Guía práctica sobre cómo llevar el control de gastos en tu empresa

11 de marzo, 2024

¿Sientes que los gastos se te escapan de las manos en tu empresa? Si no sabes cómo llevar el control de gastos de una empresa, desde la nómina hasta los suministros, nosotros te guiaremos.

Por eso, en este artículo te explicaremos los tipos de gastos que existen y algunos trucos prácticos para sanear la contabilidad de tu empresa. ¿Empezamos?

¿En qué consiste el control de gastos en una empresa?

Uno de los temas más importantes en una empresa es llevar un control efectivo de los gastos. Consiste en registrar, clasificar y analizar todos los gastos para poder tomar decisiones informadas que optimicen los recursos.

Una buena gestión de gastos permite detectar desviaciones, evitar pérdidas económicas y maximizar las ganancias.

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Tipos de gastos

Una buena gestión de gastos comienza por conocer qué tipos de gastos tiene tu empresa. Aquí te presentamos los más comunes:

Gastos fijos

Son aquellos que se repiten de forma periódica y su montante es relativamente constante. Por ejemplo:

1. Alquiler de oficina.
2. Suministros (luz, agua, internet).
3. Salarios.
4. Seguros.

Estos gastos son necesarios para el funcionamiento básico de tu negocio, así que es importante presupuestarlos bien.

Gastos variables

Son aquellos que cambian en función de la actividad y las ventas de tu empresa. Por ejemplo:

• Combustible.
• Materias primas.
• Comisiones sobre ventas.
• Publicidad.

La cantidad que destines a estos gastos dependerá de factores como la temporada, promociones o campañas de marketing que lleves a cabo. Es clave controlarlos para que no se disparen.

Gastos extraordinarios

Son aquellos no periódicos ni planificados, como por ejemplo:

1. Multas o sanciones.
2. Reparaciones urgentes.
3. Pérdidas por averías o daños.

Aunque no puedes predecir estos gastos, es importante tener un fondo de emergencia para poder hacerles frente sin descapitalizar tu empresa.

Mediante un buen control y seguimiento de los distintos tipos de gastos, podrás optimizar tu presupuesto, detectar desviaciones y tomar medidas correctivas cuando sea necesario.

Un software de gestión de personal como el de Sesame HR puede ayudarte en esta tarea, facilitando el registro y análisis de todos los gastos de tu compañía.

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¿Cómo llevar la gestión de gastos en una empresa?

Con una gestión ordenada, podrás optimizar costes, incrementar márgenes y alcanzar mejores resultados económicos.

Pero recuerda que un buen control de gastos no consiste sólo en recortar y reducir, también se trata de gestionar de forma eficiente y eficaz.

Definir los tipos de gastos

Lo primero es determinar los distintos tipos de gastos que tiene tu empresa. Por lo general, pueden ser:

• Gastos fijos.
• Gastos variables.
• Gastos extraordinarios.

Es importante clasificarlos para saber de dónde provienen y poder controlarlos. Y en caso de necesitarlo, es importante que determintes tu propia tipología de gastos para facilitarte la clasificación según tus necesidades.

Crear un presupuesto

Una vez tengas claro los tipos de gastos, elabora un presupuesto anual que estime los gastos para el próximo año.

Este presupuesto te servirá de guía para no desviarte de tus objetivos. Revísalo mensualmente y haz ajustes si es necesario.

Es especialmente importante que identifiques gastos innecesarios o prescindibles.

Implementar un sistema de control

Necesitas implementar un sistema de gestión de gastos que te permita llevar un seguimiento de los gastos reales frente a los presupuestados.

Puede ser un simple archivo de Excel o un software más avanzado como el de Sesame HR.

Con él, podrás registrar y centralizar todos los gastos por tipo y validarlos para detectar desviaciones.

Analizar los resultados

De forma periódica, analiza en detalle los resultados de tu control de gastos. Puedes hacerlo:

• Mensualmente.
• Trimestralmente.
• Anualmente.

