Nóminas
¿Cómo externalizar la nómina en tu empresa con ayuda de software?
¿No sabes qué es la externalización de nómina? Te contamos cómo implementarla con software de RRHH en tu empresa. ¡Léenos en el blog!
¿Necesitas ayuda?
Ronny Navarrete
HR Consultant
26 de junio, 2025
¿Estás pensando en la externalización de nómina de tus empleados para centrarte en tareas más estratégicas? Si no sabes por dónde empezar, en este artículo te explicamos cómo encontrar un proveedor externo que se adapte a las necesidades de tu empresa y todas las ventajas que este modelo puede ofrecer.
La externalización de nómina, también conocida como outsourcing de nómina, consiste en delegar a un proveedor especializado la gestión de nóminas, es decir, todas las tareas vinculadas al pago de salarios dentro de la organización. Esto incluye el cálculo de sueldos, la gestión de impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social, la emisión de recibos salariales y el cumplimiento de las obligaciones legales.
Además, te mostraremos qué funcionalidades clave debe tener una solución tecnológica como Sesame HR para facilitar esta transición: desde la automatización del envío de datos hasta el control total de la información en un solo lugar. Deja atrás el estrés de procesar la gestión de nóminas de forma manual y gana tiempo para enfocarte en lo que realmente impulsa tu negocio: el desarrollo del talento y la estrategia de crecimiento. ¡Manos a la obra!
¿Qué es la externalización de nómina?
La externalización de nómina, también llamada outsourcing de nómina en inglés, consiste en contratar los servicios de una empresa externa para que se encargue de gestionar las nóminas de tus empleados. Existen varias opciones por las que te puedes decantar:
- Asesorías y gestorías, que te asignarán un asesor laboral para la preparación de nóminas.
- Softwares de nóminas, como Sesame HR que automatizan y facilitan el proceso.
Ambas opciones pueden complementarse, ya que un software como el de Sesame HR te permitirá compartir las incidencias en nómina con tu gestor. Y si lo prefieres, también puedes optar por generar las nóminas de tus empleados con nuestros expertos.
En definitiva, externalizar tu nómina es una solución inteligente que te permitirá reducir costes, evitar sanciones por impagos o errores en la nómina y centrarte en tu empresa.
¿Cómo realizar la externalización de nómina?
Externalizar la nómina de tu empresa puede ser la solución perfecta para ganar eficiencia. Con la ayuda de un buen partner tecnológico como Sesame HR, este proceso será mucho más fácil. ¿No sabes cómo hacerlo? ¡Te explicamos todo el proceso aquí!
1. Determina tu presupuesto
Para externalizar la nómina en tu empresa, debes fijar un presupuesto realista. Analiza cuánto gastas actualmente en el proceso de nómina interno y calcula el ahorro potencial al externalizarlo. Las soluciones de software como Sesame HR ofrecen precios competitivos que pueden representar un ahorro significativo.
Compara varias opciones de proveedores de nómina. Pide datos que incluyan:
- El coste mensual del servicio.
- Tarifas por empleado.
- Funcionalidades y otras funciones adicionales.
Pide una prueba gratuita para probar el servicio antes de comprometerte a un contrato. Con un buen proveedor de software a tu lado, podrás optimizar este proceso crítico.
2. Valora qué procesos externalizar
Valorar qué procesos de nómina externalizar te permitirá automatizar aquellas tareas más críticas para tu empresa. Quizás solo quieras automatizar el cálculo de nóminas. O quizás lo que necesitas es ocuparte de todo el proceso, desde la recolección de incidencias hasta el envío de nóminas a los empleados.
Además, contarás con el soporte de profesionales especializados que te ofrecerán asesoramiento continuo y te mantendrán al día de los cambios legales. Tu único trabajo será validar la información y dar el visto bueno final.
3. Decide el tipo de externalización
Una vez que hayas evaluado proveedores y presupuestos, es hora de determinar qué modelo de externalización de nómina se adapta mejor a tu empresa. Las opciones más comunes son:
- Externalización total: delegas por completo el proceso de nómina a un proveedor externo. Requiere un buen canal de comunicación.
