Guía gestión de personal para el éxito empresarial

24 de julio, 2024

Gestión de personal. Definición

La gestión de personal engloba todas las tareas que se ocupan de la relación entre la plantilla y la empresa. Cualquier aspecto que afecta al trabajador dentro de la empresa se puede incluir en este concepto. Además, cada individuo debe ser tratado según sus necesidades específicas para que rinda al máximo. Por esa razón, recursos humanos y gestión de trabajadores van de la mano.

La gestión de personal es un pilar fundamental en cualquier empresa exitosa. No solo se trata de administrar tareas, sino de cultivar un ambiente donde cada empleado pueda prosperar y contribuir al máximo. En esta guía, exploraremos todos los aspectos clave de la gestión de trabajadores para garantizar el éxito empresarial.

Se puede soñar, crear, diseñar y construir el lugar más maravilloso del mundo… pero son las personas quienes hacen realidad ese sueño.

Funciones de la gestión de personal

Aunque a menudo se confunde con la gestión de RRHH, se trata de cuestiones diferentes… aunque inevitablemente están relacionadas. Para comprender la diferencia entre gestión trabajadores y gestión de recursos humanos es interesante conocer las diferentes funciones asociadas a la gestión de personal.

Tenemos tres funciones básicas: administración y gestión del personal, desarrollo de personas y gestión de relaciones laborales.

Administración y gestión del personal

Simplificar la administración de la plantilla es uno de los principales retos. Esto incluye:

• Gestión de ofertas de empleo.
• Implementación de software de recursos humanos.
• Administración de vacaciones, días libres y horas extra.

Desarrollo de personas

El desarrollo de los empleados a nivel profesional y personal es crucial. Se deben identificar fortalezas y debilidades para:

• Reforzar puntos débiles.
• Abordar proyectos innovadores.
• Adaptarse a cambios estratégicos.

Gestión de relaciones laborales

Una buena gestión de las relaciones laborales promueve:

• Comunicación interna fluida.
• Igualdad y eliminación de discriminación.
• Buen ambiente de trabajo.

Administración y gestión de trabajadores

Simplificar la administración de la plantilla es uno de los principales retos de la gestión de personal. Esto incluye desde la gestión de las ofertas de empleo a la implantación de las mejores soluciones digitales como un software de recursos humanos que permita administrar tareas, gestionar las vacaciones, días libres y horas extra o el control horario, etc.

Desarrollo de personas

Otra de sus funciones implica el desarrollo de las personas, a nivel profesional pero también personal. Por eso, es muy importante detectar las fortalezas y carencias de los trabajadores y a partir de ahí trabajar reforzar esos puntos débiles, abordar proyectos innovadores o hacer frente a los cambios en los planes estratégicos de la empresa. Tenemos que ayudarles a crecer en todos los sentidos.

Gestión de relaciones laborales

Cuestiones como la diversidad o la barrera generacional pueden afectar negativamente las relaciones entre trabajadores, dificultando el ambiente laboral. La gestión de personal también se ocupa de impulsar las relaciones en trabajadores para que la comunicación interna sea lo más fluida posible. No hace falta decir que se encargará de acabar con cualquier tipo de desigualdad o discriminación que se pueda dar.

Modelo de gestión de personas

La gestión de personas comienza con el proceso de reclutamiento y selección de personas, y le daremos continuidad con la evaluación del desempeño. A partir de los resultados de esta evaluación haremos especial incidencia en la formación de los trabajadores, sin olvidar la retribución y los beneficios a los que tienen derecho los empleados. Una buena comunicación interna es clave a lo largo del proceso, así como fomentar la participación de los empleados.

• Reclutamiento y selección. Es fundamental tener claro el organigrama de la empresa, además de hacer una descripción clara y eficaz de los puestos de trabajo y de las habilidades necesarias en los mismos. Esto también nos permitirá valorar los puestos de trabajo actuales y saber dónde es necesaria la selección de nuevos trabajadores. No podemos pasar por alto el proceso de onboarding mediante el que facilitaremos la adaptación de los nuevos trabajadores.

• Evaluación del desempeño. A través de la evaluación de desempeño podemos impulsar el potencial de la plantilla. Para ello, es imprescindible analizar cómo trabajan nuestros empleados, conocer sus fortalezas pata tratar de aprovecharlas al máximo y sus debilidades para ayudarles a mejorar su punto flaco. Sin olvidar el análisis del potencial de cada trabajador, lo que nos permitirá identificar a los colaboradores con más talento y a los líderes del futuro.

