgido. De igual forma, permite hablar del desempeño y la orientación del nuevo empleado con su supervisor o mentor para identificar posibles áreas problemáticas.

En el transcurso de los primeros meses

Durante los primeros meses en la guía de onboarding hay que planificar la realización de diferentes evaluaciones del desempeño al nuevo miembro. Transcurrido este tiempo se prepara la última en la que medir los objetivos SMART, KPI’s o la aclimatación en general.

Con dichas evaluaciones se lleva a cabo una reunión con el supervisor o compañero para ver si el empleado ha obtenido la orientación requerida o si requiere alguna adicional. Se pueden realizar ajustes de responsabilidad y presentar tareas o proyectos más complejos.

Todo ello, solicitando un feedback por parte del trabajador para ver si el puesto se alinea a sus necesidades y expectativas.

Tips para establecer un buen proceso de incorporación

A la hora de realizar la guía de onboarding se debe tener en cuenta ciertos consejos con los que mejorar los resultados:

  • Reunir a los equipos y departamentos e informar de la incorporación de los nuevos empleados.
  • Recopilar de forma eficiente información sobre los objetivos que se tiene y quién forma parte del organigrama del negocio.
  • Planificar un plan de carrera desde el primer día a las siguientes semanas.
  • Dar la información necesaria, sin excederse, ya que eso puede abrumar al trabajador.
  • Contar con un clima laboral motivado y sano, trabajando por conseguirlo y evitar cualquier problema.
  • Tener claro qué documentación se necesitará para la formalización del contrato de trabajo.
  • Contar con un software de Recursos Humanos como el de Sesame HR con el que disponer de una guía de onboarding y diferentes funcionalidades que ayudan a medir el desarrollo y valorarlo.

Si se tienen en cuenta todos estos consejos durante el proceso de incorporación de personal en una entidad, se facilitará este procedimiento, ayudando a que los nuevos trabajadores estén motivados e integrados.

Ahora ya sabes cómo hacer una guía de onboarding, solo queda ¡ponerse manos a la obra! Para más información sobre este y otros temas de RRHH no dudes en visitar nuestro blog donde encontrarás múltiples guías y artículos. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!

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