Estrategias para hacer un control de gastos adecuado

11 de marzo, 2024

¿Estás preocupado porque no sabes cómo hacer un control de gastos de tu empresa? Descubramos los diferentes tipos de gastos que más afectan y cómo puedes controlarlos.

Todo para que tengas las herramientas necesarias para mejorar el control de gastos de tu empresa. ¡Manos a la obra!

¿Qué tipo de gastos afectan a la gestión de gastos de una empresa?

Los gastos fijos como el alquiler de oficinas o sueldos de empleados son inevitables para cualquier empresa. Para mantener bajo control todos los contratiempos que puedan surgir, te puedes ayudar de herramientas como los programas de nóminas.

Sin embargo, hay otros tipos de gastos que también debes tener en cuenta para llevar un buen control.

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Gastos variables

Los gastos variables cambian cada mes y dependen de factores como ventas o producción. En esta categoría, entran elementos como:

• Comisiones de ventas.
• Primas de producción.
• Gastos de transporte.

Debes estimar estos gastos cada mes y ajustar tus presupuestos en consecuencia.

Gastos deducibles

Los gastos deducibles, como alquileres de oficina o nóminas, se pueden deducir de tus impuestos.

Asegúrate de llevar un registro detallado de estos gastos y guardar todos los recibos correspondientes. Ya que, en estos casos, se piden las facturas detalladas para poderlos justificar.

Gastos no deducibles

Por otro lado, gastos como las sanciones o regalos promocionales no son deducibles de impuestos.

Estos gastos siguen siendo necesarios para muchas empresas, así que tenlos en cuenta en tus presupuestos, pero no los declares como gastos deducibles.

Con un buen control de todos estos tipos de gastos, podrás optimizar tus presupuestos, reducir costes innecesarios y maximizar las deducciones fiscales.

Un software de RRHH como el de Sesame HR puede ayudarte a organizar todos estos gastos y llevar un control más eficiente.

¿Cómo hacer un control de gastos efectivo?

Para llevar a cabo un control de gastos efectivo en tu empresa, es fundamental implementar un sistema de gestión que te permita tener una visión general de todos los gastos.

Un buen punto de partida es cargar y categorizar los distintos tipos de gastos que afectan a tu organización.

Identifica los principales centros de coste

Es importante identificar los principales centros de coste de tu empresa, ya sean departamentos, proyectos o líneas de negocio.

De esta forma, podrás asignar los gastos a cada centro y obtener información detallada sobre dónde se originan la mayor parte de los gastos.

Implementa medidas de control

Una vez tengas claro el origen de los gastos, es el momento de implementar medidas para optimizarlos. Algunas estrategias que puedes adoptar son:

1. Fijar presupuestos por centros de coste y realizar un seguimiento mensual. Esto te permitirá detectar desviaciones y tomar medidas correctivas.
2. Centralizar las compras para negociar mejores condiciones con proveedores.
3. Digitalizar los procesos de aprobación de gastos para agilizarlos y evitar errores.
4. Formar a los empleados en buenas prácticas para reducir gastos innecesarios.
5. Analizar la relación entre gastos e ingresos por líneas de negocio. Aquellas con un margen de beneficio bajo deberían ser revisadas.

Revisa periódicamente los resultados

Para que un control de gastos sea realmente efectivo, es imprescindible revisar periódicamente los resultados obtenidos y realizar los ajustes necesarios.

Compara los gastos reales con los presupuestados y valora si las medidas implementadas están siendo útiles para optimizar los gastos de tu organización.

En caso contrario, deberás replantearte nuevas estrategias. Un control de gastos no es un proceso estático, sino que requiere de constantes mejoras.

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Estrategias para controlar la gestión de gastos de tu empresa

Una vez que hayas entendido qué tipos de gastos afectan a tu empresa y cómo hacer un control de tus gastos efectivo, es hora de implementar estrategias para optimizar la gestión de gastos de tu organización.

1. Considera la posibilidad de utilizar software de gestión de gastos

Un software de gestión de gastos como Sesame HR puede ayudarte a automatizar y optimizar tus procesos de control de gastos.

Puedes revisar solicitudes de gastos en línea, aprobarlas electrónicamente y realizar un seguimiento de los gastos.

Esto te proporciona visibilidad total sobre los gastos de la empresa, lo que te permite reducir el despilfarro, detectar fraudes y tomar decisiones de gastos mejor informadas.

2. Implementa una política de gastos clara

Una política de gastos bien definida dejará claro a los empleados qué tipos de gastos están permitidos y cuáles están prohibidos.

Esto reducirá las confusiones y disputas, y garantizará un uso responsable de los recursos de la empresa.

La política debe especificar asuntos como los límites por tipos de gastos, el proceso de aprobación a seguir, la documentación requerida, etc.

Eso sí, asegúrate de que todos los empleados estén al tanto de la política. Para ello, puedes centralizar los documentos en el gestor documental.

3. Revisa los patrones de gastos

Es una buena idea analizar periódicamente los patrones de gastos de tu empresa para identificar áreas problemáticas o de mejora.

Puedes utilizar informes de análisis de gastos de tu software de gestión para ver tendencias, detectar gastos excesivos o inusuales y tomar medidas correctivas.

Esto te ayudará a presupuestar mejor y asignar fondos de manera más eficiente.

4. Proporciona formación sobre conciencia de costes

La formación en conciencia de costes para los empleados puede marcar una gran diferencia en la optimización de costes.

Cuando los empleados entienden cómo sus acciones y decisiones afectan al presupuesto general, tienden a ser más responsables con los recursos de la empresa.

Ofrece cursos de formación periódicos para inculcar una cultura de gestión de costes en toda la organización.

La optimización del control de gastos debe ser una prioridad estratégica para cualquier empresa. Con las estrategias adecuadas, políticas claras y el software correcto, puedes ayudar a tu empresa a gastar de manera inteligente y eficaz.

Controla tus gastos con Sesame HR

Una de las mejores formas de controlar tus gastos es utilizando software especializado como Sesame HR.

Nuestra solución te ofrece varias herramientas para hacer un seguimiento de tus gastos de forma sencilla y eficaz.

1. Registro de facturas y recibos: en Sesame HR puedes subir los archivos digitales de tus facturas y recibos, indicando la categoría de gasto a la que pertenecen.
2. Aprobación de gastos: puedes configurar en Sesame HR un sistema de aprobación de gastos en el que los empleados tengan que solicitar autorización.
3. Análisis de gastos: puedes ver los datos con la evolución de tus gastos a lo largo del tiempo y ver posibles desviaciones en tu presupuesto.

Ahora ya sabes cómo hacer un control de gastos. Con un poco de organización y las herramientas adecuadas, puedes tener una visión clara de tus gastos de empresa.

Al involucrar a tu equipo y establecer reglas claras, crearás una cultura de responsabilidad financiera. Y con software de RRHH como Sesame HR para automatizar procesos, tendrás más tiempo para analizar y tomar decisiones informadas.

Así que anímate a implementar estas estrategias, y verás los beneficios en tu negocio. Si quieres saber más sobre nuestro software, pide una demo gratis. ¡Tu empresa te lo agradecerá!