• Formación del empleado. Como decíamos, la evaluación de desempeño también nos permite identificar las necesidades formativas de nuestra plantilla. Aquí deberíamos contar con un plan de formación que nos permita preparar a nuestro talento para el futuro a corto, medio y largo plazo. También es interesante calcular el ROI de la formación, y la gestión de bonificaciones a la formación. Los empleados se pueden formar tanto en la empresa como fuera de la misma.

• Retribución. Otro aspecto que, en parte, depende de los resultados de la evaluación de desempeño es el de la retribución de nuestra plantilla. Para una correcta gestión de personal es fundamental diseñar unas políticas retributivas adecuadas a cada puesto. El sueldo debe ser acorde a las responsabilidades y exigencias del puesto. No podemos pasar por alto la remuneración variable y los beneficios sociales, que también forman parte de la retribución.

• Comunicación. Potenciar la comunicación interna es el primer paso para una correcta gestión de personas. Así, la empresa debería contar con un plan de comunicación interna donde se establezcan los canales por los que se regirá dicha comunicación. Tan importante es la horizontal como la vertical ascendente y descendente. Soluciones como el portal del empleado o un chat en vivo nos ayudarán a potenciar todavía más la comunicación a nivel interno.

• Participación. Finalmente hay que hablar de la participación. Impulsar un buen ambiente de trabajo, un clima laboral agradable e inclusivo que facilite el engagement entre trabajador y empresa es esencial para una buena gestión de personal. En este sentido, siempre podemos establecer equipos de alto rendimiento, la superélite de nuestra plantilla; o equipos de participación y mejora que nos ayuden a mejorar en el día a día.

Gestión de personas y equipos con diferentes generaciones

Cada generación tiene sus ideas, motivaciones, intereses o inquietudes, que no tienen por qué coincidir con las de otras generaciones de trabajadores. Apostar por equipos multigeneracionales es muy provechoso para la empresa, pues contamos con diferentes perspectivas; pero también es algo que plantea una serie de retos que deberíamos solucionar a través de la gestión de personal y habilidades directivas de los responsables de la empresa.

Problemáticas

Uno de los retos más destacados es que un equipo multigeneracional exige una gestión de personal más atenta u personalizada para cada generación. Solo así los diferentes miembros de cada generación se sentirán comprendidos y valorados. Hay que evitar a toda costa que los trabajadores se sientan infravalorados, ya sea porque son veteranos que se consideran desfasados o jóvenes que se sienten un paso por detrás de los seniors.

Soluciones

Algo tan simple como las reuniones de equipo nos ayudará a que las diferentes generaciones de trabajadores compartan puntos de vista, problemáticas o soluciones a los retos. No podemos perder de vista las reuniones informales o el team building, que nos ayudará a reforzar lazos entre los trabajadores. Otra posible solución son los sistemas de tutorías donde periódicamente trabajadores de una generación comparten conocimientos con los de otra para conocerse y entenderse mejor.

Problemas de la dirección y gestión de recursos humanos actual

La dirección y gestión de personal no está exenta de importantes retos. En una sociedad cada vez más globalizada, el contexto macroeconómico dificulta la gestión de personal, creando nuevos retos a los responsables de las empresas. Conocerlos es el primer paso para solucionarlos, para lo que podemos buscar desde las soluciones clásicas a las más ingeniosas que se nos ocurran.

Escasez de talento

¿Cuántos procesos de selección han acabado sin el resultado esperado? Aunque puedes encontrar candidatos muy bien formados, el talento es cada vez más escaso. Por eso, uno de los grandes retos en la gestión de personal es realizar una buena gestión de talento dentro de la propia empresa. Podemos moldear a los líderes del futuro hoy, trabajando las habilidades y capacidades de nuestros empleados. Para ello, habrá que acertar al elegir a quién formamos.

Retención de empleados

Otro de los problemas de la dirección y gestión de personal actual, asociado a la escasez de talento, son las dificultades para conservar el talento en la empresa. Siempre nos podemos encontrar con que la competencia trate de llevarse a nuestros mejores trabajadores. La solución pasa por ofrecer la mejor experiencia del empleado posible. Unas buenas condiciones de trabajo, ofrecer retos motivadores y unas perspectivas de futuro atractivas ayudarán a evitar su fuga.

