5 pasos para realizar un cronograma de actividades para la empresa desde RRHH

17 de mayo, 2023

Crear un cronograma de actividades es esencial para conseguir cumplir con cualquier proyecto. Solo así conseguirás organizar el trabajo correctamente y saber qué tarea hay que realizar en cada momento.

En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre el cronograma de actividades: qué es, cómo se hace y cuáles son los mejores programas para llevarlo a cabo.

¿Qué es un cronograma de actividades?

El cronograma de actividades es un plan en el que se incluyen todas las tareas de una empresa, así como la fecha en la que vencen. Es muy útil para la gestión de tareas y proyectos, ya que gracias a él podemos ver las actividades tomando un punto de vista más global.

Un plan de actividades típico debe incluir la lista de tareas que se deben completar. También tiene que presentar cada una de ellas en una línea del tiempo. Por último, es necesario que recoja su duración.

Además, un buen cronograma permite dividir cada tarea en hitos más pequeños y asumibles. Así, mejoramos la organización de la empresa y evitamos procrastinar labores demasiado largas y costosas.

Puedes crearlo para multitud de tareas y proyectos: desde planes de comunicación interna a entradas en nuevos mercados.

Cómo crear un cronograma de actividades

Ahora que ya sabes en qué consiste te contamos los pasos para crear un cronograma de actividades más importantes, aunque puedes adaptarlos a las necesidades de tu empresa.

Elaborar el brief

Llamamos brief al informe en el cual vamos a describir qué objetivos perseguimos con el proyecto. Crear un cronograma de actividades tiene que empezar siempre en este paso.

Además, es importante que contenga también los resultados que se esperan. Considera incluir los recursos de los que dispones, por ejemplo, empleados, presupuesto y tiempo.

Ten en cuenta que se trata de un documento de referencia y consulta. Si no lo elaboras correctamente, puedes echar el proyecto a perder.

Crear las tareas

Es hora de traducir el brief en tareas. ¿Qué actividades tengo que llevar a cabo para alcanzar los objetivos marcados? Elabora una lista con todas y cada una de las tareas, y organízalas en función de su complejidad.

Organizar los tiempos

Calcular el tiempo que va a tomar el trabajo no es una tarea sencilla. Es importante que tengas en cuenta que, seguramente, te tocará volver a evaluar algunas de las tareas y alargar los plazos.

No obstante, para llevarlo a cabo correctamente puedes comparar el proyecto actual con otros que ya hayáis realizado en la empresa. Además, contar con un programa adecuado que te dé información sobre la productividad laboral de tus empleados es esencial para establecer un buen calendario.

Establecer dependencias

¿Cómo se relacionan las tareas entre sí? Habrá algunos elementos del proyecto que no podrás llevar a cabo si no has realizado otros anteriormente. Conocer estas dependencias de antemano te va a ayudar a crear el cronograma de actividades de manera adecuada.

Generar el cronograma

Una vez que has realizado todas las acciones anteriores, es hora de elaborar el cronograma. Un buen software de recursos humanos es la herramienta clave para que puedas completar este paso correctamente.

Nosotros te recomendamos que implementes solo aquel programa que te ofrezca funcionalidades específicas con un gestor de tareas. Esto es especialmente importante para que puedas automatizar parte del proceso y seas más productivo.

Es un hecho que vas a tener que readaptar el cronograma a medida que vayas avanzando en el proyecto. Es normal calcular mal algunos tiempos, sobrestimar o subestimar tareas, y tener que repensar el calendario.

No te preocupes. Lo importante es que hayas contado con cierta movilidad de plazos en el momento de elaborar el brief.

Tips para crear un buen cronograma de actividades

Ahora que ya sabes para qué sirve crear un cronograma de actividades, es hora de que tengas en cuenta algunos consejos para realizarlo adecuadamente.

Aunque cada cronograma debe adaptarse a las necesidades específicas del proyecto y de la compañía, te contamos algunos tips que puedes aplicar.

Sé objetivo y realista

Es esencial que los plazos de cada tarea sean realistas y, sobre todo, factibles. Si subestimas las actividades que tienes que llevar a cabo, es posible que todo el proyecto se vea afectado.

Del mismo modo, establecer un calendario demasiado largo también puede tener un impacto negativo.

Comunícate con todo el equipo

Tal y como señala la encuesta Worrisome Workplace Stress Statistic, el 80 % de los empleados se sienten estresados cuando no hay una buena comunicación interna.

Asegúrate de que tus trabajadores tienen acceso al cronograma, lo entienden y lo conocen a la perfección. Deben saber cuáles son las tareas que deben seguir, y también cómo tienen que completarlas. Si se produce un cambio, es importante que lo comuniques.

Utiliza una herramienta de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos es esencial para elaborar cronogramas adecuados. Te permitirá automatizar multitud de tareas y disponer de los datos necesarios para tomar decisiones informadas.

Además, contar con el programa para crear un cronograma de actividades adecuado te ayudará a optimizar tu trabajo.

Ejemplos de programas para crear cronogramas de actividades

En Sesame HR sabemos que un buen programa es fundamental para crear cronogramas y llevar a cabo la gestión de proyectos. Por eso ponemos a tu disposición nuestro software de recursos humanos, con funcionalidades específicas que te ayudarán a realizarlo:

• Base de datos de empleados: esencial para conocer el talento de tu empresa y asignar tareas.
• Evaluación del desempeño: te ofrece la información necesaria para saber cuál es la productividad de los miembros de tu equipo, y cuánto os llevará el proyecto.
• Gestión de tareas: para automatizar procesos a la hora de distribuir las tareas y elaborar cronogramas.

En este artículo hemos hablado de la importancia de crear un cronograma de actividades a la hora de abordar un proyecto. También te hemos contado cómo realizarlo paso a paso, y hemos compartido contigo algunos tips interesantes.

Ahora solo queda que implantes nuestro software de RRHH en tu empresa, y empieces a disfrutar de todas sus ventajas. Ponte en contacto con nosotros y suscríbete a nuestra newsletter para mantenerte al día de todas las novedades.