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Conoce el estado real de la nueva normativa de registro horario digital en España: qué ha cambiado, qué exige el Real Decreto en tramitación y cómo debe prepararse tu empresa antes de que se publique en el BOE.
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Mireya Ruiz
HR Consultant
4 de mayo, 2026
La obligación de registrar la jornada laboral lleva vigente en España desde mayo de 2019, cuando el Real Decreto-Ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, aquella norma dejó una laguna importante: no especificó que el registro debiera ser digital. Durante seis años, miles de empresas han seguido fichando en papel o en Excel, cumpliendo formalmente la ley pero con sistemas fácilmente manipulables.
Eso está a punto de cambiar. El Gobierno tiene en tramitación un nuevo Real Decreto que hará el fichaje digital obligatorio para todas las empresas en España, sin excepción por tamaño ni sector. El texto exige registros inalterables, acceso remoto para la Inspección de Trabajo y sanciones de hasta 10.000 euros por trabajador afectado.
En este artículo te explicamos el estado actual de la normativa, qué exige exactamente el nuevo sistema de control horario y cómo debe prepararse tu empresa para cumplir sin sobresaltos.
El fichaje digital obligatorio es la exigencia de que el registro de jornada se realice exclusivamente mediante sistemas electrónicos que garanticen la inmutabilidad, trazabilidad y accesibilidad de los datos.
A diferencia del simple «registrar la jornada» que ya obliga el RDL 8/2019, el nuevo marco define por primera vez los requisitos técnicos mínimos que debe cumplir cualquier herramienta para ser válida.
El cambio responde a un problema concreto: según estimaciones del Ministerio de Trabajo, en España se realizan más de 2,5 millones de horas extraordinarias semanales no remuneradas, en parte posibles precisamente porque los registros actuales son fácilmente manipulables.
La digitalización obligatoria busca cerrar esa brecha y dotar a la Inspección de herramientas de verificación remota sin necesidad de visita presencial.
Uno de los cambios más significativos de esta ley es la obligatoriedad de implementar sistemas de fichaje digital en todas las empresas. Esta medida busca garantizar un registro preciso y transparente de la jornada laboral, facilitando el control y la inspección por parte de las autoridades laborales.
Entre los aspectos clave del fichaje digital obligatorio encontramos que se prohíbe de manera expresa el registro de la jornada laboral en soportes físicos como hojas de papel o tarjetas.
Además, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá acceder de forma telemática a los registros de jornada, lo que agiliza los procesos de control y verificación.
Las empresas deberán conservar los registros de jornada durante un período mínimo de cuatro años, para poder facilitar su consulta en caso de inspección. Es muy importante que los sistemas de fichaje digital garanticen la seguridad y confidencialidad de los datos personales de los trabajadores.
El Real Decreto-Ley 8/2019 supuso un punto de inflexión en la regulación laboral española, introduciendo medidas cruciales para combatir la precariedad laboral y mejorar las condiciones de trabajo.
La entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019 ha supuesto un avance significativo en la protección de los derechos laborales en España. Sin embargo, su implementación ha planteado algunos desafíos, como la necesidad de adaptar los sistemas de gestión de Recursos Humanos de las empresas y la interpretación de algunos de sus preceptos.
La tramitación del fichaje digital obligatorio ha sido todo menos lineal. Para entender dónde estamos hoy, conviene repasar los hitos clave:
La respuesta es sí. Estará prohibido registrar el control horario de los empleados en papel. Según el anteproyecto de ley laboral que se espera entre en vigor antes de verano de 2026, el registro de la jornada laboral se deberá realizar exclusivamente a través de medios digitales y será obligatorio para todas las empresas en España, eliminando la posibilidad de utilizar métodos en papel para cumplir con la normativa de control horario.
Esta medida pretende asegurar una mayor transparencia y facilitar las inspecciones laborales, de modo que los datos de las horas trabajadas sean accesibles para los trabajadores, la representación sindical y la Inspección de Trabajo en tiempo real.