Condiciones económicas

Crisis sanitaria, energética, de componentes, guerra… Antes de salir de un problema ya ha llegado el siguiente, lo que se traduce en dificultades presupuestarias. A todos nos gustaría contar con un presupuesto infinito para gestionar a nuestros trabajadores, pero tenemos que ajustarnos a la realidad económica por la que pasan muchas empresas. Ofrecer unas condiciones salariales justas es la mejor forma de retener el talento.

Desafíos clave de la gestión de recursos humanos en el futuro cercano

Aunque siempre es interesante la mirada a medio y largo plazo, no podemos ignorar que la gestión de RRHH presenta una serie de retos clave a corto plazo que definirán el futuro de la empresa. Ser capaces de afrontar estos desafíos con éxito significará que la organización goza de buena salud, que está preparada para afrontar todos los retos que le lleguen en el futuro. Pero el primer paso es superar los retos actuales.

Reclutamiento y selección de calidad

Anteriormente hemos explicado que la ausencia de talento es uno de los problemas en la gestión de personas. Por esta misma razón, es muy importante acertar a la hora de reclutar trabajadores para nuestra organización. Tenemos alternativas al reclutamiento convencional, como el uso de colaboradores externos que pueden ofrecer a nuestros equipos ese plus de calidad. Sin olvidar el impulso al talento interno.

Aumentar los niveles de compromiso de los empleados

Precisamente impulsar el talento que tenemos en la propia empresa nos ayuda a fortalecer el compromiso de los trabajadores con la organización. Algo tan simple como apostar por el talento interno e invertir en los trabajadores nos ayudará a retener talento. Ya hemos hablado de la importancia de ofrecer un salario adecuado, y si a ello le añadimos un buen ambiente de trabajo y la apuesta por la formación de empleados, nuestros trabajadores estarán más comprometidos con nosotros.

Maximizar la experiencia del empleado y su bienestar

La experiencia del empleado es la suma de varios factores, entre ellos el ambiente de trabajo, las tareas y responsabilidades que asumen los trabajadores, la propia motivación que tienen o los beneficios que ofrecemos. Uno de los grandes retos en la gestión de personas, especialmente de las últimas generaciones en sumarse al mercado laboral, es ofrecer un buen employee experience que nos ayude a retener el talento.

Acelerar el desarrollo de talentos y habilidades en los empleados para crear fuerzas de trabajo ágiles que puedan responder rápidamente a los cambios

¿Cómo responde tu empresa a los cambios? Lo ideal sería que lo haga de forma rápida y exitosa, pero esto no siempre es así. Por eso, uno de los retos en gestión de personal es impulsar el desarrollo de talentos y habilidades de nuestros trabajadores para que estén preparados al cambio y sean capaces de ofrecer la respuesta adecuada. Así, la empresa no perderá competitividad cuando se produzcan dichos cambios.

Construir una línea de liderazgo fuerte

No hay que confundir un liderazgo fuerte con un modelo autoritario o dictatorial, pero es innegable que un líder fuerte es la mejor inspiración para el resto de trabajadores. Al frente de cada equipo de trabajo o departamento debería haber una persona que cree confianza en sus empleados, que sea una referencia y ayude a crecer profesionalmente a sus compañeros. Eso sí, construir un buen líder no es tarea fácil.

Brechas de habilidades que mejorar en los departamentos de recursos humanos

Dentro de la dirección y gestión de personal, el propio departamento de RRHH debería preguntarse qué puede hacer para mejorar. Todos los departamentos o equipos de la empresa son susceptibles de mejorar, y recursos humanos no es una excepción. La digitalización y el uso de un buen software de recursos humanos solo son un primer paso, pero hay otros aspectos en los que deberíamos fijarnos.

• Satisfacción de las necesidades desde la perspectiva de los empleados y no tanto de la organización. Históricamente, RRHH ha actuado en función de las necesidades de la empresa. Sin embargo, las nuevas tendencias apuntan a la importancia de cumplir con las necesidades de los trabajadores si queremos ofrecerles una buena experiencia del empleado y satisfacción laboral. Estas necesidades no siempre coinciden con las de la empresa, así que habrá que buscar el punto de equilibrio dando prioridad a la perspectiva del trabajador.

• Fomentar la cultura y los valores positivos. Cualquier empresa cuenta con una serie de valores y principios, una misión para hacer de la sociedad un lugar mejor. En este sentido, el equipo de recursos humanos debe hacer todo lo posible por impulsar esta cultura y valores positivos. Seleccionar trabajadores alineados con los valores y cultura corporativos, desarrollar iniciativas para potenciarlos o trabajarlos en el día a día ayudan a impulsar la misión de la organización.

