Cómo hacer un informe de reclutamiento y selección de personal fácilmente

11 de noviembre, 2021

El objetivo del proceso de selección del personal siempre es el mismo: contratar a la persona ideal para la vacante ofertada. Llegarán decenas o cientos de candidaturas, pero solo unas pocas pueden llegar a la última etapa. El informe de reclutamiento y selección de personal es el documento clave para el seguimiento de todas ellas.

A lo largo de las diferentes fases del proceso de selección de personal, se irán recabando datos. En base a esta información se tomará la decisión final, de ahí la importancia de acertar con este informe de selección de personal.

Qué es el informe de reclutamiento y selección de personal

Hablamos del documento final del proceso de selección. En él, deben aparecer las valoraciones sobre la idoneidad del candidato para ocupar la vacante a la que se postula. Para ello, se utilizará la información recabada en la entrevista -o entrevistas- de trabajo, además de la reflejada en su CV.

La finalidad es que los reclutadores transmitan sus recomendaciones u observaciones al responsable final de decidir sobre la contratación de personal. Para ello, debe cumplir tres premisas:

• Transmitir la información básica sobre el candidato lo más claramente posible
• Evaluar las conductas y competencias relacionadas con el empleo al que aspira
• Facilitar la elección del aspirante idóneo para cubrir esa vacante

Cuando el informe de reclutamiento y selección de personal cumple con estas tres reglas, será más fácil tomar la decisión adecuada para la empresa.

En cambio, si no transmite o las conductas no están correctamente evaluadas, será más difícil elegir al candidato ideal. ¿Tu empresa apuesta por la candidate experience? Con este documento podrás ofrecer un feedback a los candidatos cuando finalice el proceso de selección. Así, es más fácil explicar por qué se ha seleccionado a un aspirante y descartado a los demás.

Informe de reclutamiento individual vs grupal

Cada vez es más común hacer entrevistas de trabajo o dinámicas grupales durante el proceso de selección de personal. Del mismo modo, podemos hacer informes individuales y de grupo. El informe de reclutamiento individual nos permite conocer a fondo las conductas que hemos observado.

En cambio, el informe grupal pierde esta precisión a cambio de favorecer la comparación. Es más fácil comparar los datos o resultados de los candidatos. Ambas opciones son igualmente válidas, así que los reclutadores deberán elegir la más adecuada según cada situación.

Las fases del proceso de selección de personal

La redacción del informe de reclutamiento y selección de personal debe hacerse en paralelo al propio proceso. Así, cada una de las fases del proceso de selección de personal se verá reflejada en el informe, comenzando por la recopilación de información.

Datos personales y de contacto, su formación y experiencia, expectativas salariales, disponibilidad, fortalezas y debilidades… Hay que añadir al informe la herramienta de valoración empleada para medir su desempeño.

A continuación, haremos una lista de competencias y habilidades necesarias para el puesto. Para ello, es imprescindible haber analizado antes el cargo ofertado y sus características. A partir de la información recopilada y ese listado, hay que realizar una evaluación por competencias de sus capacidades.

Será necesario estandarizar en la medida de lo posible los criterios medibles, evitando que la subjetividad nos influya. Podemos desde utilizar escalas de 1 al 10 a recopilar ejemplos apropiados o no para definir la calificación.

Antes de pasar a la redacción definitiva, destacaremos las fortalezas y debilidades de cada aspirante. Muchas veces, este aspecto es el que puede marcar las diferencias entres aspirantes. De nuevo, podemos acudir a los ejemplos.

Por último, hay que redactar el informe de reclutamiento y selección de personal. Conviene ser lo más claros que podamos. De hecho, deberíamos serlo a lo largo del proceso de selección. La concreción es una virtud, y facilitará el trabajo a los encargados de leer el informe de selección de personal y tomar la decisión final.

Cómo hacer un informe de selección de personal

Contar con la ayuda de un software ATS que nos ayude siempre es una buena opción. Gracias a las funciones de reclutamiento del software de RRHH de Sesame HR, podrás agilizar la búsqueda de talento.

