Claves para gestionar e implementar un canal de denuncias

14 de febrero, 2023

Incorporar un canal en la empresa que permita dar voz a todos los trabajadores es una tendencia cada vez más común en el contexto actual. Por ello, en este artículo te enseñaremos cómo implementar un canal de denuncias de forma exitosa. ¡Sigue leyendo!

Cómo implementar un canal de denuncias en la empresa

El protocolo de un canal de denuncias ha de estar completamente estructurado. Seguir los pasos adecuados te garantizará el éxito de este proceso, y evitará múltiples problemas.

¿Cómo implementar un canal de denuncias? Los más destacados son los siguientes:

1. Incorporar todas las vías de comunicación disponibles

La transformación digital no es ajena a ningún canal de denuncias. Por esta razón, a la hora de definir los diferentes canales de comunicación, el ordenador o el teléfono móvil han de ser algunos de los principales.

Recuerda que es fundamental que sea cual sea la vía elegida ha de garantizar el anonimato.

2. Dotar al canal de un reglamento

Es importante que se limite el uso del buzón a todo lo que sea estrictamente necesario. No debe verse como un lugar donde dejar quejas o sugerencias sobre la empresa.

Por tanto, el equipo que designes para ello deberá elaborar una normativa que explique adecuadamente el uso de este canal.

3. Incluir a un responsable

¿Cómo implementar un canal de denuncias de forma correcta? Estos han de tener a un responsable que se ocupe de gestionar todas las incidencias que puedan producirse y llegar al buzón.

No es indispensable que sea una única persona, sino que puedes delegarlo a un equipo u órgano que esté colegiado.

4. Establecimiento de un protocolo

Además de la normativa, también es importante la elaboración de otro documento que determine el proceso a seguir en este canal.

El proceso de investigación también ha de definir la persona o el equipo que se encargará de cada una de las tareas hasta la resolución de cada expediente.

5. Registrar todas las denuncias

Cualquier incidencia que se denuncie ha de estar recogida en un libro.

Todos los trámites, investigaciones y resoluciones de cada caso es importante que estén completamente documentadas.

6. Publicitar el canal de denuncias

Una vez ya se ha puesto en marcha el canal de denuncias, es fundamental que se pueda difundir adecuadamente.

Es recomendable que incluyas una sección en la página web de tu negocio para que todos los empleados puedan detectarlo fácilmente.

7. Designar a un responsable de protección de datos

Este canal de denuncias es obligatorio para todas las empresas que tenga más de 50 empleados. Al mismo tiempo, otra de tus obligaciones cuando implementas acciones de este tipo es nombrar a un delegado de protección de datos.

Su objetivo será el de garantizar que los datos personales de los denunciantes, así como el de las personas denunciadas y los testigos, están protegidos en todo momento.

Qué Ley contempla un canal de denuncias

A partir de este 2023, la obligatoriedad de un canal de denuncias estará directamente relacionada con el número de trabajadores que tengas en tu empresa. De ahí la importancia de saber cómo implementar un canal de denuncias.

Si es mayor a 50 deberás implementarlo. La ley del canal de denuncias está recogida en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019.

Esta legislación se conoce también popularmente como la Directiva Whistleblower. Establece la existencia de dos tipos de denunciante. Por un lado, el que lo hace de manera formal, y por otro, el que prefiere mantener su anonimato.

Sea cual sea el caso que elija el denunciante, el protocolo ya establece mecanismos para protegerlos en caso de sufrir cualquier tipo de ataque físico o psicológico. También si existe algún tipo de soborno o tráfico de influencias.

No obstante, también pone mucho hincapié en que las denuncias que se lleven a cabo sean siempre fidedignas y comprobables.

Por ejemplo, no es posible utilizar estos canales para denunciar con mala intención o utilizando información de acceso público.

Aunque en el Código Penal ya existían leyes que protegían a los denunciantes en el caso de fraude o blanqueo de capitales, esta nueva directiva extiende este objetivo a otros tipos de denuncias en España.

Además, debe ser el denunciado el que pruebe su inocencia cuando se produzca una denuncia de este tipo. Algo que suele ser al revés en la mayoría de los delitos tipificados.

Las multas por violar esta directiva pueden llegar a ser muy costosas para la compañía, llegando hasta los 50 000 euros.

Por esta razón, incorporar un software de recursos humanos especializado puede ayudarte a cumplir con la legislación vigente. Además, cuenta con otras muchas funcionalidades, entre las que se incluyen llevar a cabo una encuesta de clima laboral.

Beneficios de la directiva whistleblower

La Directiva Whistleblower es un nuevo paso hacia la lucha contra la corrupción y la violación de los derechos laborales. Uno de los mayores beneficios que puedes encontrarte con esta legislación es una democratización de los denunciantes.

Esta ley se encarga de proteger a todos los denunciantes, independientemente del puesto que ocupen en el organigrama de la empresa.

La meta principal está en dotar de confianza y de un proceso sencillo al empleado, animándole a denunciar. Además, se evitan así posibles represalias en el futuro, especialmente cuando su objetivo es mejorar las condiciones laborales y también la situación de la compañía.

Se prioriza siempre la posibilidad de denunciar, al delito de divulgación de secretos corporativos o información personal.

Algunas de las áreas que abarcan esta nueva directiva van desde la contratación de personal hasta la protección de los productos o servicios que se ofertan, así como los derechos del consumidor.

Como conclusión, saber cómo implementar un canal de denuncias es de vital importancia, ya que con la legislación actual hay compañías que tienen la obligación de llevarlo a cabo.

Adicionalmente, las multas por violación de esta legislación pueden llegar a ser muy elevadas. Disponer de un software de recursos humanos especializado es un gran paso adelante para la eficiencia de la compañía.

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