Control horario
Control horario de empleados: ¿cómo se gestiona con la nueva ley?
Conoce todo sobre la nueva ley de control horario de empleados y cómo gestionarla de forma correcta y evitando multas.
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Alba Gijón
HR Consultant
17 de junio, 2025
En España, todas las empresas están obligadas por ley a llevar un registro detallado del control horario de empleados. Este control debe incluir la hora de entrada y salida, las pausas realizadas y las horas extra, sin importar el tipo de contrato o la categoría profesional. Esta medida tiene como finalidad garantizar el cumplimiento de la normativa laboral, proteger los derechos de los trabajadores y evitar posibles sanciones para las empresas.
En los últimos años, la gestión del control horario de empleados ha adquirido una relevancia creciente en el ámbito laboral. La entrada en vigor de nuevas normativas, junto con la digitalización de los procesos empresariales, ha transformado radicalmente la manera en que se registra el tiempo de trabajo.
Si te preguntas cómo gestionar el control horario de empleados en tu empresa, una app especializada puede ser la solución ideal. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber para implementar un sistema eficiente y adaptado a la ley. ¡Sigue leyendo!
¿Qué dice la ley sobre el control horario?
El Real Decreto-ley 8/2019 establece que todas las empresas deben garantizar un registro de jornada diario, objetivo, fiable y accesible, que recoja la hora exacta de inicio y fin de la jornada laboral de cada trabajador. Además:
- La empresa debe conservar los registros durante cuatro años.
- El registro debe estar disponible para la Inspección de Trabajo, así como para los propios empleados y sus representantes legales.
- La norma afecta a todos los empleados, independientemente de su tipo de contrato, con la excepción de algunos puestos de alta dirección.
Esta obligación también se aplica a trabajadores en modalidad híbrida o teletrabajo, por lo que contar con herramientas digitales se ha vuelto esencial para garantizar el cumplimiento sin afectar la operativa diaria.
¿Cuándo es obligatorio el control horario de empleados?
El control horario de empleados es una obligación legal que afecta a todas las organizaciones en España. Según el Real Decreto-Ley 2019, las empresas deben llevar un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores, incluyendo tanto el horario de entrada como el de salida.
Con esta nueva normativa se busca garantizar el cumplimiento de las horas de trabajo y asegurar una correcta remuneración. Por otro lado, se quiere evitar la sobrecarga de horas no pagadas y mejorar la conciliación entre la vida laboral y personal.
Así pues, la legislación obliga a todas las compañías, independientemente de su tamaño o sector, a llevar un control horario de empleados, documentando estos registros de forma precisa y accesible, adaptándose a las particularidades de cada tipo de jornada.
¿Cómo llevar el control horario del personal de forma eficaz?
La gestión del control horario de empleados puede parecer una tarea abrumadora, pero existen métodos y herramientas que facilitan este proceso. La clave está en adoptar un enfoque que permita optimizar los recursos y reducir la carga administrativa. Algunos de los pasos a seguir son:
1. Implementar un software de control horario
El uso de un software de control horario es sin duda una de las mejores opciones para administrar las horas de trabajo de manera precisa y eficiente. Este tipo de herramientas ayuda a automatizar el proceso de registro de entrada y salida, ofreciendo informes detallados y un seguimiento de la jornada laboral de cada miembro.
Un buen software de control horario debe incluir funcionalidades como:
- Registro de tiempo de entrada y salida de forma automática.
- Geolocalización para verificar que los miembros del equipo se encuentren en el lugar de trabajo.
- Informes detallados sobre la jornada de cada trabajador.
- Alertas de sobrecarga horaria para evitar excesos de horas de trabajo.
Dichos sistemas no solo facilita la tarea del departamento de recursos humanos, también mejora la transparencia en la gestión de las jornadas laborales, lo que genera un clima de confianza y respeto entre plantilla y directivos.
