Cómo hacer el manual de acogida de una empresa ideal

18 de noviembre, 2021

Un manual de acogida de una empresa se trata de un documento que se usa durante el proceso de incorporación de nuevos empleados a la organización. Su objetivo se centra en informar de asuntos importantes acerca de dicha empresa, de sus metas, su funcionamiento, su cultura empresarial, entre otros. Actualmente, este tipo de documento en cuestión podemos realizarlos mediante la ayuda de un software de recursos humanos.

En este caso podemos usar como ejemplo a Sesame, un programa de rrhh diseñado con una interfaz muy intuitiva. Sesame fue creado pensando en la optimización de las gestiones del departamento de recursos humanos. Entre sus tantas funcionalidades podemos encontrar la creación de informes, la elaboración de las vacaciones y ausencias de los trabajadores, el manual de onboarding para empresas, entre otros. Continúa leyendo para que aprendas mucho más acerca de este último punto.

¿Qué es un manual de acogida de una empresa?

Como ya lo mencionamos, se trata de un documento empresarial que se utiliza en el proceso de inducción o incorporación de nuevos empleados. Su misión e informarles a estos empleados sobre todas las pautas importantes de la compañía. Por mencionar algunos ejemplos: objetivos empresariales, funcionamiento, cultura empresarial, entre otros.

Cabe destacar que no se trata de alguna herramienta nueva, pero sí que es cierto que juega un papel muy importante. Y esto, se debe a que es la primera muestra de cariño, respeto y admiración que se puede sentir hacia un nuevo trabajador.

Todos hemos atravesado esos nervios que surgen los primeros días de trabajo en una nueva empresa. Puede ser la persona con el mejor perfil para la vacante, pero el miedo a no hacerlo bien, a conocer cómo trabaja la empresa, entre otras cosas, siempre marcarán los inicios de una nueva aventura laboral.

¿Qué debe contener un proceso de inducción empresarial?

El manual de acogida de una empresa, realizado para intentar calmar los nervios de los nuevos empleados, debe contener los siguientes puntos:

• Historia y razón de existencia de la empresa.
• Valores y filosofía empresarial.
• Las obligaciones y los derechos del trabajador, así como las vacaciones, los horarios, salarios, entre otros.
• Especificar el puesto del trabajador. Así como las labores a desempeñar y los objetivos por cumplir. Aunque este último punto se trata de manera general, ya que tiende a cambiar cada año en la empresa.

Estos son los puntos más básicos que, en función del tipo de empresa, ocuparán más o menos espacio. También se pueden agregar otros más, siempre y cuando la organización considere relevante agregar.

👉 Una opción sería incorporar una plantilla de organigrama empresarial para que el empleado conozca la estructura de la empresa.

Beneficios que otorga como herramienta de comunicación interna

Además de cumplir su objetivo principal, que es disminuir las inseguridades de los primeros días, elaborar un manual de acogida brinda los diferentes beneficios:

• Para el empleado: le ayuda a saber cuáles son las tareas que se espera que cumpla y qué objetivos debe alcanzar. Otorga información sobre el cliente ideal de la empresa. Ayuda a trabajar más enfocado y, por tanto, es más productivo. También le permite despejar las dudas más básicas desde su primer día en el trabajo.
• Para la empresa: le permite expresar y explicar desde un principio, y de una manera clara, los aspectos más básicos de la organización. Se genera un clima laboral más favorable, donde todos conocen cuáles son sus tareas y a quién deben acudir en caso de una necesidad. El rendimiento del nuevo trabajador será mucho mayor desde el primer día, ya que no tendrá que depender de terceros para realizar su trabajo.

👉 Si quieres saber más sobre ambiente laboral, consulta nuestra guía de clima laboral.

¿Cómo elaborar un manual de acogida de una empresa?

Al momento de realizar este manual, es importante escoger bien quién será la persona responsable para redactarlo. Y es que lo que sucede en las grandes corporaciones, es que estos documentos suelen ser muy institucionales. Esto no siempre ayuda a entenderlo fácilmente y, en ocasiones, no reflejan bien la realidad diaria de los distintos departamentos de una empresa.

Ahora bien, teniendo en cuanta a la persona redactora del manual, procede a reunir a los principales responsables de tu equipo y responde estas preguntas. Las respuestas formarán parte de lo que debe aparecer en el manual de inducción:

1. ¿Cuál es la historio de nuestra empresa y qué nos ha traído hasta el momento actual?
2. ¿Cuáles son nuestros valores?
3. Jornadas laborales, horarios, días festivos, bajas o excedencias.
4. Salarios.
5. ¿Cuántos departamentos existen en la empresa y cuántas personas trabajan allí?
6. Números de teléfonos internos.
7. Canales de comunicación en la empresa, tanto internos como externos.
8. Tareas y objetivos de la vacante que cubrirá el nuevo empleado de la empresa.
9. Jornadas especiales de la empresa y costumbres habituales. Por ejemplo, cumpleaños, los turnos del café, la cena empresarial, etcétera)
10. Tipos de vestimenta, en caso de que sea necesario.

Estos son los puntos más comunes de una empresa. Como es de esperar, este manual debe estar bien redactado y organizado para así entregarlo en papel o en digital.

Para que puedas facilitar el proceso y realizarlo mucho más fácil y rápido, puedes contar con Sesame. Un software de recursos humanos especial que te permitirá diseñar tu proceso de onboarding y compartirlo con tus nuevos empleados. De esta manera, tu organización podrá realizar un trabajo totalmente digital y tener listo su manual de acogida de una empresa.

👉 Y si quieres agilizar todo este proceso, te invitamos a probar nuevas herramientas inteligentes. Descarga nuestra guía de Inteligencia Artificial en Recursos Humanos.