- Externalización parcial: gestionas parte del proceso internamente y externalizas solo ciertas tareas. Requiere más coordinación pero ganas flexibilidad.
- Solución híbrida: usas un software de nómina para automatizar y externalizas soporte y consultoría. Obtienes ahorro y experiencia.
Evalúa el nivel de servicio, experiencia, e integración que necesitas. Considera el coste, pero recuerda que un servicio de calidad y una buena relación con tu proveedor son claves para el éxito.
4. Contrata a tu proveedor
Una vez tomada la decisión, deberás formalizar el contrato con tu proveedor. También deberás establecer los canales de comunicación e intercambio de información a usar durante todo el proceso.
Con un software de RRHH como el de Sesame HR podrás externalizar las nóminas, ganar visibilidad en el proceso y productividad sin perder el control.
5. Recopila la información necesaria
Una vez que tengas instalado el canal de gestión para externalizar las nóminas, es hora de recopilar la información necesaria en una base de datos de empleados.
Para ello, necesitarás detalles de los conceptos de nómina. Así como el tipo de contrato, las altas y las bajas de los empleados, posibles revisiones salariales…
6. Inicia la prestación de servicios
Una vez seleccionado el proveedor de software de nómina, llega el momento de iniciar la prestación de servicios.
Deberás establecer la periodicidad con la que quieres generar las nóminas de tus empleados y establecer la fecha de pago para poder cumplir el proceso de forma puntual.
7. Solicita informes
Para externalizar las nóminas de manera eficiente, te recomendamos solicitar informes para evaluar el proceso. Una forma fácil de revisarlo es calculando el ROI de tu departamento de RRHH de forma periódica.
Además, con Sesame HR podrás generar informes de RRHH con los datos de la retribución salarial de tu plantilla. El software se encargará de realizar todos los cálculos según la información recopilada.
¿Cuándo es recomendable la externalización de nómina?
La externalización de nómina puede ser una estrategia altamente efectiva para optimizar recursos, garantizar el cumplimiento legal y mejorar la eficiencia operativa en diferentes etapas del crecimiento empresarial. Con una solución como Sesame HR, este proceso se vuelve aún más ágil, transparente y fácil de implementar. Estas son algunas situaciones en las que externalizar la nómina es especialmente recomendable:
Empresas en expansión internacional
Cuando una empresa comienza a operar en varios países, la gestión de nóminas se complica debido a las diferencias en legislación laboral, impuestos y requisitos administrativos. En estos casos, contar con la externalización de nómina y un software como Sesame HR, que permite centralizar la información laboral y compartirla de forma segura con proveedores locales, es clave para garantizar el cumplimiento normativo en cada región.
Empresas en crecimiento acelerado
Durante una etapa de crecimiento rápido, los procesos internos pueden saturarse fácilmente. Externalizar la nómina te permite escalar sin fricciones, mientras el equipo de RRHH se enfoca en tareas estratégicas. Gracias a Sesame HR, puedes automatizar la recopilación de datos, controlar incidencias y enviar la información al proveedor de forma ágil, evitando errores y retrasos.
Pequeñas empresas o startups
Las pequeñas empresas a menudo no cuentan con un equipo especializado en nóminas. Externalizar este proceso no solo les ahorra tiempo y costes, sino que también reduce riesgos legales. Con Sesame HR, incluso las empresas más pequeñas pueden digitalizar todo el ciclo de gestión de nómina, manteniendo el control y la trazabilidad desde una única plataforma intuitiva.
La externalización permite acceder a conocimientos especializados y tecnología avanzada en programas de nóminas sin la necesidad de invertir en infraestructura y formación interna.
Outsourcing de nómina: ventajas y desventajas
La externalización de nómina ofrece varias ventajas y desventajas que es importante que consideres antes de lanzarte a contratar estos servicios.
Por la parte de las ventajas del outsourcing de nómina, te beneficiarás de:
- Reducción de la carga de trabajo: liberarás recursos y tiempo que pueden ser utilizados en otras actividades.