2. Usar una app de control horario
Además del software para ordenador, se puede contar con apps de control horario para móviles que permiten registrar las horas de trabajo de manera sencilla desde sus smartphones o dispositivos portátiles.
Estas aplicaciones son ideales para entidades con trabajadores que se encuentran fuera de la oficina o que teletrabajan. Las principales ventajas de utilizar una app de control horario son:
- Accesibilidad: para que todos puedan registrar su horario de forma rápida y desde cualquier lugar.
- Facilidad de uso: estas apps de control horario suelen ser intuitivas y requieren poco tiempo de capacitación.
- Integración con otras herramientas de gestión de recursos humanos, optimizando la administración de la jornada laboral.
Asimismo el uso de una app de control horario puede mejorar la satisfacción de la plantilla, al facilitarles el proceso de registro de sus horas de trabajo, haciéndolo más cómodo y transparente.
3. Establecer políticas claras de control de tiempo
La implementación de un software de control horario de empleados debe ir de la mano de una política clara y bien definida. Esto significa comunicarles las expectativas en cuanto a los horarios de entrada, salida, pausas y permisos.
Para ello se deben establecer procedimientos para la corrección de errores en los registros y la autorización de horas extraordinarias. Una política adecuada fomenta la responsabilidad y garantiza que todos los trabajadores comprendan cómo y cuándo deben hacerlo.
Desafíos más comunes en la gestión del control horario
A pesar de la claridad de la normativa, muchas empresas enfrentan problemas como:
- Sistemas manuales ineficientes (Excel, papel…) que no cumplen con los requisitos de seguridad y accesibilidad.
- Falta de control en el teletrabajo, donde los fichajes no siempre se realizan correctamente.
- Errores en el cómputo de horas, especialmente en jornadas partidas, horas extras o turnos rotativos.
- Falta de trazabilidad y transparencia para empleados y gestores de Recursos Humanos.
Estas ineficiencias no solo pueden suponer sanciones económicas importantes, sino también una pérdida de confianza por parte del equipo y una mala imagen frente a auditorías o procesos de inspección.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el control horario de empleados?
La conservación de los registros de control horario de empleados es un aspecto crucial para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral. Según el artículo 21 del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas deben conservar estos registros durante un período mínimo de cuatro años.
Este plazo es el tiempo que se considera adecuado para que las autoridades puedan revisar y comprobar los datos en caso de auditorías o inspecciones laborales.
Por ello, cada organización debe tener un sistema de almacenamiento seguro y accesible para estos registros de control horario de empleados, que garantice tanto la integridad de la información como la privacidad de los datos personales de los trabajadores.
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¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario en España?
La nueva ley de control horario en España no tiene fecha exacta de entrada en vigor. Aunque es importante destacar que el anteproyecto de ley de reducción de jornada y fichaje digital obligatorio fue aprobado el pasado 4 de febrero por el Consejo de Ministros y será llevado a aprobación ante el Congreso general.
Esta normativa introduce cambios significativos en la gestión del tiempo laboral, destacando la obligatoriedad de implementar un registro horario digital en todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector.
Este registro debe permitir a la Inspección de Trabajo acceder de forma remota a los datos de jornada de los empleados, facilitando así una supervisión más eficiente y transparente.
Además, la ley refuerza el derecho a la desconexión digital de los trabajadores, estableciendo medidas para garantizar que los empleados puedan desconectar de sus responsabilidades laborales fuera del horario establecido, promoviendo un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.
Otro aspecto relevante es la reducción progresiva de la jornada laboral semanal de 40 a 37,5 horas, con el objetivo de mejorar la calidad de vida de los trabajadores y fomentar una mayor productividad.
Es fundamental que las empresas se preparen para cumplir con estas nuevas obligaciones, adaptando sus sistemas de registro de jornada y asegurando el respeto a los derechos laborales establecidos en la normativa.
Gestión eficiente del control horario empleados con Sesame HR
El control horario empleados es una obligación legal que, además de proteger los derechos de los trabajadores, contribuye a una mejor organización y eficiencia en las empresas. Contar con una gestión adecuada y tecnológica del registro de jornada, como la que ofrece Sesame HR, permite simplificar procesos, evitar errores y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.
