Cómo hacer un informe de reclutamiento y selección de personal de manera sencilla

herramienta de selección de personal e informes

El objetivo del proceso de selección del personal siempre es el mismo: contratar a la persona ideal para la vacante ofertada. Llegarán decenas o cientos de candidaturas, pero solo unas pocas pueden llegar a la última etapa. El informe de reclutamiento y selección de personal es el documento clave para el seguimiento de todas ellas. A lo largo de las diferentes fases del proceso de selección de personal, se irán recabando datos. En base a esta información se tomará la decisión final, de ahí la importancia de acertar con este informe.

Qué es el informe de reclutamiento y selección de personal

Hablamos del documento final del proceso de selección. En el deben aparecer las valoraciones sobre la idoneidad del candidato para ocupar la vacante a la que se postula. Para ello, se utilizará la información recabada en la entrevista -o entrevistas- de trabajo, además de la reflejada en su CV. La finalidad es que los reclutadores transmitan sus recomendaciones u observaciones al responsable final de decidir sobre la contratación de personal. Para ello, debe cumplir tres premisas:

  • Transmitir la información básica sobre el candidato lo más claramente posible
  • Evaluar las conductas y competencias relacionadas con el empleo al que aspira
  • Facilitar la elección del aspirante idóneo para cubrir esa vacante

Cuando el informe de reclutamiento y selección de personal cumple con estas tres reglas, será más fácil tomar la decisión adecuada para la empresa. En cambio, si no transmite o las conductas no están correctamente evaluadas, será más difícil elegir al candidato ideal. ¿Tu empresa apuesta por la candidate experience? Con este documento podrás ofrecer un feedback a los candidatos cuando finalice el proceso de selección. Así, es más fácil explicar por qué se ha seleccionado a un aspirante y descartado a los demás.

Informe de reclutamiento individual vs grupal

Cada vez es más común hacer entrevistas de trabajo o dinámicas grupales durante el proceso de selección. Del mismo modo, podemos hacer informes individuales y de grupo. El informe de reclutamiento individual nos permite conocer a fondo las conductas que hemos observado. En cambio, el informe grupal pierde esta precisión a cambio de favorecer la comparación. Es más fácil comparar los datos o resultados de los candidatos. Ambas opciones son igualmente válidas, así que los reclutadores deberán elegir la más adecuada según cada situación.

Las fases del proceso de selección de personal

La redacción del informe de reclutamiento y selección de personal debe hacerse en paralelo al propio proceso. Así, cada una de las fases del proceso de selección de personal se verá reflejada en el informe, comenzando por la recopilación de información. Datos personales y de contacto, su formación y experiencia, expectativas salariales, disponibilidad, fortalezas y debilidades… Hay que añadir al informe la herramienta de valoración empleada para medir su desempeño.

A continuación haremos una lista de competencias y habilidades necesarios para el puesto. Para ello, es imprescindible haber analizado antes el cargo ofertado y sus características. A partir de la información recopilada y ese listado, hay que evaluar cuantitativamente sus capacidades. Será necesario estandarizar en la medida de lo posible los criterios medibles, evitando que la subjetividad nos influya. Podemos desde utilizar escalas de 1 al 10 a recopilar ejemplos apropiados o no para definir la calificación.

Antes de pasar a la redacción definitiva, destacaremos las fortalezas y debilidades de cada aspirante. Muchas veces, este aspecto es el que puede marcar las diferencias entres aspirantes. De nuevo, podemos acudir a los ejemplos. Por último, hay que redactar el informe de reclutamiento y selección de personal. Conviene ser lo más claros que podamos. De hecho, deberíamos serlo a lo largo del proceso de selección. La concreción es una virtud, y facilitará el trabajo a los encargados de leer el informe y tomar la decisión final.

Trucos para redactar el informe de reclutamiento

Contar con la ayuda de un software ats que nos ayude siempre es una buena opción. Gracias a las funciones de hiring del software de rrhh de Sesame HR, se puede agilizar la búsqueda de talento. Tenemos la opción de añadir opiniones o valoraciones al informe de cada empleado, destacar sus pros y contras o marcar en qué estado se encuentra la candidatura. Este tipo de herramientas también facilitan el acceso a la información de todas las partes implicadas en el proceso de selección. Así, se agiliza la contratación.

Antes de iniciar ningún proceso de selección o informe, es esencial asegurarse de conocer las responsabilidades o el funcionamiento de la plaza. Solo así se podrá hacer una evaluación que se ajuste a las necesidades de la empresa. Mantener los criterios de evaluación para todos los candidatos a una misma plaza es básico. Estos cambian según el puesto, no según el candidato. Si no lo hacemos, estaremos perdiendo imparcialidad, y el informe busca ser lo más objetivo posible.

Finalmente, nos fijaremos en el lenguaje. Evitar las expresiones absolutas es fundamental. En vez de candidatos aptos o no aptos, es preferible utilizar fórmulas como más/menos preparado, apto o idóneo. En el informe de reclutamiento y selección de personal se reflejarán acciones y hechos, no opiniones o impresiones que nos pueda causar el candidato. Y a la hora de evaluarlos, puntuar numéricamente las habilidades facilitará la comparación entre aspirantes, pudiendo generar una bolsa con los que mejor se ajustan a la vacante ofertada.

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