Pasos del proceso de inducción de personal

28 de septiembre, 2022

La inducción de personal es el proceso que permite a trabajadores recién llegados familiarizarse con la nueva empresa. Es similar al proceso de onboarding. Durante el mismo, conocerá la filosofía empresarial, cultura corporativa, historia, políticas de empresa, patrones de conducta, etc.

Un buen onboarding facilita la adaptación del trabajador a la empresa. Es más, el proceso de inducción puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de la contratación. Puede ser un gran condicionante en el rendimiento del trabajador. Debería seguir un protocolo predefinido, y hay dos tipos:

• Inducción de personal informal: es el contacto inicial entre el recién llegado y sus nuevos compañeros, quienes resuelven las dudas que pueda tener. La desarrolla cualquier empleado.
• Inducción de personal formal: la lleva a cabo una persona designada para ello. Cuenta con una serie de indicaciones por escrito para facilitar la adaptación al recién llegado.

A estos dos tipos de inducción de personal, hay que añadir un onboarding general y otro específico para su puesto. En este último, es fundamental la participación de sus nuevos superiores. En cualquier caso, la inducción de personal debe cumplir con una serie de pasos que a continuación te presentamos.

Inducción de personal previa: antes de la incorporación

Unos días antes de que el nuevo trabajador llegue a la empresa, habría que enviar un e-mail previo a la incorporación. Más allá de darle la bienvenida a la organización, debe incluir la agenda del primer día. En ella aparecerán quién lo recibirá -o por quién preguntar- y qué se hará.

También podemos incluir las instrucciones para llegar a la oficina, dónde aparcar o el acceso al aparcamiento de la empresa. También deben adjuntarse datos relevantes como la existencia de una cafetería, código de vestimenta, etc. Deberíamos adjuntar el manual de bienvenida a la empresa.

El primer día: la sesión de bienvenida

Es fundamental que el primer día comience con la sesión de bienvenida. Puede ser individual o grupal, si se han producido varias incorporaciones. Este primera etapa de la inducción de personal es más específica. Haremos un tour por las oficinas, la presentación general y se puede hacer alguna actividad de team building.

A continuación pasamos a la inducción de personal específica según el puesto que se ocupará. En este punto, se presenta el organigrama y los equipos o medios con los que se trabajará. Hay que ofrecer al nuevo empleado las claves, contraseñas o tarjetas de acceso que necesitará en su día a día.

No hace falta decir que, llegados a este punto, ya se habrá realizado la firma del contrato. Si no se ha firmado antes del primer día, se hará a la llegada a las instalaciones de la empresa. También es importante resolver las dudas que puedan surgir durante la inducción de personal.

Integración y formación del nuevo trabajador

Uno de los objetivos de la inducción de personal es facilitar una rápida adaptación al puesto de trabajo. Ya hemos dicho que para ello se pueden desarrollar actividades de team building. Otro aspecto fundamental es la colaboración de los compañeros. Jugarán un papel clave en el proceso de integración.

Tampoco podemos perder de vista la formación del empleado. Muchas veces, tenemos que formar a las nuevas incorporaciones, generalmente una formación muy específica. La formación será parte del proceso de inducción de personal, pues es otro elemento clave para su adaptación al nuevo puesto de trabajo, sus tareas y responsabilidades.

Reuniones del plan de inducción de personal

Muchas veces nos desentendemos del onboarding tras esta etapa inicial. Sin embargo, la inducción de personal nos exige un seguimiento más o menos formal. Incluso aunque parezca que la adaptación al puesto de trabajo ha sido exitosa, puede haber dudas o fallos. El seguimiento se hará a varios niveles:

• Reuniones one to one con el colaborador: permiten conocer de primera mano su opinión, sus sensaciones en el nuevo puesto de trabajo. También resolver dudas o aclarar cuestiones.
• Reuniones con los managers: Recursos Humanos debería reunirse con los superiores para asegurarse de que el proceso avanza correctamente. En caso contrario, se pueden repetir algunas fases del mismo.
• Reuniones informales: encuentros casuales en el ascensor, comiendo o en la máquina de café donde nos interesamos por la adaptación.
• Mentor: una figura que acompaña al nuevo trabajador durante el onboarding. Debería ser alguien de su mismo departamento o equipo, o el propio empleado al que sustituirá.

Cómo hacer el seguimiento de la inducción de personal

Puedes tener tus protocolos de inducción de personal, pero… ¿cómo hacemos el seguimiento? Si solo hemos incorporado a una persona será relativamente fácil, pero la cosa se complica si hay varias caras nuevas. Y lo hace todavía más cuando están en diferentes etapas del onboarding o trabajan en distintos departamentos.

La respuesta a esta pregunta pasa por contar con un buen software de recursos humanos como Sesame HR. Entre las muchas funciones que ofrece está el onboarding, que facilita el desarrollo de la inducción de personal. Por ejemplo, puedes hacer una checklist de onboarding para asegurarte que no se completan todos los pasos.

A la vez que haces el seguimiento de la inducción de personal, puedes asignar tareas de onboarding a los responsables, o añadir comentarios sobre la inducción. Del mismo modo que se cuida el onboarding, también podemos gestionar el offboarding cuando se marcha un empleado.

Recuerda que las primeras impresiones son clave para el éxito de las incorporaciones. Empezar con buen pie es fundamental, y el proceso de inducción será decisivo. ¿Quieres saber más sobre la inducción de personal? ¡No te pierdas los contenidos sobre onboarding del blog de Sesame HR!