Registro digital en tiempo real para una gestión precisa
Con Sesame HR, el registro del horario laboral se realiza de forma automática y en tiempo real, registrando entradas, salidas, pausas y horas extras. Esta solución digital garantiza una trazabilidad completa y fiable, eliminando la dependencia de procesos manuales y reduciendo errores administrativos.
Adaptabilidad para cualquier modalidad de trabajo
La plataforma de Sesame HR permite a los empleados fichar desde cualquier dispositivo —móvil, tablet o ordenador— y desde cualquier ubicación, facilitando la gestión del control horario incluso en modalidades flexibles como el teletrabajo o trabajo remoto. Así se asegura un registro riguroso y adaptable a las necesidades actuales.
Informes detallados y seguridad jurídica
Sesame HR genera informes completos y personalizables para que los responsables de Recursos Humanos puedan analizar con detalle las horas trabajadas, detectar posibles irregularidades y optimizar la planificación del equipo. Además, garantiza el almacenamiento seguro de los registros durante el tiempo legalmente establecido, protegiendo a la empresa frente a inspecciones y sanciones.
Funcionalidades avanzadas para optimizar la gestión
- Geolocalización integrada: permite controlar que los fichajes se realicen en ubicaciones autorizadas, ideal para equipos en campo o con múltiples sedes.
- Alertas y notificaciones automáticas: fomentan el cumplimiento y reducen olvidos en el registro horario.
- Integración con nóminas y sistemas de gestión: automatiza el cálculo de horas extras y permisos, facilitando el cierre mensual y evitando errores.
Con la solución de Sesame HR, gestionar el control horario empleados no solo es cumplir con la ley, sino también mejorar la productividad, la organización interna y la experiencia de tus colaboradores. Solicita una demo gratuita y comienza a transformar tu gestión del tiempo laboral.
Caso de éxito: Control horario empleados en Hofmann optimizado con Sesame HR
Hofmann, una reconocida empresa especializada en servicios de reparación y mantenimiento de vehículos, enfrentaba el desafío de mejorar la gestión de su equipo para aumentar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento normativo. La empresa necesitaba una solución que facilitara el control horario empleados y simplificara procesos administrativos complejos.
Tras implementar la plataforma de Sesame HR, Hofmann consiguió digitalizar y automatizar el registro de jornada, eliminando los procesos manuales que antes generaban errores y pérdidas de tiempo. Esto no solo mejoró la precisión en el control del horario laboral, sino que también aumentó la satisfacción de los empleados y la productividad general.
Según declara la responsable de Recursos Humanos de Hofmann:
«Con Sesame HR hemos logrado simplificar y centralizar la gestión de nuestro equipo, facilitando tanto el seguimiento de horarios como la comunicación interna. La plataforma nos ofrece una visión clara y en tiempo real que antes no teníamos.»
Además, Hofmann destacó la facilidad de integración con otros sistemas internos, lo que permitió un flujo de información ágil y fiable para la gestión de nóminas y reportes.
Este caso evidencia cómo una herramienta adecuada como Sesame HR puede transformar la administración del tiempo y recursos humanos, aportando valor tangible a empresas que buscan adaptarse a la normativa y optimizar su gestión interna.
¿Por qué es tan importante digitalizar el control horario de empleados a partir de ahora?
La digitalización del control horario de los empleados se ha vuelto esencial debido a la propuesta de la nueva ley de control horario. Esta normativa exige que todas las empresas implementen un registro horario digital que documente la jornada laboral de sus empleados, independientemente de si trabajan de manera presencial, remota o híbrida.
Además, las empresas deberán conservar estos registros durante cuatro años y garantizar el acceso remoto tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La adopción de sistemas digitales para el control horario no solo asegura el cumplimiento de la normativa vigente, sino que también ofrece múltiples beneficios para las empresas:
- Transparencia y confianza: los registros digitales permiten que empleados y empleadores accedan fácilmente a la información sobre las horas trabajadas, fomentando un ambiente de confianza mutua.