El cambio se enmarca en un esfuerzo por combatir el fraude laboral y simplificar la gestión de los registros horarios. Con la digitalización obligatoria, las empresas deberán adoptar un software que registre tanto la entrada como la salida de cada empleado y que pueda ser auditado, protegiendo así los derechos de los trabajadores y aumentando la exactitud en el pago de horas trabajadas y horas extra.
Como lo vemos a lo largo del artículo, de acuerdo al anteproyecto de ley previsto para 2026, el fichaje digital será obligatorio para todas las empresas. El registro en papel será eliminado y se priorizará el uso de sistemas digitales homologados para garantizar la precisión, accesibilidad y seguridad de los datos laborales.
En cuanto a Excel, aunque es una herramienta digital, no cumple con los requisitos necesarios para el control horario exigido en el anteproyecto, ya que no permite auditorías automáticas y carece de seguridad avanzada y trazabilidad en tiempo real que los sistemas de fichaje digital aprobados deben ofrecer.
Los sistemas homologados deben tener funciones específicas para asegurar que los registros son exactos, invulnerables a modificaciones y que pueden ser consultados por trabajadores, sindicatos e inspecciones laborales en tiempo real.
Por lo tanto, es importante que tengas en cuenta que, aunque Excel es digital, es probable que no sea considerado una solución adecuada bajo la nueva normativa debido a sus limitaciones en términos de seguridad, transparencia y trazabilidad.
Existen numerosos sistemas de control horario digital que cumplen con la normativa vigente, como:
Fichar de forma incorrecta, ya sea por error o intencionadamente, puede acarrear sanciones tanto para el trabajador como para la empresa. La gravedad de estas sanciones dependerá de varios factores, como la frecuencia de las irregularidades, la intencionalidad y el perjuicio causado.
Las empresas que no cumplan con el registro adecuado de la jornada laboral pueden enfrentarse a diversas sanciones y multas de acuerdo con la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Estas infracciones se dividen en diferentes niveles de gravedad y pueden implicar sanciones económicas considerables.
Las sanciones por infracciones leves van de 70 a 750 euros.(como errores menores en los registros). Estas sanciones suelen aplicarse si el registro es inconsistente o incompleto pero no afecta gravemente los derechos del trabajador.
La falta de registro de la jornada laboral o el uso de métodos no homologados que no aseguran un control adecuado se considera una infracción grave. Las multas por infracciones graves oscilan entre 751 y 7.500 euros. Esta infracción aplica también cuando los registros no están disponibles para los trabajadores, sindicatos o la Inspección de Trabajo.
Si la falta de registro deriva en un incumplimiento mayor que afecte los derechos de los trabajadores (como el impago de horas extras), la infracción puede considerarse muy grave, con sanciones que van de 7.501 a 225.018 euros.
Implementar un sistema de fichaje digital de manera efectiva es crucial para cumplir con la nueva ley de fichaje digital obligatorio y optimizar la gestión de los horarios de los empleados. Aquí tienes los pasos para realizar una implementación exitosa:
Define el tamaño de la plantilla y el tipo de horarios (fijos, rotativos, jornada parcial, teletrabajo). Es muy importante que identifiques los requerimientos legales que debe cumplir el sistema, que se adapte a las necesidades que se soliciten sobre la nueva ley de fichaje digital obligatorio y la reducción de jornada laboral.
Evalúa los software especializados en fichaje digital y selecciona uno que cumpla con los requisitos de trazabilidad, seguridad y accesibilidad en tiempo real. Asegúrate de que el sistema elegido sea compatible con otros sistemas de Recursos Humanos que utiliza tu empresa para una integración fluida.
Una opción aún más completa es que puedas escoger una plataforma all in one, que cuente con un sistema de fichaje digital, sumado a otras funcionalidades de Recursos Humanos como gestión de nómina, reclutamiento o evaluaciones de desempeño.
