Formas de mejorar la productividad de tu equipo

13 de octubre, 2021

¿Tu equipo de trabajo no cumple con los niveles de productividad esperados? Mantener un alto nivel de productividad a lo largo del tiempo no es fácil, ya que hay muchos factores que influyen y no siempre se puede mantener el mismo ritmo de trabajo. El problema llega cuando el equipo sufre una caída en su productividad sostenida en el tiempo.

Vamos a ver cómo mejorar la productividad de tu equipo para tratar de revertir la situación y volver a aumentar la productividad de la empresa.

Priorizar tareas

Según la Ley de Pareto, un 80% del valor del trabajo procede del 20% del esfuerzo. Esto nos hace ver la importancia de gestionar las tareas adecuadamente y priorizarlas. Una buena planificación es fundamental para el éxito de la organización, y los miembros de cada equipo deben ser capaces de diferenciar entra las tareas clave y las menos relevantes o incluso innecesarias.

De este modo, abordarán antes las importantes y no se acumularán tantas tareas pendientes. También es preferible anticipar aquellas más duras a las que a priori son más simples, y ver cuáles de ellas son más rentables dentro de los proyectos en los que trabaja nuestro equipo.

Cada trabajador debe ser consciente de los plazos y relevancia de las tareas para los resultados de la empresa o del proyecto. Desde la dirección del equipo se pueden tomar medidas en este sentido, incluida la supresión de reuniones innecesarias. Muchas veces se pueden suprimir por informes o reportes, que consumen mucho menos tiempos y no suponen un parón en la productividad del equipo. Las reuniones son importantes, pero en algunos casos hay alternativas de comunicación más eficientes.

Objetivos a corto, medio y largo plazo

Trabajar por objetivos es una forma de tener al equipo motivado y productivo. Está claro que la empresa tiene una meta, el objetivo final a largo plazo; pero precisamente el hecho de verlo lejos puede ser desmotivador hasta cierto punto.

Por eso, siempre es interesante añadir objetivos diarios o semanales, unos objetivos a corto plazo que ayudan a conquistar terreno en ese camino hacia el objetivo final. Una motivación adicional que se suma a los objetivos a medio plazo, por ejemplo mensuales o trimestrales.

Para que estos objetivos sean realmente eficientes, es importante establecerlos de antemano y hacerlo acorde a las tareas prioritarias de la empresa. También es interesante fijar objetivos individuales y grupales.

Los primeros estimulan al trabajador a nivel personal, los segundos sirven para hacer crecer el equipo y fomentar la colaboración entre los diferentes miembros de un equipo de trabajo. Y es que esta es otra forma de reforzar la productividad del equipo.

Cohesión del equipo

¿Cómo son las relaciones entre los miembros del equipo? La competencia es sana, pero puede ser tóxica cuando da paso a guerras internas entre los miembros del equipo que perjudican, y mucho, la productividad y eficiencia del equipo. Hay que sustituir la competitividad por la colaboración interna.

Para ello, es necesario contar con diferentes perfiles. Uno de los que más pueden aportar a la hora de cohesionar equipos son los knowledge workers, miembros con experiencia capaces de colaborar con los compañeros que tienen más dificultades.

Las actividades de teambuilding sirven para reforzar la cohesión del equipo, para que se conzcan mejor unos a otros y, en consecuencia, refuerzan la productividad. Eliminar estas relaciones tóxicas entre trabajadores ayudará a mejorar el ambiente de trabajo, lo que redundará en un equipo más productivo.

Hay otras formas de mejorar el ambiente en la oficina, por ejemplo ofreciendo beneficios como la flexibilidad horaria o la opción de teletrabajar, permitiendo a los integrantes del equipo conciliar su vida personal y profesional.

Contar con suficientes trabajadores y el perfil adecuado

Una causa de pérdida de productividad puede ser que la plantilla no esté a la altura de lo que se necesita. Y aquí tenemos dos posibles explicaciones: una plantilla insuficiente, con pocos trabajadores para la carga de trabajo del equipo que deben asumir una carga y presión laboral superior a la que pueden; o la falta de perfiles específicos, que obliga a determinados trabajadores a asumir funciones o tareas para las que no están capacitadas.

Estrés, desencanto con la empresa y pérdida de productividad son el resultado en ambos casos.

Todos estos puntos tienen un aspecto en común: generar el espacio ideal para que cada miembro del equipo pueda dar el 100%. Si el reclutamiento de personal es acertado, si el ambiente es bueno y se evitan las guerras internas y si cada integrante del grupo sabe qué debe hacer, qué es lo importante y cuándo debe estar hecho, seguro que consigues mejorar la productividad de tu equipo.

Quizá tú como responsable y los miembros del equipo tengáis que abandonar vuestra zona de confort, pero la mejora en la eficiencia laboral al introducir unos pequeños cambios vale la pena y si cuentas con un software de recursos humanos esta tarea te resultará mucho más sencilla.