- Automatización de procesos: la digitalización reduce la carga administrativa al eliminar tareas manuales, minimizando errores y optimizando la gestión del tiempo.
- Integración con otros sistemas: las soluciones digitales pueden conectarse con sistemas de nómina y gestión de personal, facilitando una administración más eficiente y coherente de los recursos humanos.
- Adaptación a modalidades de trabajo modernas: con el aumento del teletrabajo y los modelos híbridos, los sistemas digitales permiten un seguimiento preciso de la jornada laboral sin importar la ubicación del empleado.
Derecho a la desconexión digital
Además, la nueva ley refuerza el derecho a la desconexión digital, estableciendo medidas para garantizar que los empleados no sean contactados fuera de su horario laboral, promoviendo un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.
Es crucial que las empresas se adapten a estos cambios para evitar sanciones económicas, que pueden oscilar entre 750 y 10.000 euros por trabajador afectado, dependiendo de la gravedad del incumplimiento.
En resumen, la digitalización del control horario de empleados es ahora una obligación legal que aporta transparencia, eficiencia y adaptación a las nuevas formas de trabajo, beneficiando tanto a empleadores como a empleados.
¿Cómo elegir la mejor herramienta de control horario de personal?
Seleccionar la herramienta de control horario de trabajadores adecuada para tu compañía depende de diversos factores que deben ser evaluados según las necesidades de cada empresa. Entre algunos que se deben tener en cuenta están:
- Tamaño de la empresa: no todas las herramientas son adecuadas para todo tipo de organizaciones. Algunas están diseñadas para startups y PYMES, mientras que otras ofrecen soluciones más avanzadas para grandes corporaciones.
- Necesidades específicas de la industria: dependiendo del sector en el que opere tu entidad, podrías requerir funcionalidades específicas como geolocalización, fichaje biométrico o gestión de turnos rotativos.
- Presupuesto disponible: el coste del sistema de control horario varía según sus funcionalidades y la cantidad de empleados. Por ello, es interesante analizar el retorno de inversión antes de tomar una decisión.
- Facilidad de uso e implementación: la herramienta debe ser intuitiva y fácil de integrar con otros sistemas de gestión de RRHH para evitar complicaciones en su implementación.
Optimiza el control horario de tus empleados con Sesame HR
Para llevar el control horario de empleados de forma eficaz, es fundamental contar con un sistema que simplifique y automatice la gestión del tiempo, como el de Sesame HR.
Con Sesame, puedes cumplir la normativa de control horario sin esfuerzo con un software que registra la jornada, gestiona las vacaciones y ausencias y optimiza las tareas administrativas de Recursos Humanos.
Este software de control horario destaca como una solución integral que ayuda a las compañías a optimizar el control horario y otros procesos de recursos humanos. Algunas ventajas y beneficios de Sesame HR
- Automatización del control horario: con Sesame HR, el registro de entrada y salida de los trabajadores se realiza de forma automática, eliminando la necesidad de procesos manuales tediosos y propensos a errores.
- Facilidad de uso: es intuitivo y fácil de usar, tanto para el departamento de recursos humanos como para el resto del equipo que pueden registrar sus horas desde cualquier dispositivo con la app de control horario.
- Integración con otras herramientas de gestión: Sesame HR se integra con otros sistemas de gestión, como software de nóminas y plataformas de productividad, para ofrecer una solución de recursos humanos más completa.
- Cumplimiento normativo: el software de control horario se adapta a las normativas laborales vigentes, asegurando que la entidad cumpla con la legislación sobre control horario de empleados y manteniendo los registros de forma segura durante el período requerido.
- Transparencia y confianza: al facilitar el acceso a los registros de manera clara y transparente, Sesame HR contribuye a una relación de confianza entre empleadores y plantilla.
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