Control de gastos
Herramientas de control de gastos: Top 5 y factores para elegir la mejor
Descubre cómo las herramientas de control de gastos pueden beneficiar a tu empresa. Te enseñamos cómo puedes elegir la tuya. ¡Léenos!
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Ronny Navarrete
HR Consultant
24 de junio, 2025
¿Estás buscando una herramientas de control de gastos para tu empresa? Antes de tomar una decisión, es esencial tener en cuenta diversos factores que pueden influir directamente en la efectividad de la solución elegida. En este artículo, te guiaremos por los aspectos más relevantes a considerar para que encuentres la opción que mejor se ajuste a las necesidades financieras de tu organización.
Las herramientas de control de gastos son programas diseñados para ayudar tanto a personas como a empresas a gestionar sus finanzas, realizar un seguimiento detallado de sus desembolsos y establecer presupuestos de manera eficiente. Gracias a estas soluciones, los usuarios pueden tener una visión clara de sus gastos, identificar áreas de mejora y tomar decisiones más informadas para optimizar su salud financiera.
Desde la facilidad de uso, la escalabilidad o el coste, hasta la integración con otros sistemas de gestión, cada detalle cuenta a la hora de elegir la herramienta adecuada. Sigue leyendo y descubre cómo mejorar la eficiencia de tu empresa y optimizar tus procesos financieros. ¡No te la juegues con el control de gastos!
¿Qué son herramientas de control de gastos?
Las herramientas de control de gastos es una solución digital diseñada para ayudar a las empresas a registrar, monitorear y gestionar sus gastos de manera eficiente. Estas herramientas permiten:
- Automatizar procesos financieros.
- Mejorar la visibilidad sobre los desembolsos.
- Facilitar la toma de decisiones estratégicas basadas en datos reales.
Las 5 mejores herramientas de control de gastos
Seleccionar las herramientas adecuada para el control de gastos es crucial para optimizar la gestión financiera de una empresa. A continuación, se presentan cinco soluciones destacadas:
Sesame HR
Sesame HR es una plataforma integral de recursos humanos que incorpora un módulo avanzado de control de gastos, diseñado para simplificar y automatizar la gestión financiera empresarial. Características destacadas:
- Digitalización de tickets con OCR: Permite a los empleados registrar gastos al instante mediante la captura de imágenes, extrayendo automáticamente la información relevante y eliminando la necesidad de ingreso manual.
- Gestión en tiempo real: Ofrece visibilidad inmediata de los gastos, permitiendo aprobar, rechazar o solicitar información adicional desde una única plataforma.
- Tarjetas corporativas integradas: Facilita la emisión de tarjetas físicas y virtuales con límites personalizados, automatizando el registro de gastos y reduciendo los reembolsos en nómina.
- Control de kilometraje: Calcula automáticamente los gastos por desplazamiento, integrando mapas y registros de recorrido para una gestión precisa.
- Exportación sencilla: Permite trasladar la información a otras herramientas financieras con un solo clic, asegurando compatibilidad y eficiencia en la contabilidad.
Con una valoración promedio de 4,7 sobre 5 y la confianza de más de 400 empresas, Sesame HR se posiciona como una solución robusta y confiable para el control de gastos empresariales.
Expensify
Expensify es una herramienta reconocida por su capacidad para automatizar la creación de informes de gastos, facilitando la captura de recibos y la integración con sistemas contables.
- Captura automática de recibos: Utiliza tecnología OCR para escanear y registrar gastos de manera eficiente.
- Integración con plataformas contables: Se conecta con diversos sistemas, como QuickBooks y Xero, para una sincronización fluida.
- Aprobación de gastos: Permite a los administradores revisar y aprobar gastos antes de su reembolso, mejorando el control presupuestario.
Pleo
Pleo ofrece tarjetas corporativas inteligentes que se integran con una plataforma de gestión de gastos, proporcionando control y visibilidad en tiempo real.
- Tarjetas físicas y virtuales: Asignación de tarjetas a empleados con límites personalizados.
- Automatización de gastos: Los gastos se registran automáticamente en la plataforma al utilizar las tarjetas.
- Integración contable: Compatibilidad con sistemas contables para una gestión financiera coherente.
N2F
N2F es una solución que simplifica la gestión de notas de gastos, desde la captura de recibos hasta la integración con sistemas contables.
