Las mejores herramientas de comunicación interna para tu empresa

19 de octubre, 2021

Muchos directores de RRHH luchan por conectar mejor con sus equipos. Por ello, te ofreceré soluciones prácticas para mejorar la comunicación interna en tu empresa. Exploraremos diversas herramientas de comunicación interna, desde apps divertidas hasta plataformas de colaboración, evaluando sus ventajas y desventajas. Con esta información, podrás elegir la opción que mejor se ajuste a las necesidades de tu equipo. ¡Prepárate para transformar la comunicación interna y motivar a tus empleados!

La importancia de la comunicación interna en la empresa

• Mantén a tus empleados informados. La comunicación interna es vital para lograr una mayor eficiencia y productividad de la empresa. Es importante que tus empleados sepan qué está pasando para que estén alineados con los objetivos de la compañía y se sientan parte de ella.
• Mejora la motivación de tus empleados. Si no comunicas a tus empleados los logros y éxitos de la empresa, no podrán sentirse identificados con ella. La comunicación interna incrementa la motivación de los trabajadores y refuerza su compromiso con la organización.
• Detecta problemas a tiempo. Una buena comunicación interna te permite conocer las inquietudes y problemas de tus empleados a tiempo. Puedes recoger información valiosa que te ayude a mejorar procesos y maximizar la eficiencia.
• Crea un buen clima laboral. La comunicación fluida entre jefes y empleados y entre compañeros crea un buen ambiente de trabajo donde todos se sienten escuchados y valorados. Esto se traduce en mayor productividad y menores índices de rotación.

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Errores comunes de comunicación interna en empresas

• La falta de transparencia. Cuando los empleados no conocen el motivo detrás de ciertas decisiones, se generan rumores y desconfianza. Como directivo, es importante comunicar toda la información relevante que afecte a la organización.
• La desconexión entre departamentos. Si no fomentas la colaboración y el trabajo en equipo, es probable que cada área actúe como un silo. Esto dificulta el flujo de información y lastra la productividad.
• La formación de sus empleados. Es crucial invertir en el desarrollo del equipo para que se sientan valorados. Además, contar con trabajadores cualificados que dominen las nuevas tecnologías es clave para el éxito de cualquier compañía.

En definitiva, con un poco de esfuerzo, lograrás motivar a tu equipo y alcanzar los objetivos corporativos.

Las mejores herramientas de comunicación interna para empresas

La idea de establecer varios canales de información efectivos supone la implantación de herramientas de comunicación interna. Mediante ellas pueden multiplicarse los resultados, los ingresos y los beneficios de la organización.

Todas las empresas, deben cuidar la comunicación interna para crear una marca atractiva, aportar valor añadido, disminuir la tasa de rotación del personal y mejorar la competitividad.

En definitiva, fortalecer la comunicación interna de la empresa ayuda a que la experiencia de los empleados sea positiva y que el ambiente laboral sea mucho mejor. A continuación, repasamos un listado de herramientas de comunicación interna que no pueden faltar en tu empresa.

1. Encuestas de clima laboral

Una de las funcionalidades de nuestro software de RRHH es que puedes enviar encuestas en tiempo real para optimizar la cultura corporativa y conocer así las opiniones de tus empleados.

Sabes lo importante que es conocer la opinión de tus empleados y poder tomar decisiones basadas en datos. Las encuestas de clima laboral son una de las mejores herramientas para lograrlo.

• Facilidad de uso. Las encuestas online te permiten diseñar cuestionarios personalizados de forma sencilla. Puedes incluir preguntas de opción múltiple, escalas de valoración y comentarios abiertos. También puedes programar recordatorios automáticos para aumentar la participación.
• Anonimato y confidencialidad. Garantizan el anonimato de los participantes, lo que les anima a responder con sinceridad. Además, los resultados agregados impiden identificar respuestas individuales.
• Análisis de datos. Una vez finalizada la encuesta, obtienes informes detallados con gráficos y porcentajes que te permiten analizar los resultados y tomar decisiones informadas. Algunas herramientas incluso te ofrecen recomendaciones personalizadas.

