Checklist de onboarding de empleados en remoto

¿Cómo hacer un plan de acogida para nuevos empleados?

En un mundo tan globalizado como este, no es de extrañar que cada vez sean más las empresas que apuestan por la contratación de trabajadores en remoto. Es una opción más para atraer talento a la empresa a la vez que se facilita la conciliación laboral y familiar, evitando traslados a los nuevos empleados.

Si el proceso de bienvenida ya es importante de por sí, todavía lo es más cuando se hace en remoto. Por eso, contar con una ckecklist de onboarding para trabajadores a distancia será clave para favorecer el aterrizaje de los nuevos fichajes en la empresa.

Cómo hacer un checklist de onboarding

La mayoría de empresas tienen un manual para dar la bienvenida a sus nuevos empleados, donde aparecen todos los aspectos a tratar. Pues bien, a la hora de preparar la checklist de onboarding basta con trasladar los diferentes pasos de bienvenida a una checklist.

Para ello, siempre viene bien contar con una software para crear un proceso de onboarding empresarial como Sesame, donde se puede generar esa checklist para no pasar por alto ningún detalle a la hora de acoger a los nuevos empleados en remoto.

Cada trabajador avanza a un ritmo, y algunos tendrán una adaptación más sencilla que otros. Por eso, contar con una checklist permite saber a recursos humanos en qué punto del proceso de bienvenida está el nuevo trabajador.

El formato de checklist facilita considerablemente las cosas, ya que basta con consultar si un punto está marcado o no para saber si se ha completado. Teniendo en cuenta que el trabajador no está en la oficina, se trata de una información muy valiosa.

Hay que tener en cuenta que los primeros días siempre son difíciles, tanto para el trabajador que llega a un nuevo lugar de trabajo como para los responsables de facilitar su integración.

En el caso de los trabajadores en remoto, la dificultad de los primeros días es todavía mayor. Herramientas como Sesame permiten adaptar la checklist de onboarding a las necesidades de cada puesto de trabajo, algo realmente útil cuando se teletrabaja.

Qué incluir en la checklist de onboarding

La checklist de onboarding se puede dividir en tres partes. En primer lugar están las cuestiones previas a la incorporación efectiva, entre las que destacan el papeleo o el ofrecimiento de las herramientas que necesitará el trabajador. A continuación llegan los primeros días en la empresa, donde deberá familiarizarse con el día a día de la compañía. Finalmente, está el seguimiento de la integración. Así, puedes hacer una checklist con los tres apartados o hacerlas de forma independiente.

Checklist de onboarding: antes de la incorporación a la empresa

Siempre hay un pequeño periodo entre la selección del trabajador y su incorporación a la organización. En estos días es de vital importancia enviar al nuevo trabajador todo lo que necesitará para poder incorporarse de forma efectiva a la empresa el día acordado.

Depende de la empresa, estas necesidades serán unas u otras, pero no olvides que la empresa deberá proporcionar al trabajador los medios necesarios para trabajar en remoto. Estos son algunos elementos que no pueden faltar en la checklist:

  • Ordenador y/o teléfono de empresa
  • Manual o reglamento de la empresa
  • Acceso al correo electrónico corporativo
  • Pack de bienvenida

Para facilitar el trabajo a distancia, es imprescindible hacer llegar al nuevo trabajador toda la información relacionada con las normas y cultura de trabajo en la empresa, incluidos los fichajes o la gestión de las nóminas, sin olvidar las horas extra, el control de la actividad o el modo en que se hacen las reuniones.

Hay empresas que ofrecen a sus nuevos trabajadores un pack de bienvenida con elementos de merchandishing, un detalle que siempre se agradece.

Por otra parte, antes de que se produzca la incorporación definitiva es interesante solucionar el papeleo de recursos humanos. La firma del contrato y otros documentos legales, el documento de cesión del ordenador de empresa o cualquier otro documento necesario para la incorporación del trabajador deben cumplimentarse cuanto antes, y no pueden faltar en cualquier checklist de onboarding.

En este sentido, la firma digital es el mejor aliado para agilizar trámites y avanzar en el onboarding.

Checklist de onboarding: integración en la empresa

Se trata de todas las cuestiones relacionadas con el día a día del trabajador. Es el momento de indicar los objetivos y expectativas del trabajador, para lo que serán necesarias reuniones con él, la presentación de proyectos o de sus compañeros.

Por eso, en este tramo de la checklist no pueden faltar aspectos como estos:

  • Reuniones para conocer a superiores, subordinados y compañeros
  • Reuniones para conocer a colaboradores de otros departamentos
  • Calendario de tareas, objetivos, proyecto, etc.
  • Programación de reuniones

Si todavía no se ha hecho, también es el momento de darle acceso al software de mensajería que se utilice en la empresa o al programa que se utiliza para las reuniones y videoconferencias.

Seguimiento del onboarding

En un primer momento, el aterrizaje en la empresa puede ser abrumador. Por eso, es interesante que la checklist concluya con las reuniones de seguimiento que puedan desvelar alguna dificultad del nuevo trabajador.

Es recomendable hacer la primera cuando lleva una semana o 10 días en la empresa, y la segunda al cabo de un mes trabajando con él. Con una visión más a largo plazo, es posible hacer una última reunión al trimestre, cuando tendrá un mayor bagaje.

Finalizadas estas reuniones, llega el momento de cerrar la checklist de onboarding y empezar a evaluar el trabajo del nuevo empleado.

Para ello, realizar el seguimiento de todas estas tareas relacionadas con el proceso de elaboración de un plan de acogida de cada empleado puedes contar con el software de onboarding de Sesame que te permitirá de manera sencilla y ordenada, llevar a cabo este esta rutinaria tarea sin que se te escape nada.

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