¿Qué canales de comunicación interna en una empresa son más útiles?

programa de comunicación interna

Cualquier empresa tiene acceso a una amplia variedad de canales de comunicación interna. Un buen uso de los mismos supondrá enormes beneficios para la compañía, como la mejora del clima laboral o un aumento de la productividad. Sin embargo, hay que saber elegir y utilizar solo aquellas herramientas de comunicación interna realmente útiles para la organización. ¿Y cuáles son estos canales de comunicación interna más útiles? Todo depende de la empresa, de sus características y del uso que hagamos de estas herramientas.

Reuniones

Sin lugar a dudas, estamos ante la herramienta de comunicación interna más efectiva. Por una parte, permite evaluar el desempeño y evolución de la empresa o sus empleados. Por otra parte, es el foro ideal para intercambiar ideas, estrategias o propuestas. Una reunión presencial nos obliga a estar con los cinco sentidos en ella, lo que ofrece un mayor impacto que otros canales. También es cierto que en ocasiones quitan tiempo o incluyen a más personas de las necesarias. Hay que decidir cuando son necesarias o no, para lo que podemos seguir estas pautas:

  • ¿La reunión es necesaria? Muchas veces se celebran reuniones innecesarias. Solo hay que hacerlas cuando es imprescindible.
  • El objetivo de la reunión: si no hay un objetivo definido, que todo el mundo conoce, no será efectiva. Hay que centrarse en el tema.
  • ¿Quién acude? Para que sea efectiva, únicamente deben reunirse las personas imprescindibles. No hace falta que tengamos espectadores, cada presente puede reportar el resultado a sus equipos.
  • Duración limitada. Según el tema a tratar, se puede establecer un tiempo límite mayor o menos. Hay que evitar desviarse del tema o alargarla más de lo necesario.

Videoconferencias

Cuando las empresas trabajan en remoto, las videoconferencias son el mejor sustituto de las reuniones presenciales. Daremos prioridad a la reunión cara a cara, pero si no es posible optaremos por la videoconferencia. Las realizaremos en los mismos supuestos que las reuniones, de nuevo tratando de incluir solo a las personas necesarias y con un tema y objetivo definidos. Ahorran tiempo y acortan distancias, y para ser efectivas también es necesaria una buena conexión. Si no es posible mantener una buena conectividad, es mejor prescindir de ellas y buscar una alternativa.

Chat interno

Las principales ventajas del chat interno es la facilidad para agilizar procesos e intercambiar mensajes en tiempo real. Son mucho más ágiles que opciones como el correo electrónico, y tienen la ventaja de que permiten organizar las conversaciones por temas, proyectos, etc. Un mismo trabajador puede tener varios chats, tanto a nivel individual como colectivo.

Para un buen uso, debe decidir qué chats son prioritarios, gestionando las notificaciones y avisos. No solo permiten mantener conversaciones, también sirven para intercambiar archivos y hacer llamadas o videollamadas. Es un canal de comunicación interna imprescindible cuando se trabaja en remoto.

Portal del empleado

Es un canal bidireccional que mejora la eficiencia de recursos humanos y ayuda a generar confianza en los trabajadores. Los empleados pueden acceder a la información sin recurrir a terceros. En el portal del empleado tendrán para su descarga las nóminas, horarios, cuadrantes de turnos y cualquier otra información de relevancia. También sirve para automatizar gestiones administrativas (días libres, bajas, vacaciones) o incluso gestionar los procesos de formación. Debe ser accesible y fácil de usar, además de ofrecer transparencia y ser seguro.

Correo electrónico

Aunque está perdiendo peso a favor de otras herramientas de comunicación interna como el chat, sigue siendo un canal bastante útil y utilizado. A su favor juegan la familiaridad entre los trabajadores, lo que facilita enormemente su uso. Este es el primer paso para que sea un canal de comunicación interna eficiente. Pero hay que regular su uso, evitando las interminables cadenas de correo electrónico. Herramientas como el chat pueden sustituirlo, aunque sigue siendo la mejor forma de compartir archivos y enlaces o información importante como la fecha y hora de una reunión.

Teléfono

Pasan los años y el teléfono sigue siendo uno de los canales de comunicación empresarial más utilizados. Permite mantener la conectividad entre equipos de trabajo, tanto aquellos que desarrollan su labor de forma presencial como en aquellos remotos. Con el desarrollo de los smartphones, ha ganado peso como herramienta de comunicación interna gracias a la aparición de aplicaciones. Su principal hándicap es la invasión a la vida personal de los trabajadores. Por eso, es importante establecer unos horarios para su uso, evitando molestar a quienes no están trabajando.

Redes sociales corporativas

Aunque no siempre se exprime todo su potencial, permiten un intercambio de información flexible, continuo e inmediato. En un entorno de trabajo colaborativo ofrecen un entorno seguro para conversar, compartir conocimientos y oportunidades en tiempo real o para ampliar las redes profesionales. No hay que abusar de ellas, pero pueden suponer un impulso para la dinámica de grupo y el sentimiento de pertenencia.

Otras herramientas de comunicación interna

El uso de revistas o blogs sirve para transmitir las noticias corporativas a los trabajadores. Eso sí, son canales generalmente unidireccionales. La celebración de eventos corporativos fomenta la relación entre compañeros de trabajo. Siempre es interesante contar con un buzón de sugerencias, que ofrece a los trabajadores la oportunidad de comunicarse con la dirección. El anonimato será clave en su éxito, pues permite a los trabajadores una mayor libertad a la hora de comunicarse con la dirección de la empresa.

Cómo elegir canales de comunicación interna

Ahora que conocemos las diferentes herramientas de comunicación interna que tenemos a nuestro alcance, hay que decidir qué criterios utilizar para elegir una u otra. El primero de ellos será la modalidad de trabajo, ya que las necesidades de un equipo que trabaja presencialmente difieren de las de una empresa cuyos empleados trabajan en remoto:

  • Equipos presenciales: reuniones, teléfono, chat interno, portal del empleado, videoconferencias -si la reunión no es posible-.
  • Equipos remotos: videoconferencias, chat interno, portal del empleado, correo electrónico.

Hay que buscar canales de comunicación interna usables y directos. Por usable entendemos que sea fácil de usar, intuitivo, que se pueda instalar en los diferentes dispositivos que utiliza la empresa. Cuando esto no es posible, las posibilidades de que sea efectivo se reducen drásticamente. Y será directo gracias a unas notificaciones que permitan una comunicación rápida, pero también porque nos permita comunicarnos de forma individual o grupal. Finalmente, procuraremos que el canal no invada la intimidad personal fuera del horario laboral, como pasa con WhatsApp.

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