👉 Las encuestas laborales online son una herramienta de gran utilidad para conocer la opinión de tus empleados de forma anónima y confidencial. Además, si te apoyas en los datos recopilados de forma periodica en los informes de RRHH que te ofrece Sesame HR, podrás detectar áreas de oportunidad y realizar mejoras continuas. ¡Anímate a probarlos y pide una demo ya!

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2. Vídeos

Los vídeos son una de las herramientas de comunicación interna más efectivas. Permite transmitir mensajes de forma visual y dinámica. Puedes grabar vídeos de todo tipo:

• El vídeo corporativo. Es ideal para anunciar novedades importantes de la empresa como nuevas políticas, valores o planes estratégicos. Debe tener una duración corta, alrededor de 2 minutos, y ser dinámico y profesional. Puedes incluirlo en la intranet, newsletters o redes sociales internas.
• Vídeos tutoriales. Son muy útiles para explicar procesos o herramientas de trabajo. Muestra cómo realizar una tarea paso a paso de forma visual. Debe durar entre 3 y 5 minutos. Puedes grabarlos con tu móvil o cámara e incluirlos en la intranet o plataforma de aprendizaje de la empresa.
• Entrevistas. Es una buena forma de humanizar la comunicación interna y dar visibilidad a directivos y empleados. Puedes entrevistar a un nuevo responsable de área o empleado del mes. Las preguntas deben enfocarse en su trayectoria profesional, valores y visión. Una entrevista de 3 a 4 minutos es ideal.

Los vídeos favorecen la participación y el engagement. Pero para que sean efectivos debes cuidar la calidad de imagen y sonido, duración adecuada y contenido relevante para los empleados. Además, es importante promocionarlos en los canales internos y alentar a los empleados a verlos y comentarlos.

3. Chat interno

Un chat interno es una herramienta de comunicación en tiempo real que permite a los empleados interactuar entre sí de forma rápida y sencilla. Los chats internos privados o de grupo te permiten resolver dudas al instante, comentar ideas espontáneas y fomentar la colaboración.

Este software de mensajería interna mejora la productividad de los empleados al evitar interrupciones innecesarias y reuniones improvisadas. Además, gracias a sus funciones de archivado y búsqueda, podrás encontrar fácilmente información compartida previamente por tus compañeros.

4. Muro del empleado

Una de las mejores herramientas para fomentar la comunicación interna en tu empresa es el muro del empleado. Se trata de una plataforma en la cual tus trabajadores pueden publicar y compartir contenido, ya sea en forma de posts de actualizaciones, fotos, eventos, logros, etc.

El muro del empleado es una excelente manera de mantener motivados a tus empleados y de fomentar la colaboración y el sentido de pertenencia a la empresa. Les da la oportunidad de expresarse y de interactuar entre ellos de una manera más casual y distendida.

A la hora de elegir una herramienta de este tipo para tu organización, debes tener en cuenta varios factores. En primer lugar, que sea fácil de usar y compatible con los dispositivos móviles, para que tus empleados puedan acceder a ella en cualquier momento y lugar. En segundo lugar, que permita customizar la experiencia de usuario y adaptarla a la imagen de marca de tu empresa.

Por último, es importante que la herramienta cuente con suficientes medidas de seguridad y privacidad, para proteger la información compartida en el muro. Una buena opción es Sesame HR, un software de RRHH con un módulo diseñado específicamente para mejorar la comunicación interna en las empresas.

5. Reuniones y reserva de salas

La organización de reuniones tanto para equipos que trabajan de forma remota como presencial es clave para mantener a todos los miembros del departamento informados y comprometidos.

Antes de convocar una reunión, es importante seguir un protocolo para asegurar que sea productiva, tener claros los objetivos y los participantes esenciales.

Para implementar estas herramientas de comunicación interna de manera efectiva, te recomendamos que repases la checklist de reuniones virtuales o presenciales y así el tiempo invertido sea 100% aprovechable.

Existen diferentes tipos de reuniones que se pueden organizar, destacando dos:

• One to one. Consiste en una interacción individual con algún miembro del equipo. Se puede hacer mensualmente y en horario laboral. Pueden ser informales, como un almuerzo o una pausa para tomar café, lo que fortalece las relaciones internas.
• Reuniones diarias. Conocidas como «daily meetings», son reuniones grupales que se llevan a cabo a diario y suelen durar entre 15 y 20 minutos. Durante estas reuniones, los miembros comparten lo que han hecho el día anterior y discuten los planes para el día presente.

