Control de gastos
Cómo controlar los gastos de tus empleados con tarjeta corporativa
La tarjeta corporativa es una herramienta financiera que ofrece beneficios exclusivos para empresas. ¡Descubre sus ventajas!
¿Necesitas ayuda?
Mireya Ruiz
HR Consultant
24 de abril, 2025
¿Estás preocupado por el control de gastos de tus empleados? Resulta realmente difícil mantener un ojo sobre todos esos cargos en las tarjetas corporativas. Pero no temas, hay maneras de facilitar el seguimiento.
En este artículo, te mostraremos algunos consejos prácticos para monitorizar los gastos en tarjetas corporativas. ¡Sigue leyendo para saber más!
¿Qué es una tarjeta corporativa?
Una tarjeta corporativa es una tarjeta de crédito emitida por un banco a nombre de una empresa. Se usa para pagar gastos de viaje y otros gastos comerciales de los empleados.
Para controlar los gastos con tarjetas corporativas, es importante establecer políticas de gastos claras sobre su uso. Debes definir qué tipo de gastos están permitidos, límites de gasto por empleado y requisitos de presentación de informes.
Es importante fijar límites de gasto mensuales o anuales por empleado en función de sus responsabilidades. Revisa periódicamente los extractos bancarios para asegurarte de que se respetan. Puedes usar software como Sesame HR para automatizar este proceso.
Especifica qué categorías de gastos están permitidas, como viajes de trabajo o pagos a proveedores. Además, prohíbe gastos personales. Usa listas de comprobación para clasificar los gastos.
Presentación de informes
Exige a los empleados que presenten recibos y explicaciones detalladas de todos los gastos. Revisa minuciosamente los informes para detectar gastos no autorizados. Toma medidas disciplinarias cuando sea necesario.
Con un buen control y seguimiento, las tarjetas corporativas pueden ser una herramienta útil. Pero sin supervisión, los gastos pueden salirse de control rápidamente. Asegúrate de dedicar el tiempo necesario a gestionarlas correctamente.
¿Cómo funciona una tarjeta corporativa?
A continuación, te explico cómo funcionan las tarjetas corporativas por lo general:
- Emisión y asignación: la empresa solicita la tarjeta a una entidad financiera y la asigna a empleados que necesiten realizar gastos en nombre de la compañía.
- Límites y políticas de uso: se establecen límites de gasto y categorías permitidas según las políticas internas de la empresa.
- Uso para gastos empresariales: los empleados utilizan la tarjeta para realizar pagos relacionados con su actividad laboral, evitando adelantos personales y procesos de reembolso.
- Seguimiento y control: la empresa monitoriza en tiempo real las transacciones realizadas, facilitando la conciliación contable y la detección de posibles irregularidades.
- Integración con sistemas de gestión: muchas tarjetas corporativas se integran con software de gestión financiera como Sesame HR, permitiendo una administración más eficiente de los gastos.
¿Quién debe ser el titular de una tarjeta corporativa?
El titular de una tarjeta corporativa es, en términos generales, la empresa que la emite y gestiona. Esto significa que la tarjeta está vinculada a una cuenta bancaria corporativa y la empresa es la responsable legal de todas las transacciones realizadas con ella.
Aunque la tarjeta pueda llevar el nombre de un empleado autorizado para su uso, la propiedad y responsabilidad recaen en la empresa. Este enfoque permite a las organizaciones mantener un control centralizado sobre los gastos, establecer límites personalizados y supervisar las transacciones en tiempo real.
Además, al ser la empresa la titular de la tarjeta, se facilita la integración con sistemas de gestión financiera y contable, mejorando la eficiencia en la administración de los recursos y asegurando el cumplimiento de las políticas internas.
Ventajas de las tarjetas corporativas para tu empresa
Las tarjetas corporativas te permiten tener un control exhaustivo sobre los gastos de tus empleados. Pero esa no es su única ventaja. ¿Quieres conocer el resto?
Seguridad
Las tarjetas corporativas ofrecen más seguridad que el dinero en efectivo. En caso de robo o extravío, puedes bloquear la tarjeta al instante y evitar que se realicen pagos fraudulentos.
Tus empleados también se sentirán más tranquilos al no tener que transportar grandes cantidades de dinero.
Registro de pagos
Todos los pagos realizados con tarjetas corporativas quedan registrados, lo que te permite llevar un control detallado de en qué se gasta el dinero.
Esto facilita enormemente la conciliación bancaria y la elaboración de informes.
Fidelización de proveedores
El pago con tarjetas corporativas permite crear relaciones más estrechas con tus proveedores. Ellos apreciarán la comodidad y fiabilidad de cobrar de forma electrónica y segura.
Además, algunas entidades ofrecen programas de fidelización vinculados al uso de tarjetas que pueden reportar ventajas para tu empresa.
