Cómo elegir un software de gestión documental según el tipo de empresa

8 de septiembre, 2021

Actualmente las herramientas y soluciones que puedes encontrar para implantar en tu negocio son múltiples, sin embargo, la mejor elección no es la más cara o más completa, más bien la que mejor encaja con las necesidades de tu empresa. En este artículo, profundizamos en una serie de pautas que son claves para elegir un software de gestión documental según el tipo de empresa y que te ayudarán a tomar una decisión acertada, sigue leyendo y toma nota. Te adelantamos que el sector, los tipos de documentos y las personas que lo empleen son esenciales para determinar tu elección.

6 Consejos para escoger un software de gestión documental adaptado

Analizar las necesidades de la empresa, las características, sus posibilidades y la facilidad de uso son algunas de las cuestiones más relevantes a la hora de elegir una solución de estas características.

1. ¿En qué sector desarrollas tu actividad?

La información y los documentos de cada sector pueden variar y existen algunas clases de documentos que son propios de determinadas industrias. Por ejemplo: en una asesoría o una empresa de abogados la cantidad de documentos y su flujo puede variar en comparación con otros negocios.

Aún así, cualquier departamento de recursos humanos o de contabilidad necesita digitalizar los documentos, cumplir con una normativa establecida y contar con un gestor rápido y eficiente. En caso de tener una legislación más determinada o de necesitar un conjunto de requisitos concretos es necesario buscar el software de gestión documental que mejor se adapta a tu sector o mercado.

2. ¿Cuáles son las características básicas de la empresa?

En función del tamaño de la misma, la movilidad de su plantilla, la sencillez u otros software con los que puedan complementarse pueden tener algunos aspectos determinados.

Por ejemplo: si busca un software de RRHH para registrar las entradas, las salidas y las pausas de los trabajadores, o si tiene algún tipo de gestor de tareas y si quieres integrar todas estas funcionalidades en una única solución. Como es el caso de Sesame un software de control horario, con gestor de tareas, proyectos y gestión documental básica para facilitar los procesos de recursos humanos y sus documentos, y además favorece la gestión del empleado a distancia.

3. ¿Cuáles son los documentos que se digitalizan?

No es un secreto que el uso del papel está dejando paso a los documentos digitalizados, ahora bien, la elección de un software dependerá en gran parte de los documentos que necesites pasar al formato digital o almacenar sin emplear demasiados recursos.

En el proceso de selección de un gestor de documentos es clave tener en cuenta cuáles son los tipos documentos que se necesitan gestionar y, así como los formatos más conocidos o la creación de estos dentro de los parámetros.

Pongamos por caso que tu intención es digitalizar parte de los documentos propios del departamento de recursos humanos, entonces tendrás que analizarlos, conocer sus formatos y comprobar que el gestor te permite subirlos y almacenarlos sin problemas. En este sentido, Sesame permite guardar los justificantes, las nóminas y los documentos laborales tales como los certificados de retenciones, la copia del DNI.

También, es importante aprender a organizar la documentación laboral con un software de gestión documental como Sesame, que permite almacenar los documentos en varias carpetas y compartirlas entre empleados y managers.

4. ¿Qué características tiene un software de gestión documental?

La mayoría de programas de gestión documental permiten el escaneo de documentos en papel para digitalizarlos, además de facilitar permisos a los diferentes miembros de un equipo, organizar en base a una categorización concreta, búsqueda de archivos o permitir flujos de trabajo para el correcto funcionamiento de una empresa. En este sentido, tienes que pensar qué necesita tu empresa, cuál es su facilidad de uso y cuáles son las funcionalidades más prácticas.

5. ¿Gestión documental gratuita o de pago?

Como en cualquier solución existen demos u opciones para implantar la gestión documental de pago o gratuita. No obstante, si esperas una solución completa y profesional lo aconsejable es que te decantes por un sistema o gestor de pago que se adapte a la actividad de tu sector. En cierto modo si esperas tener un soporte técnico e incluso una formación adecuada no puedes contar con un gestor documental gratuito que puede ser muy limitado. Por otro lado, también buscarás ciertos estándares de seguridad y privacidad que uno gratuito no puede ofrecer.

En este sentido, podrás contar con un software con servicio técnico y explotar cada una de sus funcionalidades al máximo. Para aprovechar este recurso, no dudes en calcular los costes de implantación, de adquisición y todos los beneficios que te reporta.

6. ¿Quiénes van a emplear el software de gestión documental?

Si tus trabajadores pueden trabajar en movilidad o incluso desde casa es importante que el gestor pueda consultarse o gestionarse desde cualquier ordenador o dispositivo móvil así como otros soportes.

En definitiva, la elección de un gestor documental o un software de rrhh de estas características dependerá siempre de las particularidades de tu negocio así como de las necesidades presentes y futuras o de las diferentes aplicaciones o funcionalidades con las que desees completar y optimizar las áreas de una empresa.