Cómo analizar las métricas productividad

Manual para analizar los KPI's de productividad

Dos de los términos que nunca debe perder de vista un empresario son la eficiencia y la calidad para asegurarse de que la actividad de la empresa es productiva y que pueda alcanzar sus objetivos marcados a corto y largo plazo. En este sentido, las métricas de productividad representan los KPI’s o también conocidos como indicadores clave de rendimiento. Estos reúnen los datos más interesantes para analizar la eficacia en el trabajo, aunque no todos los datos de las métricas de productividad son cuantitativos necesariamente, también los hay cualitativos. A continuación te ofrecemos una guía completa para analizar las métricas de productividad, llevando un control de la gestión de las tareas de tus trabajadores ¡Sigue leyendo!

La importancia de medir los KPI’s de productividad

Las métricas o  key Performance Indicator de productividad sintetizan la información para determinar las acciones que son más productivas de tu plantilla. Además de conocer las mejores herramientas para incrementar la productividad de tu plantilla, descubre por qué es interesante para tu empresa utilizar los KPI’s y todo lo que conlleva su análisis:

  • Facilitar información de utilidad para la empresa
  • Medición de determinadas variables y resultados
  • Comparar de la información frente a la competencia y los datos del sector
  • Analizar la información y trazar estrategias en base a ello
  • Tomar decisiones basadas en la información recopilada

¿Cuáles son los indicadores de productividad de un trabajador que no puedes pasar por alto?

El proceso de identificar las métricas de productividad en una empresa requiere tanto tiempo como esfuerzo, pero una vez configurados se trata de un proceso muy valioso para la gestión empresarial.  El tipo de métricas relevantes para medir la productividad dependen directamente de las necesidades y de los objetivos marcados en una estrategia de negocio. En términos generales, encontramos los siguientes:

  • Cantidad: si el interés del análisis de los KPI’s reside en conocer datos asociados a la cantidad puedes centrarte en: el número de proyectos entregados o productos fabricados, número de facturas emitidas…
  • Calidad: en este caso los datos más interesantes son: errores, revisiones, productos defectuosos, quejas, comentarios de los clientes…
  • Velocidad: cuando hablamos de KPI’s de velocidad nos referimos tiempos de entrega, comparación de tiempos estimados, unidades producidas al día…
  • Costo: en este caso hablamos de la relación entre el costo del empleado frente al gasto final de un proyecto. 

Al margen de que sean KPI’s que hacen referencia a la calidad, la cantidad o la velocidad, existen algunos datos que son claves para determinar la productividad de un empleado. Anota las siguientes métricas para conocer la verdadera efectividad de un proyecto:

  • Tiempo medio por tarea: esta métrica es esencial para conocer las diferencias entre distintas áreas de trabajo, el analizar aquellas que no sean tan rentables o efectivas y plantear mejoras. Tiempo medio por tarea= tiempo total de una tarea/ número de veces realizada.
  • Tasa de trabajo por empleado: a la hora de calcular este indicador diferencia claramente las horas facturables de las que no lo son. Tasa de trabajo (%) = (total de horas mensuales facturables/total de horas registradas) x 100.
  • Beneficio por trabajador: si quieres averiguar cuál es el beneficio real que genera un empleado puedes calcularlo aplicando la siguiente fórmula: Beneficio por trabajador = ganancia total/ número de empleados.
Soluciones para aumentar la productividad de los empleados

Estrategias y técnicas clave para medir la productividad

Calcular la productividad es el punto de partida para comprender el rendimiento de tu equipo, así como la rentabilidad de los proyectos. Existen dos formas sencillas de hacerlo: por ejemplo puedes calcular la productividad de un departamento de ventas dividiendo los ingresos totales entre los vendedores. O puedes averiguar la tasa de productividad en función de los estándares de la industria, esto puede servirte de orientación para establecer los objetivos.

A continuación hemos recopilado los conceptos básicos y las diferentes técnicas para optimizar las métricas de productividad, te desvelamos cuáles son, por qué son necesarias y cómo puedes implementarlas para impulsar tu empresa.

