¿Cómo identificar anomalías en los tickets de gastos de los empleados?

Gestión de los tickets de empresa

Cuando los empleados de una empresa han de realizar viajes por cuestiones laborales o desplazamientos, es la empresa quien debe hacerse cargo de este tipo de gastos. Normalmente se suelen cubrir los gastos de viajes y las dietas, así como algunos gastos asociados a todo ello. Se trata de algo que se pacta previamente con la empresa, así como la forma del abono de estos gastos.

Algunas empresas funcionan mediante tarjetas de crédito empresariales pero otras prefieren el típico método de presentar los tickets de gastos.

El problema es que algunas veces suceden anomalías con los tickets de gastos, ya sea por errores humanos o porque algún empleado/a comete fraudes en la gestión de gastos de viaje, algo bastante común según el informe ‘El impacto del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas’ de Captio.

¿Qué tipos de fraudes de gastos empresariales existen?

Los fraudes de gastos empresariales más comunes se pueden clasificar en 3 tipos:

Fraudes en los tickets por importe

Estos se tratan de aquellos gastos cuyo valor o importe no cumple con los requisitos de la política de viaje de la empresa. Como empresa, debes asegurarte de contar con esta política y hacérsela llegar a tus empleados.

Por otro lado, como empleado, si vas a realizar viajes de empresa o desplazamientos, resulta imprescindible que revises bien esta política con tal de no cometer irregularidades. Sobre los desplazamientos, por ejemplo, te recomendamos utilizar nuestra funcionalidad de fichajes y registro de jornada, de esta manera podrás calcular el tiempo de desplazamiento o justificar que estás trabajando en remoto desde otro lugar, por ejemplo.

Fraudes en los tickets por justificantes

En este caso hablamos de los fraudes o anomalías en los gastos que no están debidamente acreditados. Estos se producen cuando el importe de los tickets no coincide con los gastos, cuando existen duplicidades de tickets o incluso ausencia de datos para que el ticket sea válido.

Fraudes en los tickets por fechas

Estos últimos se tratan de aquellos gastos que se intentan justificar con una fecha diferente a la del desplazamiento o gasto por motivos laborales.

Según el informe anteriormente mencionado, el 27% de los fraudes relacionados con viajes de empresa suelen darse por superar los límites o por no cumplir la política de viajes de la empresa, el segundo tipo más común es el de adjuntar gastos antiguos, y, por último, el más arriesgado, el de manipular los datos del ticket intencionadamente.

¿Cómo se pueden evitar estas anomalías en la gestión de tickets de gastos de la empresa?

Como hemos mencionado, lo primero es contar con una buena política de viajes y gastos de empresa y hacérsela llegar a todos los empleados. Además de brindar más información si lo necesitan.

Además de ello puedes utilizar herramientas como el control de fichajes de Sesame, este te permitirá saber desde dónde y cuándo está trabajando un empleado. Por lo que ayuda a saber si se han desplazado hasta el lugar correcto y cuántas horas han dedicado al trabajo. Si el empleado ficha las horas correctamente sabrás que todos los gastos que se justifiquen durante ese lapso de tiempo tendrán validez.

Por último, también te recomendamos gestionar los tickets de gastos de la empresa de forma digital. Contar con una herramienta que te permita almacenarlos y consultarlos resulta vital para poder revisarlos y realizar una correcta gestión de su bonificación a los trabajadores. En Sesame, por ejemplo, contamos con el gestor documental en el que poder almacenar y compartir documentos con los empleados.

Con todas estas herramientas deberías poder evitar fraudes en los tickets de gasto de la empresa además de poder determinar si se ha tratado de un descuido o error humano o no.

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