- Aplicación móvil intuitiva: Permite a los empleados registrar gastos fácilmente desde sus dispositivos móviles.
- Digitalización de recibos: Utiliza tecnología OCR para extraer información de los recibos de manera precisa.
- Integración con ERP: Se conecta con sistemas de planificación de recursos empresariales para una contabilidad eficiente.
SAP Concur
SAP Concur es una plataforma robusta diseñada para empresas de mayor tamaño que requieren una solución integral para la gestión de gastos y viajes. Características destacadas:
- Gestión de viajes y gastos: Ofrece herramientas para planificar y controlar los gastos relacionados con viajes corporativos.
- Automatización de procesos: Simplifica la captura, aprobación y reembolso de gastos mediante flujos de trabajo automatizados.
- Análisis avanzado: Proporciona informes detallados y análisis de gastos para una toma de decisiones informada.
¿Qué ventajas te aportará unas herramientas de control de gastos?
Unas herramientas de control de gastos te permitirá optimizar el presupuesto de tu empresa y maximizar beneficios.
Pero, ¿qué ventajas te aportará exactamente una herramienta de este tipo? Aquí te presentamos un listado completo:
- Visibilidad financiera: obtendrás una visión clara y detallada de dónde se está gastando el dinero de tu empresa en todo momento desde cualquier tipo de dispositivo.
- Facilita la toma de decisiones: podrás identificar patrones en los gastos, lo que te ayudará a tomar decisiones más informadas sobre dónde recortar o invertir más.
- Control de costes: te permitirá establecer límites de gastos para cada área o empleado, lo que ayuda a prevenir excesos y mantener el presupuesto bajo control.
- Optimización del tiempo: simplifica y agiliza la gestión de gastos al automatizar tareas como el registro de recibos.
- Reducción de errores y fraudes: al minimizar la intervención manual en los procesos de registro de gastos, se reducen los errores y se mejora la precisión en los informes financieros.
- Integración del software: las mejores herramientas de control de gastos se integran fácilmente con otros sistemas financieros o de gestión empresarial, lo que permite una mayor eficiencia en la gestión.
- Soporte al cliente: muchas herramientas ofrecen soporte técnico y asistencia personalizada para garantizar que obtengas el máximo provecho de la herramienta.
¿Qué problemas resuelven las herramientas de control de gastos?
Las herramientas de control de gastos están diseñadas para poner fin a uno de los grandes retos administrativos en las empresas: la falta de visibilidad y control sobre los costes. En muchas organizaciones, los gastos se gestionan de forma manual o desestructurada, lo que deriva en errores, duplicidades, retrasos en los reembolsos y una gran carga administrativa para los equipos de finanzas y Recursos Humanos.
Estas soluciones permiten automatizar procesos clave, como la validación de tickets, la asignación de gastos por proyecto o departamento, y la generación de informes en tiempo real. Gracias a ello, las empresas pueden optimizar sus recursos, prevenir fraudes y tomar decisiones informadas basadas en datos actualizados.
¿Qué sectores pueden beneficiarse más de las herramientas de control de gastos?
Aunque todas las organizaciones pueden sacar provecho de una buena gestión de sus gastos, hay sectores donde la implementación de una herramienta especializada marca una diferencia notable. Por ejemplo:
- Consultoría y servicios profesionales: donde los desplazamientos, dietas y gastos de representación son frecuentes.
- Startups y pymes: que necesitan escalar sin perder el control financiero.
- Empresas con equipos en remoto o híbridos: en las que el control tradicional de gastos se vuelve ineficiente.
- Organizaciones con múltiples centros de trabajo: que requieren visibilidad global y control segmentado por sedes o áreas.
En todos estos casos, contar con una plataforma como Sesame HR ayuda a simplificar la gestión, automatizar la revisión y asegurar el cumplimiento normativo de forma centralizada.
¿Por qué una empresa necesita herramientas de control de gastos?
Las empresas como la tuya necesitan mantener un control exhaustivo de sus gastos para poder tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.
Sin un sistema de gestión de gastos, es imposible saber exactamente cuánto gasta la empresa en categorías como viajes, oficina o marketing.
Falta de visibilidad
Sin herramientas de control de gastos, es difícil tener una visión global de dónde se gasta el dinero en la empresa.
Esto puede provocar decisiones erróneas basadas en percepciones subjetivas en lugar de datos objetivos.
