Sistema de gestión documental (SGD): cómo funciona y para qué sirve

23 de febrero, 2022

El sistema de gestión documental se está transformando en una pieza cada vez más esencial para las organizaciones. La cantidad de información creada por las empresas actuales crece vertiginosamente, y los antiguos sistemas de almacenamiento empresariales presentan muchas carencias. Un eficiente software de gestión documental garantiza una información organizada y centralizada, algo que favorezca a la productividad de la compañía. A continuación, conocerás para qué sirve un sistema de gestión documental para tu empresa.

Antes de entrar de lleno en materia, podemos colocar de ejemplo uno de estos sistemas. Tal es el caso del software de recursos humanos de Sesame, una herramienta digital enfocada a gestionar muchos de los procesos que guardan relación directa con el departamento de recursos humanos. Con Sesame podrás centralizar los documentos, clasificarlos y ordenarlos, localizarlos fácilmente cuando los necesites y serás notificado cada vez que se suba algún archivo nuevo. En definitiva, ahorrarás mucho tiempo y mantendrás la sistematización a la orden del día.

¿Qué es la gestión documental y cuál es su importancia?

La gestión documental es el proceso de capturar, archivar, ordenar y simplificar la gestión de los archivos de una compañía. De tal manera que estos puedan ser localizados rápidamente por los empleados o directivos de la compañía. Quienes muchas veces pierden tiempo buscando entre una enorme cantidad de papeles y carpetas.

La búsqueda de documentos y la consulta de información precisa es una práctica muy frecuente dentro de las pequeñas o grandes corporaciones. Dicha práctica puede resultar muy compleja cuando existen muchos documentos guardados y no se cuenta con un sistema de gestión documental efectivo.

Por tanto, la importancia de la gestión documental gira en torno a la practicidad que le brinda el trabajo continuo de los empleados. Gracias a esta, los trabajadores pueden consultar y buscar información de manera fácil, rápida y precisa. Por ejemplo, si un ejecutivo necesita buscar una información específica sobre un trabajador en particular, pero no recuerda a qué departamento pertenece, lo puede ubicar fácilmente si cuenta con un proceso correcto de gestión documental.

Además de esto, dentro de la importancia de la gestión documental, destaca que esta funciona para agilizar el uso compartido de archivos entre los individuos interesados. De esta manera, los socios, abogados, gerentes legales, clientes o cualquier otro profesional pueden tener acceso permitido a una misma información mediante internet.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un software o gestor documental, son todos aquellos programas digitales diseñados para la gestión de grandes cantidades de documentos. Estos rastrean y almacenan documentos electrónicos o imágenes de documentos físicos, es decir, en papel. Dichos documentos no tienen una organización establecida de sus contenidos, al contrario de lo que sucede con los datos almacenados en una base de datos definida.

Estos sistemas cada día que transcurre se vuelven más sofisticados y pueden incluir en su gestión también objetos multimedia. Entre los que pueden aparecer: imágenes, video o audio. Aunque esto puede chocar con la definición de ‘sistemas de gestión de contenidos’, la intención no es confundirlos. Este término de gestión de contenidos suele aplicarse precisamente a los objetos y a la información utilizada dentro de un entorno web.

Es importante destacar que, antes de querer embarcarse en un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental, es importante definir los objetivos. Y con estos, hacemos referencia a lo que se quiere alcanzar específicamente y así, lograr hacer un análisis exhaustivo de los distintos procesos a incluir en tu gestión. Para esto, hay que buscar los servicios de expertos en la materia, los cuales ofrecen una solución ideal para cualquiera que sea el caso. Sólo así se podrá garantizar que la inversión que hagamos en el sistema nos permita alcanzar los resultados esperados.

Objetivos de este tipo de gestión

• Controlar los accesos para respaldar la seguridad de los documentos. También evitar la fuga o pérdida de información y garantizar la confidencialidad de los archivos.
• Mantener la información empresarial actualizada en todo momento.
• Organizar los archivos de manera jerárquica y categorizada, con el objetivo de optimizar la matriz de búsqueda de datos. Este es uno de los objetivos primordiales de la gestión documental más esenciales.
• Ofrecer una visibilidad más completa y sin márgenes de error de los archivos y documentos almacenados por las empresas.
• Permitir que las empresas ingresen dentro del mundo de la transformación digital y tengan un ahorro de costes considerable. En este caso, un eficiente sistema de gestión documental permite digitalizar todos los documentos. De esta manera, las empresas no tendrán que seguir invirtiendo dinero en papel y tinta de impresoras para la impresión de los documentos.  Por otro lado, esto también le permite a la compañía tener un ahorro de espacio físico al tener toda la información digitalizada y centralizada.