Identifica áreas de exceso de gasto y posibles ahorros. Este análisis es fundamental para mejorar la rentabilidad de tu negocio.

Revisar y mejorar continuamente

Una buena gestión de gastos es un proceso continuo. Aquí tienes algunas recomendaciones para mejorar tu gestión de gastos:

• Revisa periódicamente que el sistema de control siga siendo efectivo y realiza mejoras cuando sea necesario.
• Negocia con proveedores para mejorar condiciones y obtener descuentos. Compara ofertas para conseguir mejores precios.
• Busca formas de ahorrar en gastos fijos como suministros, mantenimiento o seguros.
• Forma a tu personal en una cultura de ahorro y optimización de recursos.

Aprende de tus resultados para prevenir futuros excesos de gastos. Con constancia, lograrás maximizar los beneficios de tu empresa.

Estrategias para controlar los gastos de tu empresa

Para llevar un control efectivo de los gastos de tu empresa, es importante implementar algunas estrategias clave. Aquí te presentamos algunas recomendaciones prácticas:

1. Centraliza y automatiza

Centraliza toda la información de gastos en una única plataforma, preferiblemente en la nube, a la que tengan acceso los responsables financieros.

Esto te permitirá tener una visión global de los gastos y detectar áreas de mejora.

Además, automatiza todos los procesos que puedas, como la conciliación bancaria, el uso de tarjetas corporativas o las aprobaciones de gastos. Esto reducirá errores y ahorrará tiempo a tu equipo.

2. Define políticas claras

Establece políticas de gastos claras y específicas para cada área y tipología de gasto. Define límites de gasto, necesidad de aprobaciones y documentación requerida.

Comunícalas a toda la empresa y asegúrate de que se cumplen. Esto dará transparencia y permitirá un mejor control.

3. Audita gastos

Realiza auditorías aleatorias de gastos para comprobar que se ajustan a las políticas y que la documentación es correcta.

Esto no solo permite detectar errores o fraudes, sino que también envía un mensaje a los empleados de que los gastos son monitorizados, lo que fomenta el cumplimiento de las normas.

4. Integra tu software

Hoy en día existen múltiples softwares de gestión que pueden simplificar en gran medida el control de gastos.

Desde sistemas ERP que integran contabilidad y finanzas, hasta softwares de RRHH con funcionalidades de gestión de gastos. Combina y aprovecha las soluciones tecnológicas a tu alcance.

5. Motiva al personal

Finalmente, involucra y motiva a tu equipo a gestionar los recursos de forma responsable. Recompensa buenas prácticas y compromiso con las políticas de gastos.

Comunícate de forma clara y constructiva cuando detectes desviaciones.

Recuerda que un buen control de gastos depende en gran medida de que todos los empleados actúen con responsabilidad y transparencia.

Siguiendo estas estrategias podrás gestionar los gastos de tu empresa de forma eficiente, detectando áreas de mejora y optimizando costes. Con el tiempo, irás perfeccionando tu sistema de control de gastos.

Lleva los gastos de tu empresa con ayuda de software de RRHH

Programas como Sesame HR te ofrecen funciones específicas para la gestión de gastos, que te permitirán tener más control y visibilidad sobre dónde se está gastando el dinero en tu organización.

1. Registra y categoriza los gastos: una vez registrados en el gestor documental, es importante categorizar los gastos para poder analizarlos más fácilmente.
2. Analiza los gastos y detecta oportunidades de ahorro: con los gastos registrados y categorizados en el software, podrás generar informes para analizar dónde se está gastando más dinero y detectar áreas con oportunidad de ahorro.
3. Establece presupuestos y controla su cumplimiento: el software de RRHH puede ayudarte a definir presupuestos para cada categoría de gastos y departamento.

Ahora ya sabes cómo controlar los gastos de una empresa. Sigue estos consejos prácticos para implementar un buen sistema de gestión de gastos en tu empresa.

Con un poco de disciplina y la ayuda de herramientas como el software de RRHH de Sesame HR, podrás optimizar tus finanzas y alcanzar tus objetivos de negocio.

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