1. Software de seguimiento de productividad

Analizar las métricas de productividad sin un software de seguimiento de productividad puede ser una tarea complicada. Este tipo de herramientas generan informes en base a los KPI’s más relevantes aplicando la fórmula de la productividad y utilizando datos como el tiempo que los empleados invierten en realizar tareas. 

De la mano de varias herramientas para mejorar la productividad de tus empleados puedes obtener toda la información en un sólo clic. Como en el caso de El Pomodoro Time Tracker que es una herramienta para gestionar y administrar el tiempo de manera eficiente que estructura el tiempo de trabajo en fases de 25 minutos y realiza pausas 5 minutos que se van prolongando a medida que avanza la jornada..

En el caso concreto de SesameHR un software de control horario con funcionalidades ampliadas tiene un gestor de tareas y gestor de proyectos donde los trabajadores añaden las tareas y los proyectos que están realizando en relación al tiempo invertido. Un gestor de tareas como SesameHR te indica cuánto tiempo se ha destinado a un trabajo efectivo o productivo y qué tiempo se destina a interrupciones o tareas menos productivas.

¿Quieres mejorar la productividad de tus empleados? Conoce las métricas en tiempo real como la tasa de actividad de la mano de un software implica tener una mejor gestión y ayuda a los trabajadores a avanzar más rápidamente en sus tareas laborales. Analiza el seguimiento de cada proyecto y miembro del equipo. Con el uso de un gestor de tareas y de gestión ágil de los proyectos podrás obtener informes de productividad para tomar decisiones de forma inteligente.

2. Fórmula de productividad del empleado

Si quieres obtener la relación entre el tiempo que tiene  un empleado en el trabajo y las unidades de trabajo que produce en dicho intervalo de tiempo debes aplicar la fórmula de la productividad

Productividad= Producción / recursos empleados

A la hora de aplicar la fórmula podrías medir, por ejemplo; el número de tareas completadas entre los proyectos entregados. No obstante, es importante tener en cuenta que no todas las tareas requieren el mismo tiempo o esfuerzo y que a veces se realizan tareas para ayudar a compañeros que no tienen un repercusión directa, pero que ayudan a enriquecer los conocimientos del equipo a largo plazo.

3. Ingresos por métrica de productividad del empleado

La proporción entre los ingresos por empleado puede ser práctica para analizar las métricas de productividad de determinados equipos o departamentos como el de ventas o el de marketing, así como en otras áreas de producción donde el trabajo es mucho más medible.

Productividad = Ingresos / Número total de empleados del departamento

A veces no hay que tener en cuenta sólo los indicadores de productividad, sino la calidad de la producción, debido a que generalmente al aplicar la fórmula de la productividad se usan ecuaciones en las que sólo se cuenta la entrega del producto y las horas invertidas del equipo. Los indicadores de calidad no son necesariamente cuantificables y con frecuencia necesitan de una interpretación en base al contacto del sector. Algunas de las métricas de productividad de calidad más destacados son: las revisiones, errores, el tipo de tareas ejecutadas y el trabajo adicional.

Mide la productividad y extrae conclusiones

Una vez identificadas las métricas más relevantes para medir la productividad de tus empleados conocerás cómo desempeña cada empleado su trabajo, cuáles son sus puntos fuertes, puntos débiles, las cuestiones a mejorar y cómo reorganizar las cargas de trabajo para sacar el máximo provecho de cada miembro del equipo. Una vez tengas toda la información de tu parte para mejorar la gestión del trabajo y las tareas de cada uno puedes aportar comentarios constructivos sobre el desempeño de cada uno de ellos.

Finalmente, no olvides que las métricas de productividad son esenciales para que cada trabajador revise con estos datos su eficiencia, se compare con otros miembros del equipo, se sienta motivado, comprometido y aspire a mejorar en su entorno laboral.

Por lo tanto, el concepto de productividad no sólo se asocia con la eficiencia, también con la necesidad psicológica de cada miembro del equipo de saber cómo mejorar profesionalmente y conocer dónde se encuentran en términos de departamento o equipo. 

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