Qué son los tickets de gastos y cómo identificar anomalías en una empresa

18 de septiembre, 2023

En muchas ocasiones las empresas deben enviar a sus trabajadores a diversos viajes de negocios o desplazamientos. Dichos gastos tanto de dietas como de desplazamiento suelen recaer en la entidad. Por ello, es necesario una buena gestión de los tickets de gastos de los empleados.

Si se quieren evitar anomalías en una entidad, se debe establecer cómo gestionar dichos gastos, para lo que se puede utilizar herramientas de control de gastos. Para facilitar esta decisión, desde Sesame HR hemos querido elaborar este artículo donde te contamos todo sobre qué son los tickets de gastos y cómo gestionarlos.

Qué son los tickets de gastos de una empresa

La forma de abono y gestión de tickets y de gastos de los empleados depende de lo que se pacte con la organización. En algunas ocasiones las propias entidades proporcionan una tarjeta de crédito con la que hacer frente a los mismos.

Sin embargo, el método más utilizado es presentar tickets de gastos. Aunque sin duda es la forma más sencilla de demostrar los pagos realizados, se pueden dar diferentes tipos de fraudes o anomalías. Pero primero de todo se debe entender, ¿qué son los tickets de gastos?

Los tickets de gastos son documentos que demuestran y sirven como comprobante de una transacción, aunque no sustituyen a la factura. Este término está ligado al de factura simplificada. Así, este documento se aplica a todas aquellas operaciones que no pasen los 400 euros, con el IVA incluido.

Los tickets de gastos de los empleados se emplean para diversas ventas de productos o servicios que un empleado consume cuando está fuera. Entre los gastos de movilidad de un miembro de la plantilla están:

• Todo tipo de servicios de hostelería y restauración de los que tenga que hacer uso durante su estancia.
• El transporte tanto de personas como de equipajes.
• Gastos ligados al aparcamiento o estacionamiento de vehículos.
• Uso de autopistas de peaje.

Así pues, se puede concluir que los tickets de gastos son documentos que acreditan el desembolso de dinero por parte de un empleado en nombre de la empresa. La idea del uso de estos es garantizar que se empleen adecuadamente, siendo deducibles de impuestos.

Cómo controlar los tickets de gastos

El control de tickets de gastos puede ser una tarea compleja. Para ello, se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Establecer las políticas y procedimientos a seguir

La entidad es la encargada de establecer las políticas y procedimientos claros que sirvan para que todo el mundo conozca la gestión de gastos de los empleados y los presente de la misma forma. En dicha política se debe marcar:

• Los gastos serán reembolsables por parte de la compañía.
• Requisitos de presentación y aprobación de tickets de gastos.
• Plazos que se estipulan para presentarlos.
• Establecer el límite de gasto diario para evitar un exceso en los mismos.
• Definir la moneda en la que se deben realizar dichas transacciones. 

Una vez se tenga establecido se debe comunicar a la plantilla y resolver todas aquellas dudas que puedan surgir. El objetivo de esta es concienciar al equipo de la necesidad de presentar dichos documentos y que justifiquen la inversión realizada por los mismos para cumplir con los objetivos de la compañía.

Dichos gastos deben ser proporcionados, siempre asegurando el derecho de los trabajadores al bienestar laboral sin que afecten a la rentabilidad de los mismos.

2. Seleccionar el sistema de gestión de gastos adecuado

Hoy en día existen multitud de sistemas de gestión de gastos con los que agilizar y simplificar el proceso de presentación y de control de tickets de gastos de los trabajadores.

Dichos sistemas suelen incluir funciones para capturar datos y la autorización de los gastos. Del mismo modo, se pueden almacenar los datos para futuras auditorías de tickets de gastos. 

Así, los software de Recursos Humanos como el de Sesame HR, permiten llevar a cabo múltiples funciones, entre ellas la gestión de gastos de los empleados.

3. Requerir la documentación adecuada 

Para que el control de los tickets de gastos sea más sencillo, es recomendable establecer qué tipo de datos se debe incluir en cada uno de los tickets. Estos son:

• Nombre del empleado.
• Fecha y lugar del gasto.
• Proveedor.
• Importe gastado.

Los desembolsos realizados se deben recoger a diario para evitar que se pierdan. Para ello, se puede hacer un reporte continuo de los mismos, agilizando así la gestión administrativa y contable. De esta forma se puede justificar a Hacienda de forma sencilla.

Asimismo, en caso de considerarlo necesario, se puede exigir una factura ordinaria, en caso de necesitar un documento legal en el que se desglosen los impuestos, ayudando a detectar posibles fraudes. 

4. Aprobar y digitalizar los documentos

Una vez comprobados los documentos, se aprobarán por parte de un supervisor o gestor para poder ser reembolsados. De igual manera, se deberán archivar, preferiblemente digitalizándolo. Así, se podrán tener para referencias futuras o para cuando la compañía necesite dicha información.

En estos casos es aconsejable contar con un sistema de codificación de gastos, con el que organizarlos y facilitar la elaboración de informes. Los diferentes programas de Recursos Humanos o gestor documental, así se evita perderlos o extraviarlos

Además, la organización puede realizar auditorías periódicas de tickets de gasto o un seguimiento de gastos recurrentes, como por ejemplo el transporte y alojamiento, para detectar cualquier posible gasto indebido o fraudulento.

¿Qué tipos de fraudes de gastos en los tickets de gasto existen?

Ahora que ya se sabe cómo gestionar los tickets de gasto para identificar anomalías, queda hablar de los tipos de fraudes que existen. Se pueden clasificar en tres tipos diferentes: 

• Fraudes en el importe: cuándo no cumplen con los requisitos de la empresa, porque no se incluye en la política de empresa.
• Fraudes en los tickets por justificantes: si no han sido acreditados, no coinciden con los gastos, están duplicados o hay ausencia de datos.
• Por fechas: cuando se intenta justificar una fecha diferente a la del desplazamiento o gasto por motivos laborales.

Estos son algunos de los tipos de anomalías que se pueden generar. Si quieres saber más sobre cómo hacer que tu empresa lleve una correcta gestión de los tickets de gastos, puedes adentrarte en nuestro blog donde encontrarás todo tipo de artículos sobre el tema. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!