Pérdida de control
Si no se registran y categorizan los gastos de forma sistemática, es fácil perder el control del presupuesto. Algunos gastos pueden pasar desapercibidos y acumularse sin que la dirección lo note.
Las herramientas de control de gastos proporciona alertas automáticas si se supera un umbral de gasto predefinido.
Incumplimiento legal
En España, la ley obliga a las empresas a llevar una contabilidad organizada y actualizada. Sin un sistema de control de gastos, es difícil cumplir con estos requisitos legales y demostrar la trazabilidad de todos los pagos.
Las herramientas de gestión de gastos garantiza el cumplimiento de la normativa contable española. Además, es imprescindible para tomar decisiones estratégicas.
Factores a tener en cuenta para elegir una herrameinta de gestión de gastos
A la hora de elegir unas herramientas de control de gastos, hay varios factores clave que debes considerar para asegurarte de que se adapta a las necesidades de tu empresa.
Facilidad de implementación
La facilidad de implementación de un sistema de gestión de gastos es clave a la hora de elegir la que más se ajuste a tu empresa.
Una plataforma intuitiva, de rápida instalación y que no requiera de una gran inversión de tiempo por parte de tu equipo de RRHH será ideal:
- Busca una herramienta que se pueda configurar en pocos pasos.
- Asegúrate de que se integre fácilmente con tu sistema actual de RRHH, como Sesame HR.
- Valora si la herramienta está disponible en la nube, ya que no tendrás que preocuparte de actualizaciones ni mantenimiento.
Piénsalo. Una herramienta pensada para pymes que luego no puede atender las necesidades de una empresa de mayor tamaño te obligaría a un nuevo cambio en poco tiempo. Busca flexibilidad y anticipa tus necesidades futuras.
Curva de aprendizaje
Las herramientas de gestión de gastos fáciles de usar y con una curva de aprendizaje corta es indispensable para el buen funcionamiento de tu empresa.
Si la herramienta es demasiado compleja, requerirá mucho tiempo y esfuerzo por parte de tus empleados para dominarla, lo que reducirá su productividad laboral.
Busca una solución que sea intuitiva y fácil de navegar. Una interfaz simple donde las funciones estén claramente etiquetadas y accesibles hará que sea más fácil de aprender para tus empleados.
También valora si ofrece tutoriales, guías de usuario y otros recursos que puedan acelerar el proceso de aprendizaje.
Accesibilidad de la herramienta de control de gastos
Unas herramientas de control de gastos debe ser accesible para todo el personal de tu empresa, independientemente de su experiencia técnica.
Si la plataforma es demasiado complicada, algunos empleados pueden rechazarla o tener dificultades para utilizarla correctamente al subir sus facturas. Esto puede provocar ineficiencias y falta de trazabilidad en el control de gastos.
Busca una plataforma que sea accesible desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Hoy en día, muchos empleados trabajan en movilidad, por lo que una aplicación móvil o una versión web responsive son imprescindibles.
De este modo, podrán introducir gastos y consultar informes de gastos estén donde estén.
Escalabilidad de la herramienta de control de gastos
A medida que tu negocio crece, también lo harán tus necesidades. Tus herramientas de control de gastos debe poder escalar fácilmente para satisfacer esas necesidades cambiantes como:
- La adaptabilidad. Unas buenas herramientas de control de gastos debe poder agregar o eliminar usuarios, departamentos y categorías de gastos según sea necesario.
- La capacidad. Asegúrate de que la herramienta que elijas pueda manejar el volumen de transacciones de tu empresa ahora y en el futuro. Algunas herramientas gratuitas o de bajo costo pueden tener límites.
- Las integraciones. Una buena herramienta se integra fácilmente con otras aplicaciones empresariales como tu software de nóminas. Busca herramientas que ofrezcan una API abierta y un ecosistema de integraciones.
En resumen, la escalabilidad es fundamental para el éxito a largo plazo de cualquier herramienta de control de gastos.
Presupuesto disponible
Un tema clave a la hora de escoger unas herramientas de control de gastos es tu presupuesto. Así que analiza cuánto puedes invertir antes de empezar a buscar.
Las empresas medianas y grandes necesitarán una herramienta más avanzada. Plataformas como Sesame HR ofrecen funciones integradas de gestión de gastos y de nóminas.
