Cómo se digitaliza la gestión documental desde el departamento de RRHH

7 de febrero, 2023

La digitalización de la gestión documental ha pasado de oportunidad a obligación. La empresa genera cada vez más documentos. Y es imprescindible tener toda esa documentación almacenada y preparada para su posterior consulta.

Nuestra gestión documental no se puede limitar a guardar los documentos. El orden y la eficiencia son fundamentales para localizarlos rápidamente.

Una gestión documental analógica está desfasada, la gestión documental digitalizada es la única alternativa posible. Vamos a ver en qué consiste y cómo llevarla a cabo.

Digitalización de la gestión documental, ¿qué es?

Por gestión documental entendemos las prácticas y técnicas que permiten optimizar la administración de documentos. De este modo, la empresa puede controlar cualquier actividad y operación. Los procesos se automatizan, facilitando la recuperación de información.

Una gestión documental digitalizada consiste en trasladar al digital todos los documentos que se manejan y generan en la empresa.

Esto incluye desde los contratos de trabajo a los justificantes de las bajas médicas. Pero también facturas, contratos con clientes o proveedores, expedientes, informes, etc.

De este modo, la digitalización de la gestión documental representa un cambio fundamental en nuestra forma de trabajar. Para ser posible, hay que completar un proceso que no siempre es fácil.

Sin embargo, una vez culminemos el proceso aprovecharemos las ventajas de digitalizar la gestión documental:

• Acceso más rápido y fácil a los documentos. A golpe de click, podemos encontrar rápidamente el documento que necesitamos.
• Evitamos almacenar documentos físicos. Se acabaron los archivadores y cajas con documentos que ocupan espacio en la empresa.
• Conservación documental. La empresa está obligada a guardar durante años documentos como el control horario.
• Más ecológico. Ahorramos en consumo de papel, pues no tenemos que imprimirlo todo, y en tinta. Es más ecológico y reducimos costes.
• Ganamos seguridad. Por una parte, evitamos que cualquiera pueda acceder a las copias físicas. Por otra parte, podemos tener copias de seguridad.

La suma de todos estos aspectos supone que la digitalización de la gestión documental es más eficiente. Tanto RRHH como la dirección de la empresa ahorramos tiempo.

Pasos de la digitalización documental

Quizá la digitalización de la gestión documental te parezca un proceso largo y tedioso. Pero nada más lejos de la realidad. Podemos llevar a cabo este proceso en cuatro sencillos pasos.

Toma nota, porque la gestión documental digitalizada revolucionará el día a día en tu organización. Los pasos son los siguientes:

1. Organización de la documentación. Todo comienza reuniendo la documentación que vamos a digitalizar. Por eso, es fundamental que tanto RRHH como la empresa sepan qué se digitalizará y de dónde proceden los documentos.
2. Sistema de escaneo y nomenclatura. En otras palabras, decidir cómo se estructurará nuestra documentación una vez digitalizada. De nada nos servirá digitalizar si el resultado es el caos.
3. Escaneo de la documentación. Habrá que digitalizar los documentos físicos. En cierto modo, este paso viene condicionado por la capacidad de nuestro escáner.
4. Almacenamiento de la información. Algunos programas de digitalización nos permiten automatizar el almacenamiento, lo que facilita las cosas. Tendrás que repetir el proceso con cada documento que llegue a la empresa.

Contar con un software de gestión documental se antoja imprescindible. Una herramienta como Sesame HR ayuda a optimizar el proceso de digitalización de la gestión documental.

Te permite clasificar todos los documentos, una función que se suma a sus funcionalidades como software de Recursos Humanos.

5 trucos para la digitalización de la gestión documental

1. Tener un protocolo de gestión documental digitalizada. Nos dirá qué documentos se pueden digitalizar, cómo se hará la digitalización o cómo nombrar y almacenar los documentos.
2. Utilizar un gestor documental como Sesame HR. Nos ayudan a optimizar la gestión documental de RRHH de la empresa.
3. Formación de los trabajadores. Deberán estar preparados para digitalizar los documentos. Para ello, es fundamental que conozcan los protocolos de digitalización documental.
4. Crear diferentes niveles y permisos. La dirección o RRHH tendrá un nivel de acceso, pero otros perfiles pueden tener acceso restringido a documentos.
5. Revisión de la gestión documental. Para optimizar todavía más el proceso, RRHH debería revisar y evaluar periódicamente los protocolos.

Qué documentos no se pueden digitalizar

A priori, podemos digitalizar cualquier documento. Contratos, facturas, actas, informes, pólizas de seguro, justificantes, pagarés, pedidos, planos y diseños, mapas y diagramas.

Todo documento de la empresa es susceptible de ser escaneado. Por eso es fundamental establecer qué se digitaliza y qué no.

También es cierto que algunos documentos, por sus características, presentan dificultades en su digitalización. Por ejemplo, aquellos en papel de calco, estucado, carbón o fotosensible.

También los documentos doblados, con pliegues o arrugas, perforados… Incluso si el papel es muy fino o demasiado grueso.

¿Quieres saber más sobre digitalización de la gestión documental? Descubre en el blog de Sesame.