Tener reuniones efectivas es fundamental para cualquier empresa, pero organizarlas puede ser complicado si no cuentas con las herramientas adecuadas. Existen softwares que te permiten agendar reuniones, reservar salas y equipos, y enviar recordatorios a los asistentes para que nadie se pierda.

Al elegir una herramienta para gestionar tus reuniones, busca aquella que se integre con tu calendario corporativo y te permita reservar salas con un par de clics. También valora si te permite añadir detalles como el orden del día, archivos adjuntos o una videoconferencia. Y no te olvides de los recordatorios, son clave para conseguir una buena asistencia.

Con una herramienta de gestión de reuniones adecuada, podrás optimizar este proceso, ahorrar tiempo a tus empleados y mejorar la eficiencia en general.

6. Eventos corporativos

Otra opción de fomentar la comunicación es mediante los eventos corporativos internos. Hay varias opciones que puedes implementar, como son:

1. Actividades outdoor training. Es una actividad formativa. Trata de fomentar las habilidades de los participantes y la superación de retos y ejercicios en espacio al aire libre.
2. Afterworks. Salir del trabajo y desconectar mientras tomas algo con miembros de tu empresa es una buena forma de crear vínculos, de encontrar puntos en común y dejar el estrés a un lado.
3. Business Awards. Estos galardones internos son reconocimientos que aluden a las actitudes, frases o cualquier aspecto emocional. Por ejemplo, el galardón al más gracioso.
4. Juegos corporativos. Aquellos que enlazan la cultura corporativa y la diversión. Un trivial de la empresa o un Q&A, serían algunos ejemplos. 
5. Special days. Consiste en celebrar las fechas especiales del año, con cosas significativas de ese día. Por ejemplo, disfrazarse en Halloween.
6. Travel team. Son viajes que organiza la empresa para sus colaboradores, no hay que confundirlos con los viajes de negocio. Suelen ser viajes asequibles y de un par de días, en los que se programa un destino y sus respectivas actividades.
7. Cooking days. Las jornadas de cocina están muy de moda en las empresas. Se trata de una mañana o una tarde, en la que los participantes asisten a un evento de cocina y experimentan.
8. Family days. Son actividades como cenas, comidas o días en el campo, pero con las familias. Es una buena forma de conocerse y de involucrar a los seres queridos.

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de comunicación interna?

A la hora de elegir una herramienta de comunicación interna para tu empresa, debes considerar varios factores importantes:

Las necesidades de tu equipo. Piensa en lo que tu equipo necesita para comunicarse de forma efectiva. ¿Requieren una plataforma para compartir actualizaciones y archivos? ¿Necesitan un lugar para colaborar en proyectos? Identifica sus necesidades clave para elegir una herramienta que las cubra.

Tu presupuesto. Existen opciones gratuitas, de pago mensual y anual. Elige una opción que se ajuste a tu presupuesto.

Facilidad de uso. Selecciona una herramienta que sea intuitiva y fácil de usar para tu equipo. De lo contrario, es poco probable que la adopten. Busca tutoriales y valoraciones de usuarios para determinar qué tan fácil es usar la herramienta.

Integraciones. Algunas herramientas se integran con aplicaciones como G Suite y Office 365. Esto te permite acceder a todas tus herramientas en un solo lugar. Elige una herramienta que sea compatible con las aplicaciones que ya usas.

Seguridad y privacidad. Asegúrate de que cualquier herramienta que elijas tenga medidas de seguridad robustas y políticas de privacidad claras sobre cómo se almacenan y usan los datos. La seguridad de la información de tu equipo debe ser una prioridad.

En resumen, la comunicación interna es clave para el éxito de cualquier empresa. Escoge herramientas que se adapten a las necesidades de tu equipo y cultura organizativa. Prueba diferentes opciones antes de comprometerte a largo plazo. Sea cual sea la herramienta, lo más importante es fomentar la participación activa de todos. Con constancia y creatividad, encontrarás la manera perfecta de mantener a tu equipo informado, motivado y trabajando en una misma dirección. ¡Suerte en la búsqueda de ese canal ideal de comunicación interna!