Analiza cuánto puedes permitirte antes de empezar a evaluar opciones. Encuentra el equilibrio entre precio y valor que se ajuste a tu presupuesto y necesidades.
Beneficios de utilizar herramientas de control de gastos digital
Si optas por utilizar una herramienta de control de gastos digital, podrás disfrutar de sus múltiples ventajas:
1. Ahorro de tiempo y mayor productividad
Al automatizar procesos como la solicitud y aprobación de gastos, el registro de facturas o la conciliación bancaria, tus empleados ganarán horas cada mes que antes dedicaban a tareas administrativas repetitivas.
Podrán centrarse en trabajos de mayor valor añadido como el análisis de datos, lo que aumentará su productividad laboral y satisfacción.
2. Mayor visibilidad y control
Las herramientas de control de gastos te proporciona información centralizada y en tiempo real del estado de todas las solicitudes de gastos, facturas por pagar y movimientos bancarios.
Podrás saber al instante cuánto has gastado en qué, detectar desviaciones con respecto al presupuesto y tomar decisiones con datos actualizados.
3. Ahorro de costes
Al automatizar procesos, necesitarás menos recursos humanos dedicados a tareas administrativas. Lo que supondrá un ahorro en los costes de personal.
Además, al tener más control sobre tus gastos podrás negociar mejores condiciones con proveedores, detectar gastos innecesarios y evitar recargos por pagos fuera de plazo.
4. Cumplimiento normativo
Las herramientas de control de gastos te ayuda a cumplir con obligaciones legales a nivel contable. Además, podrás legalizar tareas como el registro de facturas o la conservación de justificantes.
Al centralizar la información, podrás generar informes precisos con un solo clic. Tus auditores también lo agradecerán.
5. Movilidad
Muchas herramientas de control de gastos ofrecen aplicaciones móviles que permiten a tus empleados registrar gastos, enviar solicitudes de aprobación o consultar extractos bancarios desde cualquier lugar.
La movilidad es imprescindible en entornos de trabajo flexibles y facilita que los procesos de control de gastos se integren en el día a día de tu organización.
En definitiva, implantar una solución de control de gastos reporta importantes beneficios a nivel de productividad, eficiencia económica y cumplimiento normativo. Si todavía no dispones de un sistema de este tipo, es el momento.
¿Cómo se integra una herramienta de control de gastos con otros procesos empresariales?
Uno de los grandes beneficios de contar con una solución digital es su capacidad de integrarse con otros procesos y herramientas que ya usa la empresa. Por ejemplo, Sesame HR permite que el control de gastos se conecte directamente con:
- El control horario: para relacionar gastos con jornadas específicas o desplazamientos laborales.
- La gestión de nóminas: facilitando el reembolso automático de los gastos validados.
- La gestión documental: digitalizando y organizando todos los justificantes en un repositorio accesible.
- La planificación de recursos humanos: asignando presupuestos y gastos por proyecto, departamento o cliente.
Gracias a estas integraciones, la empresa no solo mejora la gestión de gastos, sino que fortalece todo su ecosistema de procesos internos, ganando en eficiencia y coordinación entre equipos.
El rol de Sesame HR en la gestión de gastos empresariales
Sesame HR te ofrece una solución integral para la gestión de gastos que te permitirá digitalizar este proceso. Nuestra plataforma es fácil de usar, accesible desde cualquier lugar y dispositivo, y escalable a medida que tu empresa crece.
Con Sesame HR, podrás centralizar toda la información relativa a los gastos de tu empresa en un mismo sitio. Esto incluye:
- La gestión de facturas.
- La aprobación de gastos.
- La contratación de tarjetas corporativas.
- La gestión de nóminas.
- ¡Y mucho más!
De esta forma, tendrás una visión global de los gastos en tiempo real y podrás tomar mejores decisiones.
Además, nuestra plataforma está diseñada para adaptarse a tus necesidades. Puedes empezar con las funcionalidades básicas y activar otras más avanzadas cuando lo necesites, pagando solo por aquello que utilizas. Esto te permite optimizar costes y ahorrar en gastos innecesarios.
En definitiva, con el software de RRHH de Sesame HR simplificarás y agilizarás la gestión de gastos de principio a fin, mejorando la rentabilidad de tu negocio. ¿A qué esperas para probar nuestra solución? ¡Pide una demo gratis ya y optimiza el control de gastos de tu empresa!
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Soy Mireya Ruiz, consultora de
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