Tenemos la opción de añadir opiniones o valoraciones al informe de cada empleado, destacar sus pros y contras o marcar en qué estado se encuentra la candidatura.

Este tipo de herramientas también facilitan el acceso a la información de todas las partes implicadas en el proceso de selección. Así, se agiliza la contratación.

Antes de iniciar ningún proceso de selección o informe, es esencial asegurarse de conocer las responsabilidades o el funcionamiento de la plaza. Solo así se podrá hacer una evaluación que se ajuste a las necesidades de la empresa.

Mantener los criterios de evaluación para todos los candidatos a una misma plaza es básico. Estos cambian según el puesto, no según el candidato. Si no lo hacemos, estaremos perdiendo imparcialidad, y el informe de selección de personal busca ser lo más objetivo posible.

Finalmente, nos fijaremos en el lenguaje. Evitar las expresiones absolutas es fundamental. En vez de candidatos aptos o no aptos, es preferible utilizar fórmulas como más/menos preparado, apto o idóneo.

En el informe de reclutamiento y selección de personal se reflejarán acciones y hechos, no opiniones o impresiones que nos pueda causar el candidato. Y a la hora de evaluarlos, puntuar numéricamente las habilidades facilitará la comparación entre aspirantes, pudiendo generar una bolsa con los que mejor se ajustan a la vacante ofertada.

Ejemplo de un informe de reclutamiento y selección

En este apartado, veremos un ejemplo de un informe de reclutamiento y selección. Eso sí, con toda la información resumida para que sea fácil de entender. Te lo explicamos punto por punto, así que sigue leyendo.

1. Puesto ofertado y criterio de selección

El puesto de Experto de Marketing se ha ofertado en nuestra empresa con el objetivo de encontrar un técnico capacitado y con habilidades destacadas en el ámbito del marketing para ampliar el equipo. 

El criterio de selección para este puesto se ha basado en la experiencia previa en marketing, conocimientos técnicos sólidos, capacidad analítica y creatividad.

2. Recompilación de datos

Durante el proceso de reclutamiento, se realizaron diversas acciones para recopilar datos relevantes sobre los candidatos. 

Se publicó la oferta en nuestra plataforma de empleo, se cribaron currículums con ayuda de la Inteligencia Artificial en RRHH y se llevaron a cabo entrevistas presenciales con los postulantes más destacados. 

Además, se solicitó a los candidatos que completaran una evaluación técnica y proporcionaran referencias laborales.

3. Análisis de habilidades y competencias

El análisis de habilidades y competencias se llevó a cabo evaluando los datos recopilados durante el proceso de reclutamiento. Se tuvo en cuenta la formación académica y la experiencia laboral previa en el campo del marketing. 

Se valoraron habilidades específicas como el dominio de herramientas de análisis de datos, conocimientos en SEO y SEM, capacidad para desarrollar estrategias de marketing y habilidades de comunicación.

4. Puntos fuertes y áreas de mejora

Durante el análisis, se identificaron los puntos fuertes y las áreas de mejora de los candidatos. Algunos puntos fuertes comunes entre los postulantes fueron su experiencia en campañas de marketing digital, habilidades analíticas avanzadas y capacidad para trabajar en equipo. 

Sin embargo, también se identificaron áreas de mejora como la falta de experiencia en determinadas plataformas de análisis de datos y la necesidad de mejorar las habilidades de presentación.

5. Propuesta de reclutamiento

Con base en el análisis de los datos y considerando los criterios de selección establecidos, se propone reclutar a dos candidatos para el puesto de Experto de Marketing. 

Estos candidatos destacan por su experiencia en marketing digital, habilidades analíticas y capacidad para trabajar en equipo. Asimismo, se sugiere que se brinden oportunidades de formación y capacitación para mejorar las áreas identificadas como de mejora.

Y así es como quedaría redactado un ejemplo de un informe de reclutamiento y selección. Y sí, la Inteligencia Artificial también puede ayudarte a agilizar la redacción de este documento.

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