¿Por qué disponer de procedimientos de offboarding en la empresa?

Características de un software de offboarding

Tan importante como dar una buena bienvenida a los nuevos trabajadores es saber despedirse de los empleados que abandonan la empresa. Por muy mal que haya sentado en la organización esta salida, o por muy tensa que sea la situación con el futuro exempleado, hay que ser caballerosos y completar los procedimientos de offboarding. Es la mejor forma de acometer la gestión de salida de empleados tanto para quien deja su puesto de trabajo como para la propia organización y puede ser llevada a cabo con ayuda de un software de offboarding y onboarding adecuado.

Importancia de los procedimientos de offboarding

Muchos empresarios consideran que no hace falta desarrollar un plan de offboarding, sino que basta con abonar el finiquito al trabajador que se marcha. Sin embargo, este es un grave error que se puede solucionar muy fácilmente. Una planificación de salida de empleados ayuda a minimizar el impacto en la productividad de la empresa, y además lo hace desde diferentes perspectivas:

  • Una transición ordenada: se puede implicar al empleado que cesa en la transición, por ejemplo haciendo que cohabite unos días con su sustituto. Para ello, antes hay que responder a dos preguntas clave: quién asumirá su trabajo y cómo se coordinará el equipo sin uno de sus miembros.
  • Cierre de actividades pendientes: relacionado con el punto anterior, un offboarding definido puede ser clave para finalizar los proyectos en los que el trabajador que cesa estaba empleado o, al menos, para poder completarlos con éxito incluso sin su presencia. De ahí la importancia de avisar con cierta antelación de la marcha.
  • Buena relación con extrabajadores: de cara a los intereses de la empresa y la imagen de marca, siempre es preferible una salida amistosa que una ruptura traumática. Facilitar las cosas habla bien de la empresa y de sus responsables. Además, quién sabe si tarde o temprano los caminos de empresa y trabajador volverán a cruzarse.
  • Gestión de asuntos legales: unos procedimientos de offboarding claros permitirán la gestión de la documentación del despido, evitando denuncias por despido improcedente. También sirve para tratar los beneficios que el empleado perderá una vez deje la empresa, gestionar la devolución de las tarjetas y claves de acceso, equipamiento y material, teléfono y/o coche de empresa, etc.

¿Por qué se va de la empresa?

Hay una quinta razón para desarrollar los procedimientos de offboarding, pero por su relevancia hay que dedicarle más tiempo: el feedback del trabajador. Dicho de otro modo, el offboarding debería ayudar a entender por qué ha decidido abandonar la corporación. De este modo los responsables de la empresa podrán tomar las medidas pertinentes para reducir la tasa de rotación y evitar que la situación se repite en el futuro. No olvidemos el importante coste de la salida de un empleado.

Por muchas encuestas que se hagan a los empleados, no siempre son totalmente sinceros a pesar de que sean anónimas. Sin embargo, un trabajador que va a salir sí o sí será mucho más sincero que cuando responde a las preguntas de quien le paga el sueldo. Ya no tiene nada que perder, así que la información que aporte puede ser mucho más útil para la empresa, detectando los aspectos que puede mejorar.

Otra razón para apostar por el feedback en los procedimientos de offboarding es aprovechar su experiencia en lo relacionado con la gestión del personal. Si la salida es amistosa, el propio empleado puede encargarse de proponer a sus sustituto, o incluso de dar su visión sobre cómo se organiza la empresa. Ha estado un largo tiempo al pie del cañón, sabe cómo trabajan los que hasta ahora han sido sus compañeros, y siempre puede hacer propuestas interesantes.

Checklist para la gestión de salida de empleados

Dentro de los procedimientos de offboarding puedes hacer una checklist de offboarding similar a las que se hacen para el onboarding. En ella no pueden faltar los diferentes documentos necesarios para la gestión del despido, desde la carta de dimisión o despido hasta el pago del finiquito, cálculo de la indemnización que le corresponda al trabajador, la contabilidad del último salario, días de vacaciones pendientes, etc. Tener previsto cualquier escenario es la mejor forma de evitar sorpresas desagradables.

Cuándo informar a la plantilla de la salida de un trabajador

Un último aspecto a tener en cuenta en la gestión de salida de empleados es comunicarlo al resto de la empresa, especialmente a aquellos trabajadores que trabajan a diario junto al que se irá. Lo más habitual es comunicar la marcha unos 10 días antes de que se produzca. Lógicamente, cuando se trata de un despido traumático y no una salida voluntaria habrá que avisar antes al afectado. Hay que preguntarle cómo quiere que se comunique la noticia a sus compañeros, evitando que se propaguen rumores -ciertos o no- que puedan hacer daño a la organización y sus trabajadores.

Como habrás podido comprobar, la planificación de la salida de empleados es la forma menos dañina para la empresa de afrontar la pérdida de uno de sus miembros. Para los procedimientos de offboarding, la dirección de la empresa puede recurrir a herramientas como el software de recursos humanos de Sesame HR que del mismo modo que ayudan en el onboarding facilitarán la gestión del proceso de despedida del futuro extrabajador.

Regístrate en menos de 5 minutos y descubre cómo puedes digitalizar la gestión de empleados con SesameHR y optimizar tu día a día.