En definitiva, las tarjetas corporativas simplifican la gestión financiera de tu empresa y aportan importantes beneficios en términos de control y seguridad.
¿En qué casos debería una empresa usar tarjetas corporativas?
A continuación, te detallo algunos escenarios clave en los que una empresa debería considerar el uso de tarjetas corporativas:
Gastos de viajes y representación
Cuando los empleados necesitan realizar viajes de negocios o representar a la empresa en eventos, las tarjetas corporativas facilitan la cobertura de gastos como transporte, alojamiento y alimentación. Esto evita que los empleados adelanten dinero de su bolsillo y simplifica la gestión de reembolsos. Además, permite un seguimiento detallado de los gastos asociados a cada viaje o evento.
Compras recurrentes y suministros
Para adquisiciones frecuentes de materiales de oficina, servicios o suscripciones, las tarjetas corporativas ofrecen una forma eficiente de realizar pagos. Al centralizar estos gastos, se mejora la visibilidad y el control sobre las compras recurrentes, facilitando la elaboración de presupuestos y la identificación de oportunidades de ahorro.
Control de gastos por departamento o proyecto
Asignar tarjetas corporativas a departamentos específicos o proyectos permite establecer límites de gasto y políticas de uso personalizadas. Esto ayuda a mantener los gastos dentro del presupuesto asignado y proporciona datos precisos para el análisis financiero y la toma de decisiones estratégicas.
Reducción de procesos administrativos
El uso de tarjetas corporativas reduce la necesidad de procesos manuales de reembolso y conciliación de gastos. Al integrar las transacciones en sistemas de gestión financiera, se agiliza la contabilidad y se disminuye la carga administrativa, permitiendo al personal enfocarse en tareas de mayor valor añadido.
Mejora de la seguridad financiera
Las tarjetas corporativas ofrecen medidas de seguridad avanzadas, como la posibilidad de establecer límites de gasto, restricciones por categoría y monitoreo en tiempo real. Estas características ayudan a prevenir fraudes y a detectar rápidamente cualquier uso indebido, protegiendo los recursos financieros de la empresa.
Facilitación de la gestión de gastos en empresas en crecimiento
A medida que una empresa crece, la complejidad de la gestión de gastos aumenta. Las tarjetas corporativas proporcionan una solución escalable que se adapta a las necesidades cambiantes, permitiendo una gestión financiera más eficiente y un mejor control en entornos empresariales dinámicos.
¿Cómo controlar la tarjeta corporativa?
Si no sabes cómo controlar los gastos pagados con la tarjeta corporativa, aquí te dejamos las claves.
Utiliza un software de gestión
Un software de gestión como Sesame HR te permite tener un control total sobre los gastos de tus empleados con tarjeta corporativa. Podrás ver todas las compras y transacciones en tiempo real, establecer límites de gasto personalizados y recibir alertas cuando se superen.
De esta forma, evitarás sorpresas desagradables en la factura de la tarjeta corporativa.
Establece límites de gasto claros
Comunica a tus empleados los límites de gasto permitidos para usar la tarjeta corporativa. Puedes establecer límites globales, límites por transacción o límites por tipo de gasto (comida, transporte, etc.).
Deja claro qué gastos están permitidos y cuáles están prohibidos. Esto evitará malentendidos y reducirá el riesgo de fraude o uso indebido de la tarjeta corporativa.
Realiza auditorías periódicas
De forma periódica, realiza auditorías de los gastos de tus empleados con tarjeta corporativa. Solicita los comprobantes de todas transacciones para verificar que sean gastos de trabajo legítimos. Esto mantiene a los empleados alerta y reduce el riesgo de fraude.
Capacita a los empleados
Es importante capacitar a los empleados sobre el uso correcto de las tarjetas corporativas y las políticas de la compañía al respecto.
Deben conocer los conceptos de gasto permitidos, límites establecidos y procedimiento para justificar los gastos. La capacitación continuada en este tema es clave para optimizar la gestión de estos medios de pago.
Revisa periódicamente las políticas
Las políticas de uso de tarjetas corporativas deben revisarse periódicamente para detectar posibles áreas de mejora. Quizá sea necesario establecer límites más restrictivos para determinados empleados o áreas de la compañía.
La revisión periódica de políticas es fundamental para mantener un control eficiente sobre estos gastos.
Con estas medidas conseguirás maximizar los beneficios de ofrecer tarjetas corporativas a tus empleados, al tiempo que reduces los riesgos y mantienes los gastos bajo control.
Gestiona tu tarjeta corporativa con Sesame HR
Con herramientas como Sesame HR puedes administrar los gastos de tu tarjeta corporativa de forma sencilla y efectiva. Simplemente define unas reglas claras, establece límites de gasto y categorías permitidas.
Así podrás tener visibilidad sobre todos los gastos, evitar abusos y a la vez dar libertad a tus empleados para que hagan sus gastos de trabajo sin excesiva burocracia.
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