Una vez lo has escogido, debes personalizar el sistema para reflejar las políticas internas de la empresa, como horarios de entrada y salida, descansos, y permisos. Añade también a todos los empleados en el sistema con los datos necesarios y establece los permisos de acceso según los roles.
Organiza capacitaciones para que el personal y los responsables de RRHH conozcan cómo registrar la jornada y acceder a los datos.
Un punto crucial es que el equipo de Recursos Humanos entienda cómo interpretar los datos del sistema y resolver incidencias o ajustes necesarios.
Considera una fase piloto con un pequeño grupo de empleados para detectar y resolver posibles problemas técnicos o de usabilidad. Durante esta fase, recopila comentarios y ajusta el sistema según las necesidades y desafíos observados.
Revisa regularmente los registros para identificar cualquier anomalía o posibles errores de fichaje. Además, asegúrate de que el sistema esté actualizado y que cumpla con las nuevas normativas que pudieran surgir, como ajustes en las horas de trabajo permitidas o la inclusión de nuevas funciones.
Aprovecha las herramientas de análisis para hacer seguimiento a métricas clave, como puntualidad, horas extras, y ausencias.
Podrías utilizar estos datos para mejorar la planificación de horarios y la distribución de trabajo, optimizando así la productividad y reduciendo el estrés laboral.
Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados. Esta obligación, establecida por el Real Decreto-ley 8/2019, afecta a todas las empresas independientemente de su tamaño o sector.
La ley exige que las empresas registren la hora de inicio y fin de la jornada laboral de cada empleado, conserven estos registros durante al menos cuatro años, y los pongan a disposición de los empleados, sus representantes y la Inspección de Trabajo cuando sea requerido.
Sesame HR garantiza el cumplimiento de esta obligación a través del registro automático de fichajes mediante cualquiera de sus métodos disponibles, la conservación de todos los registros durante el período legalmente exigido, el acceso de cada empleado a su propio historial de fichajes desde la app o la web, y la generación de informes en los formatos requeridos para presentar ante la Inspección de Trabajo.
Sesame HR se ha diseñado específicamente para adaptarse a las exigencias de la legislación laboral española, garantizando que todos los registros cumplan con los requisitos legales. La plataforma se mantiene actualizada con los cambios normativos, asegurando que siempre estés al día.
Permite registrar la hora de entrada y salida de cada empleado de forma precisa, incluyendo descansos y horas extras. Además, se adapta a cualquier tipo de jornada laboral, desde horarios fijos hasta turnos rotativos. Lo mejor es que puedes configurar el sistema para que se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa.
Sesame HR es una plataforma muy intuitiva. Tanto empleados como administradores encontrarán la interfaz fácil de usar. También permite el registro de la jornada a través de dispositivos móviles, ofreciendo mayor flexibilidad como su opción para fichar con WhatsApp.
Lo importante, además de que cumplas con la ley, es que Sesame HR genera informes personalizados para analizar la productividad y gestionar mejor los Recursos Humanos.
Se integra fácilmente con otros sistemas de gestión de recursos humanos, como nóminas y gestión del tiempo. Todo esto se traduce en una reducción muy alta de carga de trabajo al automatizar tareas repetitivas.
Sesame HR cumple con las normativas de protección de datos, garantizando la seguridad de la información de tus empleados. Además, permite definir los permisos de acceso para cada usuario, asegurando la confidencialidad de los datos.
Por último, debes saber que Sesame HR ofrece un equipo de soporte técnico especializado para ayudarte en todo momento. Ellos resolverán cualquier duda o problema que puedas tener con la plataforma.
Por lo tanto, la normativa exigirá de forma explícita el uso de sistemas digitales para el fichaje en las empresas en cuanto se publique en el BOE, previsiblemente a lo largo de 2026.
Por eso te invitamos a que pruebes Sesame HR de forma gratuita y compruebes por ti mismo cómo cumplir con el registro horario obligatorio, optimizar el control de jornada y gestionar otros tantos procesos de Recursos Humanos desde una sola plataforma.
Soy Alba Gijón, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