- Eliminación de errores en nóminas: reducirás la probabilidad de errores en el cálculo de salarios, impuestos y cumplimiento normativo.
- Mayor puntualidad: los proveedores externos suelen tener procesos más eficientes, lo que conduce a una mayor puntualidad en el procesamiento de las nóminas y los pagos.
- Escalabilidad según necesidades: podrás ajustar los servicios de acuerdo con los cambios en el tamaño o las necesidades de tu empresa.
- Seguridad en los datos: los proveedores de outsourcing suelen tener medidas de seguridad sólidas para proteger la información confidencial de los empleados.
Outsourcing de nómina: desventajas
Por otra parte, entre las desventajas del outsourcing de nómina a las que deberás enfrentar, hablamos de:
- Resistencia al cambio: algunos empleados o departamentos pueden resistirse a la externalización debido al cambio en los procesos internos.
- Curva inicial de adaptación: al principio, puede haber una etapa de ajuste para integrar los nuevos procesos y sistemas externos en la empresa.
- Falta de control en el proceso: al confiar en un proveedor externo, puedes experimentar una sensación de pérdida de control directo sobre el proceso de nómina.
- Desajuste con las necesidades de la empresa: si el proveedor externo no entiende completamente las necesidades y los valores de la empresa, podría generar problemas de alineación.
Es esencial evaluar cuidadosamente estas ventajas y desventajas para determinar si el outsourcing de nómina es la mejor opción para las necesidades específicas de la empresa.
En todo caso, opta siempre por una opción como Sesame HR, que te facilite el proceso de adaptación y el intercambio constante de información para resolver todas las dudas que te surjan.
¿Por qué digitalizar la externalización de nómina con un software como Sesame HR?
La externalización de nómina puede convertirse en una solución muy eficiente para empresas que quieren ahorrar tiempo, minimizar errores y garantizar el cumplimiento normativo. Sin embargo, para que este modelo funcione de forma fluida y sin fricciones, es clave apoyarse en una herramienta tecnológica que actúe como puente entre la empresa y el proveedor externo. Aquí es donde entra Sesame HR.
Con Sesame HR, puedes digitalizar por completo la gestión de nóminas, centralizando toda la información laboral y facilitando el trabajo tanto de tu equipo interno como del proveedor externo. El software automatiza tareas repetitivas como la recopilación de datos, el seguimiento de ausencias o la actualización de contratos, asegurando que el proveedor reciba información actualizada y sin errores.
Además, al integrar la externalización de nómina dentro de un entorno digital unificado, obtienes mayor visibilidad y control sobre todo el proceso. Puedes generar informes en tiempo real, controlar costes, validar incidencias y tener un seguimiento claro de las nóminas desde cualquier lugar.
Sesame HR también permite conectar con gestorías y asesorías externas de forma segura, manteniendo una comunicación ágil y eficiente sin necesidad de intercambiar documentos por correo electrónico o en papel. Así, se garantiza una mayor trazabilidad, se reducen los tiempos de gestión y se mejora la experiencia del equipo de RRHH.
En definitiva, digitalizar la externalización de nómina con Sesame HR no solo agiliza y ordena el proceso, sino que también aporta tranquilidad, transparencia y eficiencia a todas las partes implicadas.
Sesame HR, tu empresa de outsourcing de nómina
Una de las mejores opciones para externalizar tu nómina es Sesame HR. Nuestra empresa de software de RRHH te ofrece un servicio integral para gestionar las nóminas de tus empleados.
Con Sesame HR, podrás:
- Centralizar los datos de tus empleados.
- Registrar las incidencias en nóminas.
- Intercambiar información con tus consultores.
- Autorizar el acceso a los datos para calcular las nóminas.
- Realizar el envío digital de nóminas a tus empleados.
Con Sesame HR, automatizarás procesos y garantizarás la seguridad de tus datos.
Ya lo sabes. ¿Buscas una solución rápida y eficaz para tu nómina? Prueba gratis nuestro software de RRHH y comprueba las ventajas de contar con un partner tecnológico de confianza para este proceso. ¡Es el momento del cambio!
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