¿Por qué hacer un cronograma de actividades de un proyecto?

cronograma de actividades

Hay muchas formas de enfrentarse a la gestión de los proyectoos, entre ellas la creación de un cronograma de actividades donde aparezcan las diferentes tareas que lo conformen. Se trata de una herramienta muy gráfica, que permite incorporar todas las tareas en el orden en que se deben completar para finalizar con éxito el proyecto y que se puede consultar de forma muy sencilla. ¿Quieres saber por qué deberías utilizar un cronograma?

Ventajas del cronograma de proyecto

Una de las claves del éxito de esta herramienta es que facilitan la supervisión del proyecto y las actividades relacionadas con él. Basta con echarle un simple vistazo para comprobar quién es el responsable de una tarea o cuándo debería estar finalizada. También permite conocer las actividades relacionadas entre sí, aquellas que necesitan que se completen los pasos previos para poderlas llevar a cabo.

Además de una mejor gestión de tiempo, permite gestionar cómodamente los recursos. Se mira el cronograma y se sabe rápidamente cuántos recursos se necesitan para completar con éxito una actividad. Al tener esta información, se pueden asignar los recursos de forma eficiente para tratar de abordar cuantas más tareas sea posible de forma simultánea y avanzar más rápido en el desarrollo del proyecto.

Contar con una herramienta de este tipo para la gestión de tareas cómo la que te ofrece el software de recursos humanos de Sesame también facilita anticiparse a los retrasos. Cuando se ve que las actividades no se completan dentro del plazo previsto, está claro que el proyecto nunca se entregará a tiempo. Tener un cronograma permite recalcular plazos, pero también es una forma de detectar problemas, como atascos o cuellos de botella que impiden avanzar. Una vez identificada la causa, se pueden tomar las medidas pertinentes para seguir con el desarrollo del proyecto.

Relacionado con esto último, el equipo de recursos humanos o la dirección de la empresa tiene más fácil evaluar la eficiencia y productividad de equipos o trabajadores. Si hay un equipo que a menudo va con retraso, a la estela del resto de grupos, quizá sea por falta de preparación para las tareas, problemas entre los miembros del grupo, etc., cuestiones que la empresa debería tratar de solucionar para no dañar su imagen.

Cronograma de proyecto: ¿son exactos los plazos?

A la hora de gestiona un cronograma de actividades hay que tener en cuenta que los plazos siempre están sujetos a un margen de error condicionado por los imprevistos que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto. Según la envergadura que tenga, las tareas a hacer y los recursos humanos y materiales disponibles, el margen de error será mayor o menor; la clave del cronograma de proyecto está en que ofrece una idea muy aproximada.

Entre los condicionantes de los plazos de entrega están las bajas, vacaciones o ausencias imprevistas de los trabajadores. En este sentido, se antoja imprescindible contar con un buen software de recursos humanos como Sesame que permita gestionar correctamente las ausencias de los trabajadores. Tener claro cuándo hace vacaciones cada trabajador o los empleados disponibles en cada momento o por turno será clave para acertar en los plazos del cronograma.

Tipos de cronograma de actividades

Otra de las ventajas del cronograma de proyecto es que ofrece todo tipo de posibilidades. Para que funcione, hay que tener en cuenta el enfoque de la empresa y el tipo de proyecto al que se enfrenta, pero hay tres tipos de cronograma de proyecto muy fáciles de hacer y efectivos que cualquier empresa debería tener en cuenta:

Cronograma de Gannt

Es el más habitual, pues en el eje X hay una barra temporal alrededor de la que se distribuyen las tareas. Cuanto más extensa sea la barra temporal, más tiempo exige cada acción. Con este diagrama es muy fácil seguir y monitorear tareas por fecha de inicio y fin.

Cronograma de Pert

Para aquellas empresas que dan prioridad a las tareas y relaciones entre ellas, no a los plazos de entrega. Cada tarea aparece en un cuadro junto a los procesos, y el orden en que aparecen está sujeto a la prioridad y a la relación entre tareas. Suelen aparecer distribuidas de izquierda a derecha, aunque se pueden utilizar flachas para indicar su relación de causalidad (tarea X permite tareas Y) o dependencia.

Cronograma de hitos

En esta versión, se indican los puntos más destacados de un proyecto (tareas clave, fechas de entrega, reuniones importantes), que van actualizándose a medida que avanza el proyecto. Quizá sea el que tiene un mayor margen de error, pero al utilizarlo es más fácil controlar el tiempo invertido en una tarea, el seguimiento de etapas, quién es el responsable, etc.

No hace falta decir que estos tipos de cronograma son compatibles entre sí. Por ejemplo, se puede utilizar el cronograma de Pert para que todo el mundo tenga clara la relación entre tareas y el de hitos para ir marcando aquellas que ya han finalizado.

Para que el uso de estas herramientas sea realmente eficiente, hay que monitorizar el cronograma de actividades constantemente. Solo así la empresa podrá tomar las medidas adecuadas para hacer frente a los retrasos, sabrá en todo momento en qué punto se encuentra, el ritmo al que se avanza en el proyecto y se obtienen certezas sobre la consecución o no de los plazos y objetivos establecidos.

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