Nómina electrónica

La nómina electrónica es igual que una nómina tradicional pero en un formato digital que puede enviarse o compartirse con el empleado desde un software.

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Alba Gijón

HR Consultant

nomina de un empleado de baja

12 de febrero, 2025

Que los documentos digitales empiezan a ganar terreno a la documentación en papel no es ningún secreto. Los gestores documentales de los software de Recursos Humanos ya tienen esta funcionalidad y no es una funcionalidad cualquiera, es muy práctica a nivel empresarial. Ahorrar el gasto en papel y el espacio que requiere archivar todos esos tipos de documentos son algunas de las ventajas de contar con las nóminas electrónicas.

La realidad es que una nómina electrónica o un documento de un empleado en digital puede hacer que este archivo esté accesible para toda la plantilla o para las personas que así lo necesitan y puede buscarse desde cualquier dispositivo si está en una app o plataforma de recursos humanos.

Definición de nómina electrónica

Hablamos del concepto de nómina electrónica cuando hacemos referencia a cualquier documento digital que equivale a la nómina en papel de un trabajador, sin embargo, en lugar de estar en formato de papel el formato es un archivo digital que se puede enviar o bien a través del email del empleado o bien en una sección de empleados como un software de recursos humanos con gestor documental se suben las nóminas mensualmente.

La finalidad de una nómina electrónica son los mismos que los de la nómina en papel y recoge los mismos conceptos obligatorios del pago de la nómina y por lo tanto, su función se cumple igual que cuando se entrega en persona y en papel.

7 Beneficios de ofrecer la nómina en formato electrónico a tus trabajadores

Una nómina tradicional puede perderse, traspapelarse, ocupa mucho espacio y no aporta tantas ventajas como el uso de una nómina electrónica, presta atención te mostramos los más importantes:

  1. Reduce el papeleo y las gestiones que este implica para el departamento de RRHH.
  2. Ahora el tiempo de tu personal.
  3. Ahorra espacio en tus oficinas o instalaciones.
  4. Mejora el tiempo de búsqueda dado que los gestores documentales están categorizados.
  5. Accesible en cualquier momento o cualquier lugar.
  6. Tu empresa será más eco y verde, puesto que no requiere el uso del papel.
  7. Reduce la posibilidad de pérdida del documento dado que se archiva de forma digital y puede consultarse fácilmente si se tiene un gestor documental haciendo tantas copias como necesites.

¿Quién está obligado a presentar una nómina electrónica?

En España, la legislación laboral establece que las empresas deben proporcionar a sus empleados un recibo individual justificativo del pago del salario, comúnmente conocido como nómina. Este recibo puede ser entregado en formato electrónico, siempre que se garantice el acceso de los trabajadores al mismo y se cumplan ciertos requisitos.

Una sentencia del Tribunal Supremo en 2016 avaló la validez de la entrega de nóminas en formato digital, incluso sin acuerdo previo con los empleados, siempre y cuando estos puedan acceder fácilmente al documento y se asegure su autenticidad e integridad.

Por lo tanto, aunque no existe una obligación específica para las empresas de presentar las nóminas en formato electrónico, sí está permitido hacerlo, siempre que se cumplan las condiciones mencionadas. Es fundamental que las empresas aseguren que todos los empleados tengan acceso al formato electrónico de la nómina y que este formato cumpla con los requisitos legales establecidos.

¿Cuándo se presenta la nómina?

En España, la legislación laboral establece que la entrega de la nómina debe realizarse en el momento del pago del salario. El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores indica que la liquidación y el pago del salario se efectuarán puntual y documentalmente en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres.

Esto implica que la entrega de la nómina debe coincidir con el abono del salario, lo que generalmente se traduce en una periodicidad mensual.

Es importante destacar que la nómina puede ser entregada en formato electrónico, siempre que se garantice el acceso del trabajador a la misma y se cumplan las condiciones legales pertinentes. La entrega de la nómina en formato digital es válida siempre que el empleado pueda acceder fácilmente al documento y se asegure su autenticidad e integridad.

Por lo tanto, la empresa está obligada a entregar la nómina al trabajador en el momento del pago del salario, ya sea en formato físico o electrónico, asegurando siempre que el empleado tenga acceso a su recibo de salario de manera adecuada.

 

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