Cómo diseñar un sistema de gestión del desempeño laboral de los empleados

10 de noviembre, 2021

La gestión del desempeño laboral es una de las tareas más importantes de recursos humanos. Según el resultado, se podrá promocionar o recolocar a trabajadores, decidir sobre despidos o renovaciones de contrato, etc. Para que sea eficaz, es imprescindible contar con un buen sistema de gestión de desempeño laboral en la empresa, normalmente basado en la realización de encuestas laborales. Solo así tomaremos esas decisiones con una base sólida, y ofreceremos el feedback adecuado a los trabajadores.

Qué es y cómo funciona un sistema de gestión de desempeño laboral

Un sistema de gestión de desempeño laboral es una herramienta que permite obtener datos fiables sobre el rendimiento laboral de los trabajadores. Se tienen en cuenta diferentes parámetros para analizar el rendimiento de los trabajadores. Además, una buena gestión de desempeño laboral sirve para incentivar las buenas prácticas en la empresa. A partir de los datos es más fácil reconocer el trabajo o esfuerzo de los empleados.

Respecto al funcionamiento, podemos diseñar una plantilla de evaluación de desempeño donde aparezcan las diferentes cuestiones a analizar. Así, la información recabada en la evaluación de desempeño permite generar métricas o estadísticas. Otra de las ventajas de estos sistemas es que se puede adaptar a cada trabajador. De este modo, cada trabajador recibe el feedback personalizado en base a su rendimiento. Eso sí, los objetivos deben estar claros.

Metodología del sistema de gestión de desempeño laboral

Tras establecer los objetivos, hay que analizar los indicadores y la metodología a utilizar. Con los indicadores se definen las habilidades, conocimientos, competencias u objetivos a medir. En base a estos parámetros se puede establecer la metodología, incluidas las escalas de evaluación de desempeño. Si hablamos en plural es porque se pueden combinar las diferentes escalas a lo largo del cuestionario. Esto nos permitirá presionar más a los trabajadores a la hora de decantarse entre dos opciones u ofrecerles varias posibilidades.

Cómo elegir escalas de evaluación de desempeño

Las escalas de evaluación de desempeño son el mecanismo para determinar objetivamente y con precisión las fortalezas y debilidades de los empleados. Tan importante es conocer la valoración del propio trabajador como de sus compañeros, pues las utilizaremos para medir los indicadores relacionados con las competencias o habilidades que necesita en su trabajo. Las elegiremos en función de las necesidades de cada pregunta:

• Escala de Likert: se utiliza para medir actitudes o conocer el nivel de conformidad sobre una afirmación. Lo ideal es que sea simétrica (5 respuestas), ofreciendo una opción neutra; cuando el número de respuestas es par no hay neutralidad y el encuestado está “forzado” a elegir entre la opción positiva o la negativa.
• Escala de tres puntos: es una versión reducida, y algo más limitada, de la escala de Likert, donde tenemos dos respuestas totalmente opuestas y una tercera neutral.
• Del 1 al 10, escala semántica diferencial: las escalas de 1 a 10 o 1 a 5 están a la orden del día, pero tienen una versión, la semántica diferencial. Consiste en introducir dos palabras opuestas (por ejemplo, bueno/malo) y una serie de espacios en el centro para que el encuestado se posicione más o menos cerca de cada palabra.
• Escalas para evaluar habilidades: se puede utilizar tanto en soft skills como para las habilidades clave, y son muy interesantes cuando preguntamos a compañeros, superiores o subalternos. Con ellas, se puede preguntar por la frecuencia con que se observan estas habilidades por las que se pregunta, por ejemplo “no se observan, poco frecuente, habitual, se observa constantemente”.

Formularios de evaluación de desempeño

Una vez definidos los objetivos y metodología a utilizar, el siguiente paso en nuestro sistema de gestión de desempeño laboral será la preparación y distribución de formularios de evaluación de desempeño. Para ello, utilizaremos entre 40 y 50 preguntas. Es una cifra suficiente para recabar la información deseada, pero no excesiva para que el evaluador se canse. En caso de mantener una entrevista cara a cara con el trabajador analizado, hay que preparar las preguntas que se harán.

Entre estas preguntas, no deberían incluirse más de dos o tres de respuesta abierta. Así, es más fácil gestionar las respuestas. En este caso, siempre es ventajoso contar con el apoyo de un buen software de encuestas laborales como Sesame HR que ayude a RRHH a la gestión de los formularios de evaluación de desempeño. Nos permite hacer un seguimiento de las respuestas, realizar más rápido los informes y ofrecer un feedback más ajustado a la realidad. También es de gran ayuda en la distribución de las encuestas.

Feedback y seguimiento

Una vez se han generado los informes, llega el momento de ofrecer un feedback al trabajador evaluado. En este sentido, la plantilla de evaluación de desempeño puede incluir las posibles soluciones o áreas de mejora del trabajador. Este feedback debe ser siempre positivo, de modo que el trabajador quede satisfecho. Incluso cuando la evaluación es negativa, hay que buscar el punto de vista positivo: presentar la oportunidad de mejora.

El sistema de gestión de desempeño laboral finaliza con el seguimiento de los resultados. Si se han propuesto medidas para mejorar la situación, hay que analizar si cumplen con el objetivo deseado. Aunque no lo parezca, esta es una de las partes más importantes de la gestión de desempeño, y no puede faltar en nuestro sistema. De nada sirve realizar todo el proceso previo si luego no se analizan los resultados obtenidos.