• Aprovechar los datos analíticos para medir el impacto de los RRHH en los resultados comerciales. A día de hoy, recursos humanos puede acceder a todo tipo de datos. Por todos es sabido que una buena gestión de personal repercutirá positivamente en el resultado de la empresa, así que este departamento deberá trazar el paralelismo entre ambos. En este sentido, el uso de una buena estrategia de People analytics nos ayudará a saber cómo influyen los RRHH en nuestros resultados.

• Promover la diversidad, equidad y la inclusión. Un error relativamente frecuente en muchos departamentos de recursos humanos es apostar siempre por los mismos perfiles de trabajador. Esto nos puede limitar en determinados momentos, quizá sería más interesante dar una oportunidad a perfiles diferentes a lo que ya tenemos en la empresa. Así, facilitamos la inclusión, equidad y diversidad, tres valores que nunca se deben pasar por alto.

• Comunicarse efectivamente. El departamento de recursos humanos deberían plantearse qué puede hacer en aras de una mejor comunicación interna. Desde establecer un buzón de sugerencias al impulso de un portal del empleado o el desarrollo de un chat en vivo que permita mejorar la experiencia del trabajador y paliar los problemas de comunicación que hay en muchas empresas. Son los primeros que deberían concienciarse sobre la importancia de la comunicación interna.

• Impulsar el rendimiento de los empleados. Hay que buscar el máximo rendimiento de los trabajadores, y cuando se da premiarlo. Para ello contamos con los beneficios de los empleados de los que pueden aprovecharse nuestros colaboradores. Aunque a menudo lo olvidemos, una de las misiones de recursos humanos es fomentar el rendimiento de la plantilla, crear el contexto adecuado para que alcancen su máximo nivel de desarrollo.

Herramientas tecnológicas para la gestión de personas del futuro

El continuo proceso de digitalización en la empresa hace que en un futuro cada vez más cercano vayamos a disponer de nuevas soluciones tecnológicas para gestionar la fuerza laboral. Una serie de recursos que tienen en los software de recursos humanos su primer exponente. Una forma de gestionar de forma diferente y más eficiente tanto la contratación de trabajadores como el employee y el candidate experience.

Tecnologías relacionadas con la contratación

Adaptar el proceso de selección al entorno digital es altamente beneficioso tanto para la empresa como para los propios candidatos que aspiran a trabajar con nosotros. Por una parte, la organización puede agilizar los procesos de elección, especialmente cuestiones como la criba de currículums. Por otra parte, el aspirante puede estar informado continuamente del estado de su candidatura.

La digitalización del proceso de selección beneficia tanto a la empresa como a los candidatos, agilizando la criba de currículums y la comunicación..

Plataformas de gestión y experiencia del empleado

¿Qué experiencia tienen tus trabajadores? La gestión del employee experience nos ayudará a potenciar el compromiso de los trabajadores y retener talento en la organización. Por ello, nunca está de más contar con la plataforma adecuada para medir la experiencia de los trabajadores y trabajar en introducir las mejoras adecuadas para llevarla al siguiente nivel. Es un aspecto cada vez más importante, especialmente entre empleados jóvenes.

Plataformas de experiencia de candidatos

El employee experience comienza a cultivarse en el proceso de selección, así que trataremos de ofrecer a los candidatos a trabajar en la organización la mejor experiencia posible. Algo tan simple como incluir una encuesta sobre el propio proceso de selección nos ayudará a saber la calidad del candidate experience. La empresa debería contar con las plataformas adecuadas para ofrecer la mejor experiencia a los candidatos.

Otras soluciones de incorporación

Cuestiones que no hace mucho nos parecían futuristas como la inteligencia artificial o el Big Data nos ayudarán en la incorporación de trabajadores. Por ejemplo, la IA nos ayudará a identificar talento y podemos utilizar un asistente virtual, sin olvidar el uso que hace del Big Data para lograr las soluciones adecuadas. El machine learning es otra de las futuras tendencias en la incorporación de trabajadores.

Recursos humanos como socio igualitario en el proceso de planificación estratégica

Finalmente, conviene señalar que recursos humanos juega un rol fundamental en el plan estratégico de la empresa. Recordemos que este departamento es el encargado de seleccionar a los mejores trabajadores de acuerdo con las necesidades estratégicas de la organización o de preparar a la plantilla para los retos de dicha planificación estratégica. Por esa razón, se trata de un socio igualitario en el proceso de planificación estratégica.